Outsourced Groupware

Il ya plus de deux ans, j'ai commencé à travailler avec un couple de clients SMB (environ 30 personnes dans chacune) qui vont perdre l'accès à leur infrastructure de serveur Exchange à la suite d'être vendus par leur société mère pour devenir partie d'une organisation beaucoup plus petite.

Les nouveaux propriétaires d'entreprise ont été confrontés à faire un investissement important composé de matériel nouveau serveur, 1 Exchange Server 2003, licence, 1 licence Windows Server 2003, 60 CAL Exchange, ainsi que des anti-virus et anti-spam de licences de logiciels. Avec le coût des licences des logiciels approche UA 15.000 dollars, et un modeste serveur d'ajouter un autre 5000 $, les nouveaux propriétaires ont tout naturellement un peu nerveux pour commencer à parler de ce que mes frais de consultation peut-être pour l'installation et le soutien continu.

Ayant été un heureux utilisateur d'un service de messagerie hébergée Exchange pour mon e-mail propre entreprise depuis un peu plus d'un an à cette époque, il semble prudent de recommander à ma coquille-client choqué que peut-être boîte aux lettres Exchange hébergement externe mai être une alternative viable. Prix de la part des États-Unis a accueilli les fournisseurs est 9.95US $ par boîte aux lettres par mois, avec l'Australien fournisseurs de tarification fondées sur des montants similaires, mais ne sont pas aussi généreux avec l'espace de stockage sur les plans par défaut.

Je suis restée avec mon premier fournisseur Exchange a accueilli pendant 9 mois, mais le tarif minimum hébergement de 49.95US $ par mois (l'équivalent de 5 boîtes aux lettres) semblait un peu fort, après un certain temps, et il ne figure que 100Mo de stockage pour chaque boîte aux lettres. (Ils ne fournissent gratuitement Sharepoint 2003, cependant, mais je n'en ai jamais utilisé.)

En conséquence je suis passé à un autre fournisseur qui inclut 200 Mo d'espace de stockage par boîte aux lettres (partagée entre tous les comptes), et un minimum de 3 boîtes aux lettres pour 32.83US $ par mois. En plus d'être meilleure valeur j'aime leur interface d'administration bien meilleure que la précédente, alors je l'ai coincé avec eux depuis avec absolument aucun problème.

Mon fournisseur actuel inclut également une protection AV et l'accès à un logiciel anti-spam dans le prix global, d'autres changements mai une petite quantité supplémentaire par mois pour ces services. (Suggestion: toujours inscrivez-vous sur les programmes antivirus et anti-spam). Je n'ai jamais reçu d'email de virus, et mes mails spam ont été coupés à environ 1 tous les 2 jours en moyenne. En plus de cela, Outlook Web Access (OWA) est disponible immédiatement pour que les messages peuvent être gérés par un navigateur IE partir de n'importe quel PC connecté à Internet, et l'on jette dans une licence d'Outlook 2003 pour chaque boîte aux lettres.

Les résultats - 2 ans plus tard

Les deux clients ont estimé à dépenser environ 5000 $ AUD par an et une estimation d'avoir sauvé au moins que beaucoup encore une fois chaque année de licence et des frais de consultation. La meilleure partie est que les exigences d'administration sont presque nuls, et le service a toujours travaillé.

Positifs et négatifs

À mon avis, si vous êtes un marché de petites et moyennes entreprises et veulent que le groupware fonctionnalités offertes par Microsoft Exchange, il est difficile d'ignorer un partagée Microsoft Exchange Hosting service comme une alternative viable à avoir votre propre serveur. Je vois les aspects positifs et négatifs comme suit:

Upsides:

Vous n'avez pas besoin d'exécuter Windows 2003 Server d'avoir accès aux boîtes aux lettres Exchange Server 2003.
C'est beaucoup moins cher que d'acheter un serveur et les licences.
Presque pas de l'administration informatique nécessaire (pas de serveur d'application de correctifs, la mise à jour de logiciels, les sauvegardes ou d'entretien).
Garantie de disponibilité de 99,999%.
Le fournisseur d'hébergement prend soin de l'espace de rack, les serveurs, la sécurité, l'amortissement et les autres aspects physique et financier de la gestion d'équipements.
Niveau de l'entreprise AV et anti-spam disponibles à très faible ou nul coût supplémentaire.
2003 licences de logiciel client Outlook inclus.
Très simple administration via un navigateur Web. Inclut d'être capable d'ajouter / supprimer des boîtes aux lettres, mots de passe de changer, ajouter des domaines supplémentaires, ajouter des adresses e-mail supplémentaire, ajouter / mettre à jour les listes de distribution mondial. Etc
Simple à mettre à niveau pour l'accès via BlackBerry (frais en sus)
Outlook Web Access construit po

Inconvénients:

Les sauvegardes sont effectuées plusieurs fois par semaine, et conservé pendant seulement 1 semaine, et de restaurer une banque d'informations au format pst peut coûter jusqu'à $ 450us. (Cette mai ne pas être appropriés pour certaines organisations, mais bi-mensuelle des sauvegardes hors site sont disponibles comme un service supplémentaire.)
Nom d'utilisateur du client Outlook / mot de passe n'est pas partagé avec votre service de répertoire existant. (Chaque fois que vous démarrez Outlook, un mot de passe doit être tapé).
Fonctionne mieux avec le client Outlook 2003 est exécuté en mode mis en cache, qui installe uniquement sur Windows 2000 ou XP clients.
Assistance téléphonique est américaine établie, bien que partiellement disponibles pendant les heures d'ouverture Australie, si vous avez un problème. (Email soutien 24x7).