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Il ya plus de 15 ans, les entreprises étaient aux prises avec la dichotomie de chercher à accroître les recettes et réduire les frais d'administration sur les salariés et employés de soutien dans le même temps. Leur solution a été pensée à mentir à l'avènement de la messagerie vocale. Qu'est-ce que plus de valeur aujourd'hui est bien de savoir si elle est ou non possible de mesurer l'impact réel de la messagerie vocale, non seulement sur la ligne de fond mais aussi sur la productivité du personnel? At-elle produit les avantages qu'elle a été exposée à ou est-il juste d'être perdues à l'administration "must" pour le bureau. Il était prévu que la messagerie vocale et les systèmes de DDI devrait fournir la solution idéale en capturant tous les appels clients et gagner ainsi un temps de secrétariat à partir de la réception d'appels et un message en prenant à des tâches génératrices de taxe à-dire en mettant l'accent sur la production de documents. La réalité est très différente. Interrogé sur la messagerie vocale, sur les propos de la surface donne à penser qu'il est merveilleux et remplit son objectif bien, mais derrière les peintures les scènes une histoire différente, avec des avocats, partenaires, clients et conseillers aussi bien haïr secrètement la technologie. Messagerie vocale reste un outil, mais surtout parce que il n'ya vraiment pas d'autre solution sur le marché qui corrige ses défauts inhérents. Avec la boîte vocale est venu une nouvelle série de problèmes - messagerie vocale est devenu impersonnel (clients préférant parler à quelqu'un à la place). Enquêtes sur l'industrie ont confirmé cette image. 75% des appelants qui raccrochent quand ils obtiennent par le biais d'un message de boîte vocale. Mais ça ne s'arrête pas là. Ecensement Limited, une société de communication conçus pour le marché professionnel, a effectué une enquête auprès des cabinets d'avocats et a trouvé les résultats tout à fait stupéfiantes. Plus de 82% des entreprises du pôle ont admis que leurs systèmes de messagerie vocale ne fournissaient pas les résultats. Parmi les questions étaient que les messages étaient tout simplement ne pas être laissé à gages et les frais ont été n'utilise pas le système car il était trop longue et compliquée à utiliser. Le résultat: ainsi les entreprises semblent être à reculons vers l'ère pré messagerie vocale dans un état hybride avec le personnel de secrétariat continue de prendre des messages sur le coût des frais de l'efficacité des autres activités rémunératrices. Voicemail ajoute une autre couche d'administration pour frais de salariés à temps »(plutôt que de prendre de distance) et les coûts des entreprises à travers le temps la charge perdue. Il faut en moyenne 90 secondes pour récupérer chaque message vocal à travers le temps qu'il faut pour accéder au système, écrire ou d'en extraire les informations (et peut-être ré-écouter le message) à la perte de temps de concentration. Une redevance salarié récupère généralement au-delà de 10-20 messages vocaux par jour. Le résultat final est un temps précieux (de 15 à 30 minutes par jour) est d'être emmené à partir du client et donc le travail facturable. Il suffit de l'ajouter dans le tarif et le nombre d'employés de voir la vraie valeur des revenus de la taxe étant gaspillé sur une base quotidienne ou annuelle. Bien sûr, certains diront que ce temps est déjà pris en compte dans l'administration est si durement facturé. Bien avec la tarification de plus en plus aiguë, la pression est sur tot pour les avocats de leurs cibles, cependant informels qu'ils mai être. En outre, avec la pression du client pour réaliser des projets au sein de redevance fixe et le resserrement des délais, il devient impératif que les cabinets d'avocats ont la possibilité de maximiser leur temps et leurs bénéfices sans pression supplémentaire sur le personnel. Qu'en est-secrétaires? Elles passent jusqu'à une heure par jour en prenant des messages pour leurs 3 ou 4 patrons. Plus d'un an et vous avez une quantité considérable du temps passé loin de la taxe d'activités lucratives. Il est également reconnu que les secrétaires peuvent jouer un rôle important dans de plus en plus orientée vers le client en devenant plus productifs et hautement qualifiés et d'entreprendre davantage de valeur ajoutée des activités qui contribuent à une plus grande valeur d'une entreprise, comme les droits de parajuriste, le marketing, la gestion des connaissances ou la facturation. Satisfaction des clients est également la garniture du jour. Avec quoi que ce soit entre 10 - 40 secondes avant que vous puissiez même vous laisser un message est-il surprenant que les cabinets sont les appels manqués profitez-en tant que clients frustrés avec messagerie vocale. Les messages véhiculés dans certains enregistrements vocaux nouveau semblent défier toute logique: si un client atteint d'un enregistrement, il / elle connaît la personne n'est pas disponible et n'a donc pas besoin d'être rappelé dans un long message concernant les mouvements de l'avocat conduisant à l'irritation accrue. N'était pas le but de la messagerie vocale pour éviter tout cela et de réduire l'administration? Les groupes de chasseurs ou d'un groupe pick up semblent aggraver le problème avec les clients à leur départ en courir autour et demande pas une réponse en temps avant que le client raccroche. Il ya de nombreuses technologies mises au point pour tenter de résoudre certains de ces problèmes, par exemple, la messagerie unifiée - ce qui va mettre en lumière la question inhérente à la messagerie vocale et puis elle résout certains, mais pas tous les problèmes mentionnés - les clients ont encore pour laisser un message en premier lieu, qui, comme nous l'avons vu, ils sont réticents à faire. Et il implique l'intégration IT coûteuses et les coûts d'infrastructure et de formation. Et comment peut-on mesurer le retour sur investissement sur l'application de messagerie vocale dans ce contexte? Quel est l'effet sur la ligne de fond? Si les cabinets sont tellement concentrés sur serrant autant de temps que possible pour améliorer l'efficacité et la productivité dans le marché aujourd'hui très concurrentiel, devraient-ils pas se pencher sur des alternatives réelles et mesurables. Une société, ecensement Limited, a une réponse à ce problème. Il est Managing Director, Milan Zala, un ancien avocat d'affaires de la ville, croit que les entreprises doivent également mettre la question sur sa tête par l'externalisation de leurs fonctions de gestion des appels à des prestataires tiers. Son entreprise offre le seul service de répondeur professionnel dédié aux cabinets d'avocats. Comme une extension de la société d'avocats ecensement capte tous les appels avec des messages livrés directement au poste de travail individuel / BlackBerry afin de contourner les messages vocaux et des secrétaires au total pour améliorer la productivité, la rentabilité et les relations client sans coûts d'infrastructure. Le système est souple OPT en service permettant à ses partenaires qui préfèrent maintenir leurs relations avec la clientèle grâce à leur passion pour continuer sans compromettre les avantages pour le personnel restant. M. Zala croit qu'en temps de redonner la main-d'œuvre, les entreprises investissent dans leur bien-être en les aidant à gérer leur temps plus efficacement et de produire efficacement des résultats tant pour le salarié (contrôle, moins de stress et plus rapide des délais d'exécution du travail) et pour la employeur (par une productivité accrue et la rentabilité). Cette mai résoudre les problèmes inhérents à la messagerie vocale et de fournir des avantages que vous pouvez voir au bureau, mais qu'en est-il en conclure? Ecensement semble avoir résolu ce problème en ayant aussi un outil unique et la transparence des rapports qui fournit une vue personnalisée et départementalisée des économies de coûts et la possibilité supplémentaire de revenus imputables résultant directement de l'utilisation effective du système par le cabinet d'avocats, en fournissant de précieux renseignements pour aider aux décisions de gestion. Alors, comment sont les gestionnaires réagissent-ils? Un nombre croissant d'entreprises passent en revue leurs travaux de secrétariat des honoraires salariés pour améliorer la qualité et la réactivité du personnel de secrétariat, dans un contexte concurrentiel où les clients demandent des temps de réponse, l'uniformité du service et de valeur pour l'argent. Cela ouvre la voie à suivre pour les entreprises à externaliser certaines de leurs activités non essentielles à fournir une situation gagnant-gagnant pour les clients, les cabinets d'avocats et leur personnel. La pratique de la recherche avec des partenaires pour le retour sur investissement tangible par le biais de nouveaux procédés pour économiser du temps précieux pour l'administration du personnel, messagerie vocale pourrait devenir une chose du passé? Milan Zala de ecensement Limited, peut être contacté au +44 (0) 208 590 7408 ou par e-mail à milan.zala @ outcom.co.uk. © Milan Zala - 16 août 2006 |