L'achat progiciel: Cinq Conseils pour vous aider à traverser la Sales Pitch et acheter le bon package

Progiciel est souvent l'une des plus grandes dépenses en technologie d'une entreprise. La promesse de progiciels est convaincante: remplacer les applications personnalisées lourd développé en interne avec un format standard, système intégré, basés sur des procédés basés sur les dernières meilleures pratiques du secteur. Tout cela est combiné avec des promesses d'une mise en œuvre rapide et relativement indolore des mises à niveau quand la prochaine version du paquet est remis en liberté. La popularité de progiciels a vu le développement et la livraison de colis à couvrir tous les aspects d'une entreprise: du CRM et ERP à l'obtention, les colportée par les plus grands noms de l'entreprise, tels que Microsoft, Oracle, SAP, etc

Le processus de sélection pour l'achat d'un paquet, tandis que fastidieuse, laisse souvent le groupe de sélection avec une impression positive. Les vendeurs promettent que le logiciel fonctionnera parfaitement "out of the box", et que toutes les personnalisations peuvent être facilement et à peu de frais en compte. À la fin du processus, le comité de sélection se sent souvent comme s'ils ne pouvaient pas prendre une mauvaise décision. Fast en avant plusieurs mois et vous mai trouver une malédiction au CIO la société de logiciels et de nombreuses personnes de son personnel se demandant comment ils ont abouti à une telle pièce rigide de ferraille. La réponse se trouve souvent dans les exigences et le processus de sélection. Les cinq conseils ci-après fournissent un guide pour non seulement de sélectionner un paquet, mais ne sachant à quoi s'attendre lors de l'achat du progiciel.

En œuvre des processus, pas de logiciel

La plupart des entreprises La plus grande erreur faire lors de l'achat du progiciel est de voir la décision comme un achat de logiciel. Les vendeurs vantent les disponibilités des «meilleures pratiques» intégrées dans le logiciel, mais ce qu'ils vendent vraiment, c'est un processus particulier pour compléter une transaction commerciale. Chaque fournisseur gère un processus, comme l'émission d'un ordre d'achat ou de créer une campagne de marketing d'une manière particulière. Si une de vos principales préoccupations est la construction d'un nouveau processus de facturation des clients, portez une attention particulière à la façon dont le processus fonctionne dans les logiciels de chaque fournisseur. Malgré ce que le vendeur vous le dis, martelant un processus d'affaires existants dans un package qui utilise un tout autre ensemble de règles fonctionne rarement. Il faut toujours présumer que vous serez mise en œuvre du processus de votre colis est livré avec, et s'assurer que ses processus fonctionnera pour votre entreprise.

Création du Comité de sélection ultime

Comme le conclut le point ci-dessus, vous achetez des processus plutôt que simplement un ensemble d'outils logiciels. Gardez cela à l'esprit que votre construire le comité de sélection qui sera finalement choisir le paquet d'achat. Un comité de sélection devrait avoir:

• Un ou deux hauts responsables de niveau de décision dans les unités touchées
• Processus d'affaires des experts de toutes les zones touchées
• Les analystes financiers, qui peuvent déterminer le ROI de chaque colis avec l'aide des experts susmentionnés
• Dans une mise en oeuvre particulièrement complexe ", Hired Gun" experts dans chaque forfait, qui peuvent obtenir une rude poignée sur le coût de la mise en œuvre. Ne laissez pas cette tâche à l'agent immobilier forfait!
• Les anciens systèmes experts qui ont une bonne connaissance des structures de données actuelles et les données qui doivent être converties au nouveau système
• Sélectionnez le personnel technique qui participeront à la mise en œuvre

Un comité de sélection typique est lourde sur le bas de la liste et de la lumière vers le haut, portant des charges des développeurs de systèmes et les gens qui voient le paquet dans son nouvel environnement de développement logiciel. Ces gens ont tendance à être vendus sur les caractéristiques et les «facteur fraîcheur» d'un paquet particulier, et comme ils saisissent rarement la complexité d'un processus métier particulier, ou quels sont les avantages et les inconvénients d'un processus emballés offrira, ils préfèrent un ajustement technique " que mai ne pas convenir d'affaires. Ils sont également utilisés pour un monde où une exigence entre en jeu, et les outils logiciels sont utilisés pour construire une solution à partir de la base. Comme les points suivants démontrent, c'est exactement comment ne pas mettre en œuvre avec succès un paquet.

La sélection ultime comité évaluera chaque processus d'affaires qui sera changé, et de déterminer si, par ordre de préférence:

• Le processus d'emballage peut servir comme une goutte »dans« le processus de remplacement de l'héritage
• Le processus d'héritage doit être modifié afin d'accueillir l'emballage ou
• Dans le pire des cas, le processus d'emballage devraient être modifiés pour s'adapter au processus de l'héritage

Des experts dans le paquet en particulier à l'étude peut jeter quelque lumière sur la difficulté et le coût de chaque option, et le comité de sélection devrait garder à l'esprit que c'est toujours moins cher et plus facile à long terme, d'utiliser une goutte »dans« processus ou modifier le processus d'héritage à accueillir le système plutôt que l'inverse.

Gathering Requirements

Une fois que le comité de sélection est rassemblée, ils devraient procéder à une exigence préliminaire de collecte de session pour identifier les "must have" des processus et des fonctions qui seront référencés au cours des présentations des fournisseurs. La sortie de la collecte des besoins doit être une liste punch des exigences du procédé caractéristiques non techniques. Par exemple, une exigence de bon serait «Capacité de gérer notre courant de la série 1000 produit et de ses associés 78 configurations. Configurations doivent être faciles à construire par les vendeurs, et devrait «exploser» à une ligne de Pack-list de l'objet pour l'entrepôt. "Ceci est en contraste avec une liste à puce qui contient des choses comme« Easy modélisation variante, ATP, RFID, etc . "Alors qu'un paquet de mai les caractéristiques que vous voulez, si elle ne peut pas tenir compte des exigences de processus clés ou d'un produit ou des modèles de service à la clientèle, il n'est pas approprié pour votre entreprise.

Également documenter les systèmes existants qui doivent être interfacé avec le progiciel. Vos experts en systèmes existants peut aider à déterminer quelles structures de données qui devront être changés sur l'héritage ou le côté paquet de la maison, et la complexité de l'interface requise. Les spécialistes du système Legacy peut également contribuer listes de systèmes clés qui devront être converties dans le nouveau package, et d'estimer le délai nécessaire à la conversion et de valider les données.

Classement chaque exigence en ordre de priorité, et de résister à la tentation de dépenser 80% de votre temps à vous concentrer sur les 3% de votre activité qui est trop complexe ou d'une exception-based. Un ensemble génère des économies de coûts en standardisant et en éliminant les processus d'exception et "unique", les processus d'affaires, ne pas les faire cuire avant vous ont même signé le chèque pour le logiciel.

Ventes Demos

Des démonstrations de produits sont la partie la plus agréable du processus d'emballage de vente. C'est là que slick présentations PowerPoint sont finalement remplacés par un système de démonstration, nous l'espérons configuré pour montrer comment certains de vos processus d'affaires pourrait ressembler à un système en direct. Encore une fois, pendant le temps de démo s'assurer que le vendeur affiche aussi les processus d'affaires qui sont pertinentes pour votre entreprise et l'industrie, et de montrer comment le logiciel pourrait répondre à certaines de vos exigences. Mai il est irréaliste de s'attendre à une démonstration pleinement fonctionnelle qui comprend l'ensemble de vos produits et tous les scénarios imaginables, mais il est raisonnable de s'attendre à des scénarios qui utilisent un couple de matériaux par exemple et les clients que vous fournissez, ou tout au moins des données et les processus relatifs à votre industrie . Gardez votre liste des processus clés dans la vue à tous les temps, et se demander comment le système va les accueillir, plutôt que d'être distrait par les choses comme les noms de domaine, des configurations d'écran et des caractéristiques du clinquant.

Être réaliste sur les délais de mise en œuvre

Les vendeurs vantent souvent la rapidité avec laquelle leur forfait particulier peut être mis en œuvre, et pour raison valable. Time is money dans la plupart des entreprises, et plus rapidement un package peut aller de l'installation au déploiement, la moins coûteuse la mise en œuvre. De nombreuses entreprises se sont appuyés sur les estimations des fournisseurs, seulement pour être fixés avec des coûts de montage et de plus en plus éloignée des dates go-live, se demandant ce qui n'allait pas.

Les vendeurs ne sont que partiellement à blâmer, car leurs estimations de temps prendre peu ou pas de personnalisations pour le forfait. La mise en œuvre par le fournisseur livré "meilleures pratiques" peut souvent être réalisé dans une façon rapide, mais beaucoup d'entreprises sous-estiment le temps nécessaire pour que toutes les personnalisations nécessaires, ou des changements à l'aspect pratique de l'entreprise qui sera nécessaire pour la mise en œuvre pour réussir. Interfaces requises pour les systèmes existants peuvent aussi rapidement devenir un «trou noir» et consomment de grandes quantités de temps et d'argent.

La détermination d'un calendrier précis de son application est où votre liste de punch des processus clés et «Hired Gun" experts dans le système considéré entrent en jeu. Alors qu'il serait impossible à ce stade de fournir une estimation d'une précision parfaite du temps, sachant que l'un paquet mai besoin d'environ six mois plus de temps pour mettre en œuvre peut être un facteur décisif dans le choix d'un forfait plutôt qu'une autre.

Personnalisations Kill Implementations

Peut-être le plus grand facteur de prolongation des délais, soufflées budgets et a raté les attentes lors de l'application du progiciel est liée à la quantité de personnalisations. Les paquets sont des systèmes intégrés, et souvent un changement d'apparence mineure dans un domaine a un trickle down effect sur de nombreuses autres parties du système. Personnalisations temps de développement augmenter, nécessitent du temps à des tests supplémentaires, et une augmentation des coûts de soutien dans le long terme. L'une des grandes promesses du logiciel utilisé est la facilité des mises à jour, mais cette promesse repose sur l'hypothèse que le colis n'a pas été largement personnalisée par le client.

La liste des processus clés punch aidera à déterminer où la personnalisation est nécessaire, et permettre une discussion approfondie avec le vendeur avant de contrôles ont été signés. Par exemple, si la facturation est un processus clé qui peut être satisfaite par un paquet en particulier par la modification des processus existants, de chagrin et de «mal de poche" seront enregistrés dans le long terme en changeant l'entreprise plutôt que du logiciel. Les experts du processus de travail concernant le comité de sélection peut aider à évaluer les difficultés de changer le processus et à identifier les coûts cachés dans cette région également.

Bien que certains de l'éclat autour du progiciel s'est estompée depuis la fin de true-to-end solutions ont fait leur apparition au début des années 1990, il est encore une excellente solution aux nombreux problèmes des entreprises: le remplacement d'anciennes applications du vieillissement, les processus d'entreprise intégrant et en abaissant les coûts d'entretien entre autres . Sélection de logiciels avec ces cinq critères de l'esprit peut faire la mise en oeuvre moins coûteuse à long terme, et assurer pose les questions appropriées. Début d'une mise en œuvre avec les yeux grands ouverts est beaucoup moins risqué, et plus susceptibles d'empêcher les cheveux gris prématurés que s'enliser dans une mise en œuvre à défaut, en demandant "Et si nous avions choisi le paquet X?"