Quand est-il temps de sortir du site de stockage de documents?

La liste des lois et règlements qui concernent le stockage et la récupération de documents d'affaires semble croître de jour en jour. Le stockage des documents et l'extraction est couverte par l'IRS, la loi Sarbanes-Oxley Act de 2002, les règlements de la SEC, lois sur l'environnement, les lois pénales portant entrave à la justice, des lois spécifiques à l'industrie comme HIPAA, voire des codes de déontologie professionnelle. Couple avec ce que les bonnes pratiques commerciales et les entreprises exigent l'enregistrement de documents de plus en plus longtemps.

Bien que nous entrons dans la deuxième décennie du bureau sans papier, le nombre de copies papier continue de croître. Le volume de stockage associée document papier est bombé classeurs et tournant bureaux vides dans les salles de stockage à des entreprises de toutes tailles. De nombreux gestionnaires de bureau sont laissées à l'option de cacher un couple de cases dans chaque bureau ou de chercher une solution à l'extérieur.

Bien que le manque d'espace de stockage est la première raison les gens pensent externaliser leur entreposage des dossiers il ya beaucoup d'autres:

• Coût - Examiner le coût de la récupération d'un document. Si cela prend un travailleur qualifié doux pendant 15 minutes pour localiser le document et de faire une copie qui équivaut à 2,50 $ chaque fois qu'un document est touché. Si un employé récupère seulement 8 documents par jour, ils dépensent 25% de leur temps à cette tâche.
• Lost Documents - Quel est le coût de ne pas être en mesure de trouver un document? Elle peut signifier entrave à la justice, étant incapables de défendre votre entreprise d'une action en justice ou pertes de revenus de l'UN-recouvrables.
• Sécurité - Un centre de stockage record maintient un niveau de sécurité plus élevé qu'un placard non garantis. Vos documents sont protégés par des caméras, des systèmes de sécurité et les employés badged. Vous éliminez aussi l'accès par les salariés de bas niveau à des informations sensibles.
• Disaster Recovery - Quelles seraient les conséquences si vos dossiers ont disparu dans les flammes? Centres de stockage sont équipés de la dernière d'extinction des incendies qui réduisent la menace d'une catastrophe. Ces dossiers sont très précieux pour vous aider à sauvegarder et exécute si votre bureau d'expérience d'une catastrophe.
• Retrieval - lois sur la divulgation récents exigent une entreprise de communiquer des documents rapidement. Un service d'entreposage des documents vous aideront à indexer vos documents afin qu'ils soient faciles à trouver et les récupérer rapidement.

La première étape du démarrage d'un service hors du site de stockage est de faire le bilan de tout ce que vous avez en stock. Déterminer quels documents avez vraiment besoin d'être entreposés et qui peuvent être déchiquetés. Stockage des documents d'appoint peut inutilement augmenter vos coûts. Demandez à votre expert-comptable et l'avocat de lignes directrices sur ce que les lois de conservation des documents et des règlements s'appliquent à votre entreprise.

L'étape suivante consiste à trouver une installation de stockage hors site qui répond à vos besoins. Obtenez plusieurs devis pour les centres de stockage dans votre région que vous puissiez prendre une décision éclairée. Vous devriez vérifier les systèmes de sécurité et la sûreté à chaque installation de stockage. Un autre facteur important est le temps moyen pour le service à récupérer les documents que vous demandez. Cela est généralement le jour ouvrable suivant, mais c'est quelque chose que vous devriez considérer.

Comme pour tout service d'affaires, le coût est toujours important. Ne tombez pas dans le meilleur marché de stockage que d'être facturé pour plus de récupération. Vous devriez également lire tous les contrats de près. Ne signez aucun document qui fera le coût prohibitif de se déplacer toujours vos documents, si les besoins de votre changement d'affaires. Avoir, cotisent auprès de plusieurs sociétés est la meilleure façon de s'assurer que vous avez trouvé un bon prix pour votre espace de stockage hors site des documents.