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Record Management est la pratique consistant à identifier, classer, archiver, préserver, et détruisant parfois des dossiers. Il existe une Norme internationale sur la gestion des documents, ISO 15489: 2001. Cela définit la gestion des dossiers comme, «Le domaine de la gestion responsable pour le contrôle efficace et systématique de la création, la réception, l'entretien, l'utilisation et la disposition des dossiers, y compris les processus de capture et de conservation de la preuve et des informations sur les activités commerciales et des transactions dans le sous forme de dossiers ». La norme ISO définit un document comme une "information créée, reçue, et maintenu à titre de preuve et des informations par une organisation ou une personne, en exécution des obligations légales ou dans la conduite des affaires». Il s'agit d'une pièce distincte de l'information enregistrée dérivés, accumulés ou reçus dans l'exécution préliminaire ou de l'achèvement d'une activité et qui constitue une composition assez, l'importance et la structure de fournir une attestation de cette activité. Alors que la définition d'un dossier est souvent fortement identifié à un document, un dossier peut être soit un objet tangible ou de l'information numérique qui a une valeur à une organisation. Souvent, un système de gestion des dossiers permet d'aider à la capture, la classification et la gestion courante des dossiers tout au long de leur cycle de vie. Un tel système mai être fondé sur le papier (comme les cartes d'index tel qu'il est utilisé dans une bibliothèque), mai ou être un système informatique, telle qu'une application de gestion électronique des documents. Un système de gestion des dossiers est un programme informatique (ou ensemble de programmes) utilisées pour suivre et stocker des dossiers. Le terme se distingue de l'imagerie et de systèmes de gestion documentaire qui se spécialisent dans la capture de papier et de gestion de documents, respectivement. Systèmes de gestion des dossiers prévoient généralement spécialisés sur la sécurité et les fonctionnalités d'audit adaptées aux besoins des gestionnaires du dossier. Comme transformés, de gestion des documents commence par la création, d'approuver et appliquer les politiques dossiers, y compris un système de classification et une politique de conservation des dossiers. La prochaine activité serait d'élaborer un plan d'entreposage des documents, qui comprend le court et le logement à long terme de documents physiques et d'informations numériques. En mettant ce plan en action, il est nécessaire d'identifier les documents existants et nouvellement créés, les classer, puis les placer selon les procédures d'exploitation standard. L'étape suivante consiste à coordonner l'accès et la circulation des documents à l'intérieur et même en dehors d'une organisation. Et enfin, d'exécuter une politique de rétention d'archiver et de détruire des dossiers selon les besoins opérationnels, les procédures opérationnelles, les statuts et règlements. Il est évident que la gestion des dossiers est une activité essentielle pour garantir et de certifier l'authenticité de nombreuses transactions d'affaires et les activités gouvernementales. La propagation et l'avancement des documents électroniques et leur exposition probables litiges ont donné aux questions concernant la vie privée, protection des données, et le vol d'identité, ce qui pose certains problèmes dans la gestion des dossiers. Gestion des dossiers implique une variété de disciplines variées. Au plus simple, les registres doivent être organisés et indexés. En plus de paramètres complexes, d'enregistrer les demandes de gestion de l'expertise médico-légale, histoire, ingénierie, et le droit. Dans un environnement d'affaires, c'est généralement une question du dépôt des documents d'affaires et de les rendre disponibles pour la récupération. Toutefois, dans de nombreux domaines, les dossiers doivent être identifiées et traitées beaucoup plus attentivement. Record management alors besoin d'une coordination de nombreux experts pour construire et entretenir le système. Copyright 2007 Ismael D. TABIJE |