Sept conseils pour utiliser pleinement la technologie OCR d'une juridiques L'établissement

La pratique juridique moyenne est enseveli sous une avalanche de papier. Les documents sont des éléments cruciaux pour la communication, la référence et l'exécution de chaque opération juridique. Mais la gestion de ces documents peuvent sérieusement affecter les heures facturables de votre pratique loi. Trouver des documents nécessaires nécessite toujours une intervention humaine pour rechercher et identifier le document.

Toutefois, un peu de matériel informatique et les logiciels appropriés peuvent transformer ce papier dans utilisable, consultable, stockables données, vous épargnant ainsi temps et argent. Lorsque vous vous déplacez à travers la journée, regardez la façon dont vous traiter du papier, et puis commencer à utiliser la puissance de l'imagerie documentaire de réduire les coûts et accroître l'efficacité. Voici quelques suggestions:

1. Frais de reproduction à l'extérieur Cut. Plutôt que de payer les frais de copie scandaleux de reproduire des documents tout en en dehors du bureau, vous mai voulez prendre un appareil photo numérique avec vous afin de les photographier. Lors du choix d'un appareil photo pour des tâches OCR, en chercher un qui comprend un stabilisateur d'image et offre des résolutions d'au moins quatre mégapixels.
2. Choisir les outils OCR parfait. Investir dans la reconnaissance optique de caractères (OCR) produit qui vous permet de convertir vos images photographiées numériquement en texte. ABBYY FineReader 8.0, par exemple, prend un fichier JPEG et le convertit en un fichier PDF consultables et / ou d'un document Microsoft Office modifiables. Le logiciel permet une traduction précise, même face à une série de mésaventures photo. Elle corrige aussi quelques facteurs environnementaux, tels que la courbe créée dans une page quand elle est partie d'un livre très épais
3. Choisir les outils parfaits de numérisation. Bien que d'un scanner simple peut faire le travail, le choix d'un modèle qui offre quelques fonctionnalités avancées peuvent encore accroître votre productivité. La plupart des scanners duplex, par exemple, intégrer un chargeur automatique de documents, qui se nourrit empilés automatiquement des pages dans l'un scanner à la fois.
4. Restez au fait des nouvelles. Une fois la numérisation dernières revues juridiques ou les journaux, il n'ya pas besoin de lire chaque mot. Au lieu de cela, les scanner avec votre logiciel d'OCR et d'utiliser le Hot Folder fonction disponible dans de nombreux programmes d'OCR pour créer automatiquement un répertoire spécial dans la case des articles que vous souhaitez parcourir plus tard.
5. Créer de bonnes habitudes email. Votre boîte aux lettres électronique est susceptible d'être inondé de mémoires importantes, articles, lettres et autres documents qui sont envoyés en pièces jointes. Ces image uniquement au format PDF peuvent être ouverts et consultés, mais ne sont pas consultables pour qu'ils puissent se perdre dans la masse. Utilisez votre logiciel de reconnaissance optique des caractères pour les traduire en un fichier PDF consultable qui permet les documents qui seront gérés et fouillé par voie électronique. Par exemple, vous pouvez convertir des fichiers PDF image dans searcheble avec PDF Transformer.
6. Jetez le télécopieur. Une ligne de fax dédié peut être une solution coûteuse si l'on considère le coût du matériel, des frais de téléphone, le papier et le temps passé en entretien. Un service de télécopie électronique (ou un serveur de télécopie) constitue une alternative pratique. Télécopie électronique permet à votre bureau pour envoyer et recevoir des télécopies sous forme de fichiers graphiques TIFF, qui peut être lu mais pas facilement utilisé dans tout autre manière. Afin d'améliorer encore la convivialité de ces documents, utiliser l'OCR pour les transformer en texte éditable ou des fichiers PDF consultables.
7. Survol de la découverte. Plutôt que d'avoir un secrétaire et retaper des réponses reformater, l'utilisation de numérisation et reconnaissance optique des caractères pour convertir les découvertes, les motions et les plaidoiries des documents traitement de texte. Document de mise en forme sera conservée, et le processus prend quelques secondes.

Parce OCR introduit des erreurs beaucoup moins que retaper, vous pouvez également gagner du temps sur la correction d'épreuves. Cette approche vous permet de fournir des copies électroniques de documents aux clients plus rapidement et permet stocker les clients et les documents d'accès facilement. En outre, vous serez en mesure de créer facilement un système de stockage électronique pour les fichiers et améliorer l'accessibilité aux produits du travail passé.