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Je suis allé sur une entrevue pour un poste d'administrateur des ventes une fois et je me souviens de la première et plus importante question de la VP of Sales m'a demandé: «Comment allez-vous pour gérer mes mails?" Au moment de l'entrevue, je ne savais pas comment cette question est importante, mais j'ai trouvé plus tard que ma réponse a été la seule raison pour laquelle ils m'ont embauché. L'organisation ou la gestion d'e-mails est l'une des plus grandes frustrations un exécutif a, dans leur journée. Ils peuvent traiter des réunions, qu'ils puissent se doter d'un budget, et ils peuvent Razzle dazzle et dans la salle du conseil, ce qu'ils ne peuvent pas faire est de garder leur boîte de réception de s'accumuler. Donc, nous allons jeter un coup d'œil à des courriels, d'accord? Combien de nombreux e-mails dans votre boîte de réception? Combien de nombreux e-mails sont dans votre boîte de réception des cadres? Scary, isn't it? Maintenant, combien de ces e-mails sont lus? J'ai récemment eu une expérience avec un de mes clients au sujet de ses courriels ou le manque d'attention à ses e-mails. Nous prenions une session à la fois avec Jill et son adjoint, lorsque le PDG est venu participer à la discussion un courriel qu'il avait envoyé la veille. Inutile de dire que la réponse de Jill n'était pas ce que le PDG était recherchez. Elle n'a pas lu l'e-mail et elle n'avait pas "vu" l'e-mail. En quelques secondes, j'ai regardé les expressions sur les visages 3 soins individuels y va de la confusion, la panique, la peur, la colère, la frustration, la dévastation et la consternation. Ainsi priorité, l'organisation et la gestion des e-mails est devenu haut sur la liste du PDG de choses pour moi à corriger. Sur la liste des points dont nous avions besoin de rendre ce système un succès, a été de 5 couleurs différentes de Post It Flags, un surligneur, et de s'assurer admin Jill eu pleinement accès à ses courriels. Une fois que nous avions les fournitures en main, nous sommes passés par notre plan d'attaque! Nous avions déterminé dès le début que Jill est une personne très visuelle qui avaient besoin de la matérialité du papier en vue de lui faire à l'aise dans l'accomplissement de sa charge de travail. Comme nous savions que, j'ai envoyé Beth, assistant de Jill, l'imprimer pour chaque email que Jill avait dans sa boîte de réception qui a été lu, y compris les pièces jointes. A cette époque, Jill avait 356 e-mails non lus de sorte qu'il allait prendre énormément de temps et une tonne de papier. Alors que, Beth faisait cela, Jill et j'ai créé un couple de règles dans sa boîte de réception. Une règle a été pour le PDG et son assistante. Tout courriel provenant de l'un d'eux allait aller dans un dossier spécifique dans ses courriels marqués POO (Bureau du Président). Jill serait désormais toujours être en mesure de voir quand un e-mail était venu de son bureau et elle n'aurait pas à aller chercher. Nous avons ensuite archivés ses courriels à un réglage de 45 jours. Tout cela par lui-même réduit sa taille boîte de réception total à 548. Depuis Beth était l'impression de tous les courriels qui n'a pas été lu, j'ai eu Jill commencer à déposer ou de supprimer les e-mails qui ont été prises en charge. Avec Jill occupé avec son e-mail de tri, je suis entré pour aider Beth créer un système de gestion d'emails pour Jill. Il y avait 5 étapes d'action pour l'email de Jill; To Do - répondre - Rencontre - Voyage - FYI. Chacun de ces cinq actions avait sa propre couleur: Orange - à faire; Green - afin de répondre; Blue - Réunion; Rouge - Voyage; Jaunes - FYI. Comme les e-mails sortaient de l'imprimante, Beth déterminerait quelles mesures devaient être prises dans ce message particulier. Si c'était quelque chose de Jill besoin de faire physiquement, il a reçu un drapeau orange en haut. Beth a ensuite insisté sur l'action requise et toute autre information pertinente afin Jill pourrait facilement voir ce qu'on exigeait d'elle. Elle a ensuite répété l'action pour chaque e-mail. Après, nous les avions tous terminé, nous les avons classés par catégorie pour l'ensemble de ses To Do emails étaient sur le dessus, puis à réagir et ainsi de suite. Ensuite, trois d'entre nous assis et a traversé toute la pile. Beth ferait une brève récapitulation de l'email, si elle était déjà pris soin d'elle le mettre dans le bac de recyclage. Si une action doit encore être fait, Jill dicterait à Beth ce qui était nécessaire et elle ne serait-il mis de côté. Beaucoup de fois, Jill dicterait un e-mail pour Beth pour écrire et envoyer pour elle qui a sauvé Jill une tonne de temps à son courrier électronique. Une fois que nous avons terminé la pile massive, nous avions encore 65% des documents que nous devions faire quelque chose. Beth sorti tous les courriels qu'elle pouvait gérer pour Jill et le reste Beth a pris et est entré en Jill liste des tâches à l'intérieur d'Outlook et ensuite placé la pile de retour sur le bureau de Jill. Rappelez-vous, Jill est une personne visuelle afin de les avoir uniquement dans sa liste de tâche aurait été la mendicité pour la Terre de l'oubli. Au lieu de cela, Jill pourrait visuellement par les drapeaux sur les e-mails ce qu'elle devait faire. Tous les éléments qui ont été marqués pour elle à faire, elle pourrait trier et retirer celles qui sont une priorité et commencer à détailler ces points. À la fin de la journée, Jill avait boîte de courrier électronique nettoyé et un nouveau système en place. Mais le travail ne s'arrêtait pas là! Chaque matin, Beth entrerait en travail 15 minutes plus tôt et aller directement par e-mail de Jill. Elle aurait ensuite répéter l'impression, la signalisation, en soulignant et en entrant dans la liste des tâches de Jill. Dès que Jill est entrée en travail, Beth avait toute l'attention de Jill pendant 15 minutes afin qu'ils puissent passer par email les nuits précédentes. Non seulement cette accomplir un système géré par email, mais Jill et Beth a continué pour être une équipe plus productive. Jill a été promu vice-président et a reçu les éloges de ses clients d'être attentifs aux courriers électroniques et résoudre les problèmes dès qu'ils se posaient. Beth n'est pas seulement devenue un formidable atout pour Jill, mais à la société aussi. Elle s'entraîne actuellement tout le personnel administratif entrant sur l'organisation des emails et de gestion. Astuce supplémentaire: Outlook 2003 vous permet à la couleur des drapeaux de code sur des emails. Au lieu d'imprimer et on a marqué physiquement, vous pouvez marquer dans votre Outlook et tri par couleur de drapeau! Bonne organisation! |