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Voici un aperçu des étapes à parcourir sur une web conférence régulière. Premièrement, vous avez besoin de rassembler tous les fichiers et documents pertinents en un seul package qui peut être distribué à tous les participants. Puisque vous êtes tenue d'une conférence Web, cela signifie habituellement basé sur le web de distribution. Vous pouvez simplement email le fichier de package à l'ensemble des participants, ou vous pouvez le télécharger en ligne à une centrale de distribution point où tout le monde peut le télécharger. Ensuite, vous avez besoin d'envoyer des invitations à la conférence Web. Votre client de conférence Web doit présenter des caractéristiques qui permettent d'automatiser cette étape. En général, il vous faudra entrer la date et l'heure et une courte description, ainsi que les adresses électroniques de tous les acteurs, et puis le client web conférence présentera les invite. Vous allez bientôt entendre les invités, qui mai soit accepter ou de refuser votre invitation. Le client de conférence Web peuvent suivre ces réponses pour vous. Ensuite, vous pouvez entrer en contact avec les participants et les orienter sur ce qu'ils doivent faire pour assister à la conférence. Cela permettra de les informer s'il ya des logiciels et des besoins en matériel dont ils ont besoin pour se préparer. Pour votre part, en tant qu'hôte de la conférence Web que vous avez la responsabilité de vérifier que votre client de conférence Web est opérationnel pour s'assurer que l'événement se déroule sans problème. Le jour et l'heure de la conférence Web, les participants inscrits à la conférence web, et a fourni un mot de passe pour pouvoir vous connecter plus tard. Il s'agit d'assurer une certaine intimité pour les réunions. Sans un enregistrement et un mot de passe, une personne ne peut participer à l'événement de groupe. À l'heure dite, les journaux tout le monde dans et entre dans l'espace de réunion en ligne. Vous serez en mesure de voir qui participe, et l'arrivée d'un nouveau participant peut être signalée par un rebord ou pop-up petites indiquant le nom du visiteur. Quand tout le monde est présent, vous pouvez commencer la réunion par le lancement d'une présentation commune. Cela sera vu par tous les participants simultanément sur l'écran de leur propre ordinateur. Pour une interaction réunion, vous pouvez appeler un tableau blanc virtuel que les participants seront en mesure d'écrire ou dessiner sur tour à tour. Le groupe peut également s'engager dans une discussion en utilisant un texte seul client de messagerie instantanée ou d'une conférence vocale sur Internet appel. La conférence web typique est court, d'une durée un peu plus d'une heure. À la fin de la conférence, tout le monde se connecte simplement sur la page des conférences et est fermé. |