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Une communication téléphonique est à deux processus de communication bilatérale avec les rapports (relation de compréhension mutuelle et la confiance entre les personnes).
Procédures pour faire un appel téléphonique
- Salutations
- Par exemple: "Very Good Morning"
- D'identification (deux cours)
- Par exemple: "Je suis ABC, Business Coordinator. Puis-je parler à M. ABC ou je demande un rendez-vous avec M. ABC "
- Prise de messages
- Obtenir la confirmation
- Fournir une rétroaction
- Clôture de l'appel
Procédures de recevoir un appel téléphonique
- Salutation
- Par exemple, "Good Morning, XYZ"
- Identification de l'appelant
- Par exemple: "Mai je sais qui est sur l'expression orale / line"
- Prise de messages
- Par exemple "Comment mai je vous aider"
- Information sur le don et de rétroaction (recueillir les coordonnées de l'appelant)
- Clôture de l'appel
- Par exemple: "Merci, votre appel» ou «Merci beaucoup pour l'appelant"
Planification des appels téléphoniques
- Organiser le message - ont des pièces justificatives à la main.
- Soyez conscient du temps et de coût
- Prioritaires définis pour le message
- Synthétiser les informations essentielles et à la conclusion
Votre voix sur votre téléphone peut en dire long sur vous et votre entreprise alors voici quelques conseils ou des orientations pour la gestion Téléphone:
- Variété & Volume - Une variété dans le rythme devrait être utilisée ou bien elle sera ennuyeuse et monotone pour l'auditeur. Par exemple, lors de l'expression des points importants s'il vous plaît ralentir. Volume peut devenir un problème pour les auditeurs, ne crie pas ou ne soyez pas si mou, être entre les deux et assurez-vous que d'autres dans la salle ne sont pas dérangés.
- Être optimiste quant à l'appelant et leurs préoccupations, leurs besoins et leur entreprise. Soyez très poli.
- Impact & Fun - Pensez aux mots que vous utilisez et comment ils peuvent ajouter de l'impact - qui les mots créent des images dans l'esprit de l'appelant? Cela ajoute un intérêt qui devrait être audible - exprimant votre intérêt sincère pour eux.
- La clarté et la confiance - les mots Prononcez clairement éviter de tomber la voix à la fin de phrases et d'avoir confiance dans ce que vous dites, pas de "ERS" & "UMMS"
- Suivez la piste de l'appelant, l'accent sur les mots importants qui sont importants. Ne vous arrêtez pas entre les deux phrases. Faites preuve d'enthousiasme et de fermeture tout en saluant l'appel.
- Répondez à l'appel le plus rapidement possible
- Conservez toutes les promesses faites - ne jamais laisser l'appelant, vous pouvez chasser
- Posséder les outils du commerce près de chez vous - devraient toujours être prêts
- Essayez de parler la même langue que l'appelant parle
- Montrez de l'intérêt et toute leur attention à l'appelant en tout temps
- Si vous ne pouvez pas donner l'information de votre interlocuteur exige, prendre les détails et offrir de les rappeler plutôt qu'elles détiennent sur une durée de temps indéfinie.
- Si vous devez transférer l'appel passe les détails de l'appel à cette personne avant de passer l'appelant au travers. Ne faites pas l'interlocuteur répète pourquoi il / elle demande à chaque fois lorsque l'appel est passé.
- Afficher le charme, la chaleur, la convivialité et la courtoisie
- Placez le récepteur de téléphone dos doucement sinon elle peut apporter une mauvaise impression aux clients
- Rappelez-vous toujours que les clients qui téléphoniques ne sont pas des nuisances - ils sont des moyens d'existence de votre entreprise.
- Il faut laisser aller la tendance à évaluer, faire des arrêts, fixant les conditions, accepter ou refuser toute proposition ou une déclaration, la toute première fois et plutôt apprendre l'art d'être de bons auditeurs avec la bonne compréhension de la question. Si vous ne pouvez alors écouter vous pouvez communiquer efficacement.
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