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Il n'y a rien de compliqué à apprendre comment planifier les conférences téléphoniques. Toutefois, vous n'avez pas besoin de planifier ces réunions, pour plusieurs raisons. La raison principale est que la conférence téléphonique est fondamentalement une brève réunion, si vous avez besoin d'avoir un ordre du jour pour obtenir tous vos travaux réalisés dans un court laps de temps. Une conférence téléphonique typique dure environ une heure dans la durée et en fonction des sujets abordés et la discussion des participants, vous avez mai pour mettre certaines questions à un autre moment pour plus de discussions. Depuis les conférences téléphoniques sont plus courtes dans la durée, ils ont tendance à être plus axées sur des tâches d'une journée longue réunion où vous vous rassemblez tous les participants à un emplacement physique. Vous ne devez pas être un expert en informatique afin de planifier une conférence téléphonique. Vous pouvez simplement utiliser la conférence Plan d'appel que votre service téléphonique fournit ou vous pouvez planifier la Conférence grâce à votre ordinateur. Lors de la planification de cette réunion, vous devriez avoir un ordre du jour, que vous e-mail à tous les participants un ou deux jours à l'avance de la conférence. Cela permet aux participants de venir à la réunion préparé, ce qui n'est pas souvent le cas avec les face-à-face. Lorsque vous planifiez une conférence téléphonique, vous donnez à des gens qui sont assez loin pour participer à la réunion. Il est également plus facile pour eux de prendre part à la réunion en utilisant son propre téléphone ou un ordinateur et avec des gens, il leur est plus facile de parler de cette façon. C'est parce qu'ils n'ont pas l'intention de parler devant un groupe important de personnes. Planification d'une conférence par téléphone est semblable à la planification d'une réunion, sauf que vous prévoyez pour une plus courte période de temps. Chaque conférence doit avoir un objectif principal. Commencez votre planification avec les objectifs globaux de la réunion. Elles peuvent être très généraux tels que: · Quelles mesures avons-nous besoin pour les participants à prendre après cette conférence? · Quels renseignements avons-nous besoin de la part des participants durant la réunion? · Ce que ce sera juste un partage général des informations ou voulons-nous que la contribution de chaque personne? Si vous voulez prendre la parole aux participants en tant que groupe, le plan de ce que vous voulez dire et comment vous le dire. Le facteur clé dans la planification d'une conférence téléphonique est d'être aussi bref que possible tout en obtenant toujours votre message. Si vous souhaitez poser des questions, assurez-vous que vous les avez écrites afin que vous ne manquez aucune des plus importantes. Ecrire un aperçu du script que vous voulez suivre pour la conférence et donner le temps de l'interaction des participants. Planification de la première conférence est habituellement le plus difficile. Une fois que vous obtenez grâce à cela, le reste devrait se dérouler facilement. |