Trousses pour les médias double des casques: Préparez votre trousse média à l'avance, vous êtes toujours protégés

Après deux années de poussière de construction, les poutres et les casques semblait normal. La planification d'une semaine officielle d'ouverture officielle, il y horaires des visites, des réceptions et événements spéciaux. Équipes du personnel passé au crible les listes des dignitaires, des fournisseurs, voisins, famille et amis, ils ont ordonné à des faveurs, des menus organisé et plans examinés. Lorsqu'un journaliste a demandé une trousse pour les médias, le personnel se regardèrent sans comprendre. Aucune trousse média existé.

Le pourquoi de kits média

Des pochettes de presse fournir une version abrégée d'entre vous et votre entreprise à de nombreuses sources. Du fond de la société Faits saillants, des dossiers de presse contiennent des informations qui mai être d'intérêt pour ceux qui rédigent un article, la production ou la réalisation d'une entrevue, ou de fournir autrement le public avec des fonctions et des faits. En ligne ou les salles de presse numérique en faire des sources sur le web pour tous vos supports de presse, téléchargeable et accessible 24 / 7. Comme David Scott Meerman auteur de "The New Rules of Marketing & PR" notes, "... quand les gens veulent savoir ce qui est en cours sur une organisation, ils vont à une salle des médias en ligne."

Compiler votre trousse média exige de l'organisation et la préparation. Comme la construction, il se sentent mai chaotique pendant que vous êtes le mettre ensemble. Formaliser et produire cet élément de la paix les garanties de votre société de promotion de l'esprit lorsque vous êtes invité à fournir des informations ou interrogés par les médias.
Elissa Breitbard, propriétaire de Betty's Bath and Day Spa à Albuquerque, a parlé ouvertement de son expérience dans la construction d'un kit de supports. «Une fois qu'on a tiré tout ensemble, c'était comme si nous avions déménagé à une compagnie nouveau niveau entier. Après cinq ans d'activité que nous avions enfin arrivé. "

Le quand des dossiers de presse

Tout événement dignes d'intérêt pourrait entraîner une demande de trousse médiatique. Votre entreprise serait bien servi d'avoir un paquet prêt à l'une de ces occasions spécifiques:
Grande ouverture ou la coupure du ruban
New Product Introduction
Celebrity apparence
Cérémonie d'inauguration
L'annonce d'un partenariat
Publication du livre
Le conférencier
Publication du rapport spécial ou des résultats de l'enquête
Préparation face à la catastrophe est aussi une bonne défense, bien que personne ne veut penser au pire. Au printemps dernier, par exemple, un important détaillant a subi un incendie à un emplacement; kits de supports offerts information de fond qui n'auraient pas été disponibles. Par conséquent, le détaillant a un arrière-scènes de l'histoire devant le public.

Le quoi de cahiers de presse

Comment décidez-vous les informations à inclure? La réponse est simple. Règles de pertinence. Commencez par votre communiqué les plus récentes nouvelles. Votre version inclut les cinq «w» et un «h»: qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment, tissées dans l'histoire. ProfitMeister abordera le «comment» des rejets de nouvelles dans un autre problème. Écrivez-moi pour ma puce à l'oreille spéciale sur la préparation de votre sortie de nouvelles.
Bien que peu dur, les règles d'accélération existent, la plupart des experts en relations publiques acceptez que votre kit de supports doivent également inclure bases comme une brochure d'entreprise, fiches produits, de brèves biographies et des titres du personnel clé.

En outre, aide-mémoire (ou FAQ) présente "un coup d'œil» les informations et sont particulièrement efficaces dans une organisation complexe ou événement multi-étagée. Un auteur a publié les faits en bref, une feuille un avec des points de discussion à son sujet, sa compagnie et son livre. Une organisation à but non lucratif posté Fiches d'information interne dans les stations de téléphone afin de s'assurer que les bénévoles ont eu accès aux détails.
Un autre volet pratique de la trousse de médias est une liste de clients ou d'une feuille de témoignage qui comporte plusieurs devis sur votre produit ou service. Etudes de cas de clients satisfaits présenter comment votre entreprise résout les problèmes. Si la plupart des journalistes vont découvrir leurs propres informations, ces citations fournir un contexte et ajouter un tiers à votre crédibilité. Reporters mai appeler ces sources d'informations complémentaires ou des histoires barre latérale.

L'OMS de dossiers de presse

Des pochettes de presse peut prendre sur la personnalité de l'entreprise; une pizzeria, par exemple, pourraient opter pour un titulaire de boîte d'informations à pizza, quelque chose qui serait inapproprié pour un problème médical. Des photos haute résolution (300 dpi est essentiel pour la presse écrite) des cadres clés sont appropriées; inclure un CD avec des photos en résolution haute de plusieurs d'un événement.

De nombreux fournisseurs de services professionnels de publier un bulletin d'information tels que ProfitMeister; exemplaires de numéros antérieurs pourraient être inclus dans la trousse des médias. Professional Speakers mai trouver utile d'inclure de l'audio mais aussi vidéo, nous vous suggérons de démos sous la magie de sept minutes maximum.

Le "où" des dossiers de presse

Votre collection de matériel doit être regroupés pour être complète. Son apparence doit être propre, attrayant et conforme à l'image de votre entreprise. Amusez-vous avec les nombreux choix dans les emballages.
La plupart des entreprises choisissent de placer tous les éléments dans un dossier de deux poches avec leur étiquette de la compagnie à l'extérieur. Inclure une carte dans la fente dans le dossier. Dans le cadre de votre liste de contrôle, assurez-vous que chaque élément dans le kit comprend les renseignements sur les courants de contact, vérifiez les numéros de téléphone et de fax pour la précision et inclure le site Web et d'adresses email. Bien que cette mai sembler redondant, il est essentiel que les professionnels soient en mesure d'accéder à vos renseignements rapidement et facilement.

Le "comment" de dossiers de presse

Martelant documents écrits pourraient exiger les services d'un écrivain professionnel, graphiste ou photographe. Cependant, il peut aussi être efficacement fait dans votre propre bureau en utilisant un programme comme auteurs ou In-Design.
Quand vous avez préparé votre trousse média, vous mai décider d'ajouter une salle de presse pour votre site Web. La tentation de "pdf" tous les matériaux et ont un double emploi en ligne immédiate de vos documents imprimés sera grand. Pensez à votre auditoire et se souvenir que sur le web, moins c'est plus.
Conclusion
Si vous avez complété le processus, se détendre. Profitez du sentiment de sécurité qui vient d'être préparé et marquer votre calendrier pour mettre à jour matériel médiatique sur une base trimestrielle.