Dépôt direct des salaires des employés

Les employeurs sont continuellement à la recherche de méthodes pour réduire les coûts et rationaliser les opérations administratives et l'examen du processus coûteux en temps et en consommant de paie a été l'une des premières cibles. Employeurs de plus en plus de gens cherchent à dépôt direct de la masse salariale que la méthode préférée de payer les employés. Cet article examine le concept de dépôt direct, y compris les avantages, les préoccupations et considérations juridiques.

Définition d'un dépôt direct

Le dépôt direct est le transfert électronique d'un paiement provenant d'une entreprise ou d'organisation dans le contrôle d'un individu ou d'épargne. En termes bancaires, par dépôt direct est une Chambre de compensation automatisée (ACH) application qui permet aux consommateurs d'avoir leur chèque de paie ou autres dépôts déposés par voie électronique ou créditées à une caisse d'épargne, de vérification ou autre type de compte à une institution financière. L'employeur fournit son institution financière avec les informations de paiement et que l'institution financière puis envoie électroniquement les transactions à l'opérateur ACH pour la distribution à l'institution financière de l'employé. L'institution financière exige une autorisation écrite de l'employé.

Les utilisateurs de dépôt direct

Des études indiquent que plus de 70 pour cent de tous les travailleurs de ce pays reçoivent leur salaire par virement direct. Quatre vingt pour cent des grandes entreprises (entreprises qui emploient plus de 500 employés) offrent le dépôt direct des salaires des employés. Beaucoup d'employeurs et les employés considérer le dépôt direct d'un avantage social important. Les établissements d'enseignement, d'État et organismes du gouvernement fédéral et les administrateurs de la retraite ont souvent besoin de dépôt direct. Plus de 85% des personnes recevant des prestations de sécurité sociale utilisent le dépôt direct et plus de 500.000 entreprises dans ce pays offrent le dépôt direct à leurs salariés. Le dépôt direct est encore plus fréquents en dehors des États-Unis. Presque tous les travailleurs européens et japonais reçoivent leur paiement par dépôt direct.

Usages de dépôt direct

Paie dépôt est l'une des utilisations les plus courantes de dépôt direct. Toutefois, elle mai être utilisé pour les demandes de dépôt de nombreux autres y compris les paiements de bonus, commissions, frais de remboursements, les avantages, les dividendes, les pensions alimentaires pour enfants, la sécurité sociale, de retraite et les pensions, les remboursements d'impôt et bien d'autres.

Avantages employeur

Paie le dépôt direct peut considérablement réduire la production, l'administration et les coûts de distribution de payer un employé. Le coût moyen d'émettre un chèque papier est d'environ 1,20 $ par employé, y compris pas la distribution ou des frais d'affranchissement. Le Financial Management Service a estimé que le gouvernement fédéral enregistre plus de 100 millions de dollars chaque année en utilisant le dépôt direct. Le dépôt direct élimine les préoccupations au sujet de perte ou de vol fiches de paie et la dépense des frais d'arrêt de paiement. Les employeurs éprouvent souvent une augmentation de la productivité des employés les jours de paie puisque les employés ne laissent plus de travail pour déposer un chèque de règlement. Un certain nombre de gains d'efficacité de fonctionnement interne sont généralement signalés par les employeurs qui mettent en œuvre les programmes de dépôt direct. Les possibilités de fraude est réduit car il ya moins de possibilités de chèques falsifiés, volés contrôles, des plaques de signature, des montants modifiés et signatures falsifiés et il n'est pas nécessaire pour la sécurité fac-similé. Des entreprises de toute taille peuvent offrir de dépôt direct. Un programme de cartes de paie peut être mis en place pour les employés qui n'ont pas de compte bancaire.

Employee Benefits

Les employés qui reçoivent leur salaire par dépôt direct ont un accès immédiat à des fonds sur salaire. Il n'y a aucune période d'attente pour que des contrôles clairs et pas de prise placée sur un de vérifier l'état. Les dépôts se font automatiquement et en temps opportun. L'employé est muni d'un bulletin de paie ou un dossier papier du dépôt, y compris tous les renseignements historiquement constaté sur un talon de chèque de paie tels que les indemnités de maladie et charges à payer de vacances. Les employés n'ont pas besoin de quitter le bureau le jour de paie de faire la queue à la banque, et ils ont la sécurité de savoir que leur rémunération a été déposée quand ils sont en dehors du bureau ou en vacances. Les employés bénéficient également par la sûreté et la sécurité de la transaction, et le potentiel d'accumulation d'intérêts a augmenté. En outre, de nombreux employeurs offrent des dépôts divisée où les employés peuvent utiliser pour augmenter automatiquement des économies en faisant porter une partie de leur salaire directement dans un compte d'épargne. Plusieurs institutions financières offrent gratuitement et compte d'autres avantages aux clients qui utilisent le dépôt direct.

Dépôt direct Préoccupations

Problèmes avec le dépôt direct sont rares parce que la transaction est électronique. Certaines statistiques indiquent que les contrôles de papier sont 20 fois plus susceptibles de causer des problèmes de dépôt direct. Généralement des problèmes avec le dépôt direct sont plus faciles à corriger que des problèmes de chèques de paie. Les mêmes procédures servant à corriger un problème avec un chèque de règlement peuvent être utilisées pour corriger pour corriger une erreur par dépôt direct. Communiquer tout changement de compte ou des fermetures à l'employeur à l'avance réduira la possibilité d'un problème avec le dépôt direct.

Obligatoires de dépôt direct par les employeurs

La loi fédérale interdit à un employeur de rendre obligatoire le dépôt direct dans un établissement "notamment financière". Tant que l'employé mai choisir sa propre banque, la loi fédérale est satisfaite. Cependant, les lois d'État sur le sujet du dépôt direct sont très variables. Certains États permettent le dépôt direct obligatoires et d'autres exigent le consentement volontaire de l'employé. Les lois des États individuels et / ou le Département d'Etat du travail devraient être consultés avant la mise en œuvre d'un programme obligatoire de dépôt direct.

Promotion de dépôt direct aux employés

Depuis le dépôt direct obligatoire n'est pas toujours une option, de nombreux employeurs ont utilisé des méthodes différentes afin de favoriser le dépôt direct pour les employés. Éduquer les employés sur les avantages du dépôt direct et répondre à leurs préoccupations et les idées fausses, augmente souvent la participation des salariés de manière significative. Premièrement, encourager tous les nouveaux employés à vous inscrire au dépôt direct au moment de l'embauche est utile. Dans certains États, les employeurs mai même en faire le dépôt direct d'une condition d'emploi de tous les nouveaux employés. Inserts paycheck périodiques sont un moyen efficace de rappeler aux employés sur le dépôt direct. Rappels sur le dépôt direct peut être imprimé sur fiche de paye aussi. Employeurs mai offrir des incitations pour les employés qui vous inscrire au dépôt direct ou au personnel des ressources humaines qui aident dans le processus. Aussi, les institutions financières offrent des séminaires mai employés au sujet de la sécurité et les avantages du dépôt direct ou à la fourniture des vidéos promotionnelles.

Sommaire

Le dépôt direct est une méthode sûre et efficace de gestion de la paie des employés et devrait continuer de croître en popularité pour les employeurs et les employés. Les avantages pour toutes les parties ont largement dépassé les réticences initiales soulevées à propos du processus.

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L'auteur, Ann B. Plunkett, est un avocat de l'emploi et président et fondateur de partenaires du travail, Inc, une firme de consultation des services des ressources humaines. Ann est souvent invitée sur une variété de droit du travail et les thèmes des ressources humaines. Elle a fait des recherches de dépôt direct de l'État des lois qui sont disponibles à directdepositlaws.com.