Vous savez que vous devez apprendre cette méthode:
• Si vous utilisez votre messagerie et les boîtes vocales pour stocker des choses que vous devez faire
mais n'ont pas le temps de répondre dès maintenant
• Si votre nage cerveau avec toutes sortes d'idées et des choses que vous devez faire
• Si l'emplacement de vos piles de documents sur votre bureau détermine ses
contenu (le coin supérieur gauche du bureau signifie quelque chose de différent
à partir du côté supérieur droit du bureau. Et, bien sûr, les éléments en angle
latéralement effectuer un sens tout différent.)
• Si vous êtes constamment à la recherche des choses. Vous vous dites
des choses comme: «Je sais qu'il est juste là." (En passant, la moyenne professionnelle
consacre 36 minutes par jour la recherche de choses!)
L'indécision, de par sa nature même, les causes et crée le désordre pile-up. Plusieurs
des piles sur votre bureau et des fichiers dans votre boîte e-mail représentent reportée
décisions. Les clés de la gestion de l'information de succès sont: (1) ont une
"Home" pour chaque catégorie d'informations, et (2) décider immédiatement si la
chaque articles appartient et (3) de le ranger. Cela ne signifie pas que vous devez le faire;
vous avez juste à le mettre où il appartient.
Pour aider à mettre ces principes en action, je enseigner à mes clients un système que j'ai
développés appelé le "6-D" System. Chaque morceau de papier, chaque idée dans votre
tête, chaque courriel, chaque boîte vocale, chaque fax ... ce sont simplement des morceaux de
l'information.
Il n'y a que 6 choses que vous pouvez faire avec n'importe quel morceau de l'information:
1. Jetez-permanente de s'en débarrasser. Posez-vous les questions difficiles-do
vous avez vraiment le temps de le lire? Quel est le pire qui pourrait arriver si
vous jetez l'article? Pouvez-vous obtenir une copie si nécessaire? Vous devez être
impitoyable dans cette scène! Des études ont montré que nous ne concernent que 20% de tous les
informations que nous insistons sur l'épargne. Aujourd'hui, la question n'est pas «Puis-je jeter
cette suite? "mais" Pourquoi devrais-je garder ce que c'est? "
2. Délégué renvoyer la question à quelqu'un d'autre. Get it going "hors la porte» à
cette personne tout de suite. Nous ne pouvons pas «gérer par la pratique» dans le DigitalAge, de sorte
donner autant que possible.
3. Do-Si vous avez le temps d'achever, l'examen, signe, ou une réponse à cette question,
Faites-le immédiatement. Puis il se retournait sur ses pas la porte à la demande.
Cette étape est généralement des articles d'action qui n'auront besoin que de deux à cinq
minutes à remplir. Investir le temps maintenant fera gagner du temps sur le long terme
parce que vous ne révisera pas la question maintes et maintes fois.
4. Cumulatives pour les articles que vous ne pouvez pas travailler tout de suite, déterminer le moment où vous avez besoin pour
voir l'élément nouveau et mis dans le système de stockage approprié daté.
5. Tiroir-postes de dossier vous ne pouvez pas mélanger, délégué, et qui ne nécessite pas de
action.
6. Deter-Halt l'information; l'empêcher d'apprendre à vous dans le premier
placer. Arrêt des rapports, des mémos, lettres, procès-verbaux, catalogues, magazines et
junk mail que vous n'avez pas besoin ou avoir le temps de lire.
Si vous pensez de ces options à chaque fois que vous regardez un nouveau morceau de
l'information, il créera un système homogène, et non plusieurs
disjointes méthodes pour chaque élément. L'essentiel est de garder votre «en boîtes»
vide à chaque jour: papier, e-mail, voice mail, et votre cerveau! Let's go par
la correspondante "6-D" équivalents pour chaque catégorie d'information.
PAPIER 6-D Équivalents
1. Toss ou recycler
2. Route de celle-ci (interservices enveloppe, étiquette de routage) et les placer dans "OUT"
3. Et passer en "OUT"
4. Tickler fichier (m'envoyer un email si vous ne savez pas comment en créer un) ou action
file ( "à lire" Fichier ", à copier" Fichier ", à télécopier fichier", "ordinateur
entrée "du fichier, etc)
5. Fichier dans un dossier de projet correspondant près de votre espace de travail ou «être
déposée "ben d'aller dans un fichier de référence
6. Retirez-vous de listes de diffusion
EMAIL 6-D Équivalents
1. Supprimez-le
2. Transmettre
3. Répondre si 3 minutes ou moins
4. Déplacer (ou copier, selon votre logiciel) à Tâches (Action
items) ou le calendrier (time-sensibles des réunions et rendez-vous). OU, imprimer et
fichier dans tickler fichier si vous préférez obtenir une copie. OU email copie à votre contact
logiciel de gestion et de planifier une activité de suivi
5. Faites glisser le dossier individuelle approprié (seulement si aucune action n'est requise). OU
enregistrer dans un document Word sur le disque dur.
6. Se désabonner de listes de diffusion et inviter vos amis à cesser de vous envoyer
leur "blague du jour! Ou utilisez OfficeAssistant à filtrer le courrier.
VOCAL 6-D Équivalents
1. Supprimez-le
2. Transmettre
3. Répondre ou rappeler si moins de 3 minutes (la meilleure pour votre système de messagerie vocale
a une "réponse automatique" fonctionnalité qui envoie un bon message à la personne
boîte vocale)
4. Ecrire une note dans votre agenda le jour dont vous avez besoin de répondre, ou faire un
entrée de journal dans votre journal de téléphone ou écrire les informations sur une carte d'index et
fichier dans votre dossier tickler; supprimer puis
5. Transcrire l'information (seulement si aucune action n'est requise) et le fichier en
projet ou la référence du dossier
6. Contactez l'interlocuteur et le supprimer vous même à partir de listes de distribution de groupe ou
leur donner la bonne personne qui s'occupe de cette demande
ACTION ITEMS / IDÉES 6-D Équivalents
1. Daily To-Do List ou Task Pad si aujourd'hui, ou Master Liste des tâches (ou sans date
Tâches) si plus de 30 jours sur
2. Pour les choses à discuter avec d'autres, d'écrire une entrée dans leur communication
Connectez-vous, prenez note de les appeler dans votre agenda, ou envoyer un courriel à l'horaire
une réunion
3. Faites-le si 3 minutes ou moins
4. Laisser une note dans tickler fichier ou remplir "date de début» sur la tâche dans la tâche
Pad pour quand vous voulez voir à nouveau l'élément
5. Transcrire et de fichier dans le projet ou la référence du dossier
6. Donnez-vous la permission de cesser de s'inquiéter à ce sujet
Premiers pas avec le "6-D» du système
1. Obtenez votre équipement de l'organisation de prêt. Entourez-vous de la poubelle,
bac de recyclage, des enveloppes, des étiquettes de routage, dossier tickler, planificateur, d'être
déposée "dossier, téléphone, et la plume
2. Obtenez votre dossiers suspendus et mis en place le fichier tickler
3. Mettre une carte 3x5 avec le "6-DS" est imprimée. Traiter toute nouvelle information
(papier, courriel, messagerie vocale) via le système 6-D
4. Prendre 30 minutes chaque jour pour organiser des tas de vieux d'informations
5. Commencez par votre papier en-boîte, parce que c'est généralement le plus récent. Se toucher
morceau de papier et de l'exécuter par l'intermédiaire du système 6-D
6. Lancez le tri à travers les diverses piles de papier qui ont
accumulés dans votre bureau, 30 minutes à la fois
7. Lorsque votre tas de papier ont disparu, démarrer en passant par les anciens emails, bottom
up, et de les exécuter par l'intermédiaire du système 6-D
Une fois que vous avez les vieux trucs nettoyé, la clé pour maintenir votre
Bureau a organisé est d'avoir tous vos en-cases vides avant de quitter le
bureau chaque jour. Le vieil adage «une place pour chaque chose et chaque chose à sa
juste place "est effectivement vrai. Ne pas les informations shuffle, décider immédiatement,
et être disciplinée de mettre les choses loin la première fois que vous le voyez.
Faites-en une journée productive!
