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Si vous êtes comme la plupart des propriétaires de petite entreprise, vous ne considèrent pas comme un expert en technologie des logiciels. En fait, on approche sans doute la technologie de l'information (TI) avec trépidation et de la main-la à l'arrière de membres du personnel ou des consultants tiers. Il s'agit d'une crainte compréhensible et en bonne santé étant donné que la majorité des projets logiciels échoue. C'est également l'une des raisons pour lesquelles les petites et moyennes entreprises en retard sur les grandes entreprises dans l'adoption des technologies du logiciel. Alors que les plus grands fabricants, détaillants et sociétés de services financiers en charge du 21e siècle avec des chaînes d'approvisionnement optimisées et des applications Web de gestion de clientèle, trop petites ou moyennes entreprises qui se battent encore avec du papier inefficaces, à base de processus d'affaires. Les bonnes nouvelles sont que vous avez probablement déjà de l'expérience dont vous avez besoin de changer le succès de votre entreprise en TI les mêmes compétences qui font de vous un bon gestionnaire ne peuvent généralement être appliquées à la sélection des logiciels. Sélection de logiciels nécessite un plan détaillé, un budget précis et gestion de projet méticuleuse. Obtenez plus de votre peur de la technologie et vous pouvez être sur votre chemin pour le premier de nombreux succès de projets informatiques. Il existe de nombreuses raisons projets de TI échouent, mais nous avons isolé ce que nous croyons le top cinq:
Dix étapes vers sélection Successful Software Maintenant que nous avons identifié les raisons qui ont conduit à l'échec du projet IT, nous allons exposer en dix étapes clairement comment les entreprises de construction peut gérer un processus de sélection efficace, qui assure le succès. 1. Réunir la bonne équipe. Commencez par identifier un responsable projet au niveau du parrain qui assurera le projet obtient le financement de droit et l'attention toute l'organisation. Ensuite, vous aurez besoin d'un gestionnaire de projet qui supervisera tous les détails du projet du début à la fin. Si vous avez un personnel informatique, ils ont évidemment un rôle important à jouer dans le processus, mais ne laissez pas votre décision de logiciels deviennent exclusivement axées sur la technologie. Enfin, vous aurez besoin pour identifier les utilisateurs finaux qui contribuent avec enthousiasme leurs exigences et leurs idées pour améliorer les processus. 2. Établir des objectifs clairs pour le projet. Une fois l'équipe est sélectionnée et assemblés, pour une bonne première étape est de décrire les objectifs du projet. Ces objectifs seront justifier la dépense de projet et guider l'équipe que des décisions difficiles se présenteront. Tous les choix au cours du projet doit être évalué en fonction de la façon dont ils aident à atteindre des objectifs tels que: "fermer les livres plus rapidement et plus fréquemment;" "améliorer mes processus de vente et de suivi des pipelines,» ou «fournir un service plus efficace à la clientèle." 3. Construire une annexe détaillée du projet. L'étape suivante consiste à créer un calendrier de projet qui définit toutes les activités principales et leurs sous-tâches. Vous devriez envisager diverses dépendances de chaque activité et les ressources nécessaires. Veillez à attribuer à un propriétaire pour chaque activité et même à chaque tâche. Le calendrier du projet lui-même peut être aussi simple qu'une feuille de calcul Excel pour suivre les différentes tâches ou aussi sophistiqués que l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour gérer le projet avec des diagrammes de Gantt et un Critical Path Method diagramme réseau. 4. Créer un budget pour le projet. Un projet par ailleurs réussi logiciel pourrait être considéré comme un échec si elle vient en plus de budget. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un budget précis à travailler contre. Les plus gros problèmes de budget se produire lorsque l'équipe du projet ne tient pas compte des frais de l'extérieur du logiciel lui-même, tels que: du nouveau matériel informatique nécessaire pour exécuter le logiciel; exigences plate-forme logicielle telle qu'une nouvelle base de données, ou des consultants pour aider à installer et de personnaliser les logiciel. 5. Définir vos besoins. La prochaine étape est sans doute le plus important dans l'ensemble du processus: définition des exigences fonctionnelles et techniques que vous avez pour le nouveau système. Comme les pratiques de sélection de logiciels ont évolué, planification des besoins est passée d'une simple liste de caractéristiques - souvent influencés par le marketing fournisseur de logiciels - à un plus délibérée, une analyse sérieuse du «courant» ou «optimale» des processus d'affaires. Cela exige que les cartes de l'équipe de projet sur les processus d'affaires existants (en utilisant peut-être un schéma organigramme), puis étudie la manière dont chacun pourrait être améliorée. 6. Un projet de demande de proposition (DP) et d'évaluation. Il est maintenant temps de rédiger une demande de proposition (DP) et un cadre d'évaluation. La DP prendra la forme d'un document Microsoft ® Word de questions qui peuvent être envoyés à des fournisseurs de logiciels pour leur réponse. Elle devrait couvrir toutes les fonctionnalités et fonctions identifiés comme critiques pendant la phase de cartographie des processus. Il convient également de couvrir les besoins techniques, telles que les bases de données et systèmes d'exploitation sont pris en charge, ou si le logiciel est proposé en tant que "Software as a Service" tel qu'il est hébergé par le fournisseur et accessibles sur Internet via un navigateur Web. Un cadre d'évaluation est un tableur dans lequel vous effectuez le suivi des capacités par rapport à votre liste d'exigences de chaque produit. Typiquement, cela consisterait en une feuille de calcul Microsoft ® Excel avec toutes vos exigences énumérées dans les lignes du côté gauche, et chacun de vos vendeurs courte liste représentée par une colonne différente. 7. Élaborer une courte liste de produits. Ensuite, vous devez créer une "liste courte" des produits logiciels-trois à cinq produits qui répondent à vos exigences de haut niveau. Si votre liste s'accroît au delà des cinq fournisseurs, vous serez probablement pas en mesure d'évaluer chaque suffisamment de précision. Si la liste restreinte est inférieur à trois, vous êtes probablement donnant quelques produits bon. Pour construire une liste, commencer par une liste plus longue de produits assemblés à partir de nombreuses sources, telles que: l'industrie des magazines spécialisés, en particulier les questions tech annuel de salons professionnels et conventions, et, les recommandations des pairs ou des conseillers (APC). Filtrer la liste vers le bas de trois à cinq produits basés sur des questions telles que:
8. Evaluez Short List Products. La prochaine étape du processus consiste à évaluer votre liste restreinte de produits de choisir un gagnant unique »et d'une urgence" runner-up "dans les contrôles de référence du cas ou les négociations ne vont pas bien avec le premier vendeur. Commencez par l'envoi de chaque fournisseur une copie de votre DP et demandez-leur de le compléter. En même temps, commencer à recueillir des informations auprès de chaque fournisseur, comme des brochures, des documents, des versions démo de leurs logiciels et de démonstrations. Comme vous passez en revue ces informations, utilisez votre cadre d'évaluation pour suivre la façon dont les produits de chaque vendeur correspondant à vos besoins. Après avoir terminé toutes les manifestations et l'examen des réponses à la DP et la littérature de produit, il est temps de revoir le cadre d'évaluation dans le détail et le rang de chaque produit. Utilisation de la fonction par fonction les scores que vous avez entré pour chaque produit ainsi que les coefficients vous avez attribuée à chaque exigence, exclure tout produit qui ne répond pas à vos besoins les plus critiques. Puis hiérarchiser les autres en fonction de leur performance à travers l'ensemble de vos exigences importantes. Enfin, choisissez un fournisseur qui vous semble le mieux, ainsi que d'un runner-up. 9. Client vérifier les références. Il est crucial à ce moment que vous faites votre «diligence raisonnable» en vérifiant les références clients du fournisseur gagnant. En outre, vous avez besoin de «jouer au détective" et puiser dans ces références. Gardez à l'esprit que les références à laquelle le vendeur se réfère vous êtes probablement les plus heureux clients. Pour compenser la cerise ", tels picking", exigent au moins trois références clients et préparer une liste détaillée de questions qui exigent des réponses spécifiques plutôt que large, généralités positif. Encore mieux, essayez de localiser vos propres références clients en réseaux avec les pairs de l'industrie, la participation à des foires commerciales ou des groupes d'utilisateurs et de parler à votre association de l'industrie. 10. Négociez l'entente. La dernière étape de votre processus de sélection est de négocier un bon accord. N'arrêtent pas d'être diligent simplement parce que la ligne d'arrivée est Insight. Cette étape du processus permettra de déterminer le prix à payer pour le logiciel, le niveau de service que vous recevez et le recours que vous avez si les choses tournent mal. Les domaines clés à considérer dans la négociation, par exemple: quel type de licence ne le fournisseur offre, comment est le logiciel le prix: ce sont le maintien des politiques de soutien à la clientèle, et quels sont vos droits à de nouvelles versions du logiciel et mises à jour périodiques. Gardez à l'esprit que pour les moyennes et offres de grande taille, il est généralement possible de négocier avec le vendeur sur tous ces points. Plus le vérifier que vous êtes invité à écrire, le plus de place pour la négociation. Logiciel de sélection n'est pas facile et ne devrait jamais être considéré comme un projet du deuxième étage. Le bon logiciel, mis en œuvre correctement, peut avoir un effet positif majeur sur votre activité. Suivez ces directives et vous êtes sur votre façon de réussite du projet. |