Le nouveau Pilot Salle de conférence

Présentation

Rendre les principaux systèmes de travail en entreprise exige de la planification, de la vision, le leadership, travail d'équipe et un grand effort. Cette présentation explique le rôle de la R C ONFÉRENCE P ilot OOM (CRP) pour aider à assurer le succès, comment aider les réorganiser le système d'affaires de l'entreprise, comment en créer un et l'exploiter.

Qu'est-ce qu'un pilote de la salle de conférence?

Une méthodologie pour élaborer et de simuler le fonctionnement d'un système, pour savoir comment ça marche / devrait fonctionner et la meilleure façon de gérer l'entreprise avec lui - avant de «vivre» la mise en œuvre.

On-Line, interactifs, systèmes intégrés et d'évaluation du logiciel confondre et méthodes traditionnelles de planification. Various "convivialité" des questions et des logiciels "personnalité" sont beaucoup plus faciles à évaluer et à comprendre dans une simulation de vivre que grâce à l'examen de la documentation, cartes de débit et de vente du vendeur. Il peut être en ligne ou sur papier.

Le CRP a été traditionnellement associé à l'expérimentation et de modélisation des affaires avec de nouveaux logiciels informatiques, mais peut aussi être utilisé pour gérer l'évaluation des politiques, procédures, organisation, des formulaires, de formation et de mesures du rendement. Il peut être utilisé pour tester les modifications apportées aux systèmes existants. Plus on se rapproche de la réalité, le plus efficace de l'expérience de formation. Il est de plus en plus courant de laisser une base de données CRP en place pour servir de banc d'essai permanent et l'éducation / outil de formation.

Applications

Certaines personnes utilisent le terme pour désigner CRP logiciel de test avant la mise en œuvre. Bien que cela est une excellente application, la liste ci-dessous indique qu'il existe des utilisations bien plus loin:

Le CRP mai être utilisé pour: • La politique Découvrir / des questions de procédure, des solutions alternatives et d'initier des améliorations. • Partiellement ou totalement repenser le système de l'entreprise pour une performance améliorée. • Former les employés dans le fonctionnement des politiques system/software-, des procédures, des logiciels, des formulaires et rapports. • Acquérir une compréhension pratique et évaluer comment le logiciel fonctionne vraiment approche, les forces et faiblesses. • la précision du test de propositions des fournisseurs, des revendications, et la documentation. • Aider à développer un plan viable pour la conversion, la mise en œuvre et l'utilisation des logiciels dans le cadre d'un système global. • Offrir un enseignement dans la façon dont un système de fabrication et de logiciels pourraient relations travail-en particulier interministérielle. • Faciliter la construction de descriptions des systèmes et des démonstrations de conformité réglementaire.

Le CRP mai être utilisé pendant une ou plusieurs phases du cycle de vie du système: • Identification et élaboration de politiques, procédures et des méthodes d'exploitation. • Croisière Shakedown d'affiner / débogage de logiciels, les politiques, procédures, formation et même l'approche organisationnelle. • La formation continue des outils. • la poursuite de banc d'essai d'un nouveau logiciel / modifiées, les politiques, les procédures, les domaines d'application, y compris l'intégration système.

Il ya plusieurs avantages majeurs sur d'autres approches: • d'évaluer, de tester et d'apprendre à risque minimal. • Tester des solutions de rechange, plus globale. • Plus facile à contrôler les conditions. • beaucoup plus rapide et moins cher que simulation complète, "en direct" pilote, le fonctionnement en parallèle ou "cold turkey" / "big bang" (mise en oeuvre totale de tous à la fois). • Beaucoup plus réaliste que programme / module techniquement tests orientés. • La CRP est lente, mais elle se traduira généralement en mieux, les résultats de la mise en œuvre plus rapide dans le long terme.

Il existe aussi des inconvénients: • CRP sont de temps. • Elles sont un frein au départ vers le bas du cycle d'application, mais peuvent donner de meilleurs résultats. • Exiger degré élevé de discipline, mais il en va de la mise en œuvre d'un système important - pensez-y comme bonne pratique.

How It Works

Recommandé des éléments clés d'un succès CRP sont décrites et expliquées brièvement:

A. Planification / Organisation

• Objectifs - C'est une bonne idée pour rappeler les objectifs du système ou de les écrire si vous avez pas déjà fait. De bons objectifs sont clairs et quantifiables, si possible. Ils appuient directement le plan des objectifs stratégiques de l'entreprise et ses objectifs. Objectifs CRP devrait être choisi dans la section Applications ci-dessus et adaptés aux objectifs de l'entreprise.

• Champ d'application - Il est important de préciser ce qui est inclus - et non inclus - dans votre CRP. État des demandes, les organisations concernées et l'ampleur de la participation souhaitée. Par exemple, voulez-vous complètement repenser le processus visant à éliminer tous les non-opérations à valeur ajoutée, ou simplement d'automatiser ou de convertir une approche existante? Le projet englobe tous les systèmes d'affaires de l'entreprise, ou simplement d'achat, MRP ou des comptes à payer?

• Organisation - Qui sera chargé de diriger, d'interprétation et d'agir sur les résultats? Quel est le rôle de chaque acteur? Quel degré d'autonomie et l'empowerment est supposé? Comment allez-vendeurs de MIS,, les consultants soient impliqués?

• Approche - Comment le projet du PRC? Comment les joueurs pourront vaquer à leurs tâches? Quels outils seront utilisés pour accomplir le processus?

• Plan du projet - Créer les principales étapes, les dates, les activités de soutien, les assignations de responsabilité, les relations priorité, les durées, les ressources nécessaires (personnel, équipement, soutien extérieur). Le plan se veut le principal outil de gestion de projet et mai en fait être un sous-ensemble d'un plan de grande envergure, comme la mise en œuvre MRPII. Chaque domaine d'application doit avoir ses propres jalons, des gens responsables et plan d'activités. Nous avons trouvé qu'il fonctionne mieux d'utiliser au moins certaines personnes dont les responsabilités professionnelles régulières se situent dans les zones touchées.

B. Définition des besoins / documentation

Certaines personnes disent que cela ne devrait pas faire partie d'une CRP. Il apparaît ici pour trois raisons: • Assurez-vous qu'elle n'est pas oubliée. • Mettre une entreprise plutôt que l'accent techniques sur la CRP. • Mettre dans la structure de l'effort de CRP.

Sans un fondement méthodologique pour l'exploitation d'un nouveau système, le CRP aura tendance à errer sans but et sera l'objet de manipulations par des vendeurs ou autres avec un autre agenda. Si les exigences sont déjà définies - great. Cependant, mon expérience est que la plupart des sociétés qui prétendent avoir cette complètes ont accompli un travail superficiel ou incorrecte. Ne plongez pas dans le logiciel avant cette devoirs important est fait en premier!

Il est impératif de savoir où vous allez et où vous venez à partir de laquelle se lancer dans l'aventure périlleuse de l'évolution majeure du système. AS-est et à être des systèmes d'approche de définition ne peuvent être shortcutted tellement avant d'exécuter des ennuis. Bien que nous ne pensons pas qu'un système existant, si c'est pour être remplacé, devrait être exhaustive et richement documenté, il est nécessaire de comprendre comment il fonctionne et quelles sont les questions et les problèmes existent. Par la suite, une première coupe plus détaillée et globale "à être" définition devrait être créé. Il mai être successivement raffiné que le programme va de l'avant.

L'expérience a montré que la plupart des efforts de documentation sur le système initial ne reflètent pas la richesse réelle, la complexité, l'ambiguïté et la diversité du fonctionnement du système réel. Les gens présument généralement que le système actuel est logique et rationnel, mais il n'est pas toujours le cas. Première passe analyses semblent souvent «mono-thread", en ce sens qu'ils montrent ce qui se passerait si tout allait bien. Dans la vraie vie, il ya beaucoup, beaucoup d'exceptions, la ramification et complexes nécessitant des activités de remplacement. Pour aggraver les choses, tout le monde ne s'occupe des choses de même dans tous les cas. En fait, il ya habituellement une bonne partie de l'ambiguïté et même des impasses dans la plupart des systèmes de facto. MRB, les retours sur vente et la transformation à l'extérieur sont de bons exemples de cela dans la plupart des entreprises.

Développement classiques et outils de documentation sont souvent pas utilisées d'une façon qui traite de ce qui précède de façon efficace. Afin de mieux faire face à ces problèmes que nous avons utilisé le diagramme des flux vivant "méthode avec un degré assez élevé de succès pour un certain temps. Au lieu de documentation sur les systèmes à percer, des diagrammes complexes qui se cache dans les livres, essayez ceci:

Employer les utilisateurs des systèmes / membres de l'équipe projet, et non professionnels des systèmes, de construire les cartes. Utilisez les systèmes de gens comme facilitateurs. Pourquoi? • Insuffle utilisateur propriété. • Les utilisateurs savent mieux ", où les corps sont enterrés."

Gestion de projet et les gens sont souvent de véritables systèmes nerveux à le faire parce que les utilisateurs se heurtent souvent à une mauvaise analyse, exigences irréalistes, ou pire encore, tenter d'automatiser le statu quo.

Comment éviter ces écueils

• D'abord, offrir une éducation dans les approches des systèmes modernes et de fournir de solides bases dans les demandes à étudier. Mis en place bien qualifié et bien des équipes équilibrées. Exposer les gens aux méthodes utilisées par les entreprises plus réussis, mais tenir compte des différences, en s'assurant qu'ils ne prétendent pas que «ça ne marchera pas ici parce que nous sommes Aérospatiale" ou "des sottises semblables. Ensuite, expliquer soigneusement comment vous voulez que la documentation fait.

• Ensuite, fixer des objectifs à atteindre, tels que: réduire la paperasserie de 50% dans le traitement des commandes, ou couper le délai d'approvisionnement de 33%. Cela va forcer les gens à voir au delà des approches actuelles pour atteindre les approches souhaitée. Elle aidera également à s'assurer que le projet va générer un retour sur investissement. Souligner que les processus ont besoin d'être repensée, et pas seulement répliquées sur un nouveau système informatique.

Essayez de mettre des diagrammes sur les murs, grandeur nature, en utilisant des formes réelles, des écrans et des rapports. Connecter les débits, ensemble avec des flèches très visible. Record du temps de cycle, les responsabilités et les politiques applicables / procédures pour chaque processus. Mettre des notes sur le mur en expliquant ce qui est fait, comment et pourquoi. Passez en revue ces flux avec divers ministères, des vérificateurs, même à la clientèle et les gens du gouvernement à qui veut l'écouter et à fournir de la rétroaction! La veille de cet été écrit, le président de l'une des sociétés qui utilisent cette approche a été avec l'équipe car ils ont travaillé sur les cartes murales de faire des suggestions! Lorsque la dernière fois ce qui s'est passé dans votre entreprise? Un choix étonnant de personnes ont contribué à ce processus à cette société.

Maintenant, voici un point clé ...

Les gens ont écrivent toutes leurs suggestions, leurs nom et la date de petites cartes ou jaune "Post-It Notes ™ et tape-les sur le mur où ils s'appliquent. L'équipe de projet permet d'enregistrer, classer, éditer et de prioriser les sur une liste de problèmes, utilisée pour piloter les activités changent. Parlez de l'émancipation! Une fois la telle quelle configuration est documentée, discuter des enjeux et de la direction, puis un bon départ dans la to-be.

Le va-être charts mai être retravaille de l'AS-est, mais il semble fonctionner encore mieux avec les nouveaux graphiques, côte à côte avec les anciens. Soit dit en passant, ces diagrammes peuvent devenir massifs. Nous avons vu une qui consommaient onze grands murs. La ré-ingénierie »à être« version a été inférieur à la moitié de cela. Plus de mots conseil: ne laissez pas des spécialistes de travailler en vase clos-emploient des équipes de la Croix-fonctionnelle pour obtenir une image équilibrée et la connaissance complète des interactions du système.

En outre, il stimule votre créativité de l'équipe si on leur fournit quelques objectifs ambitieux, tels que: «réduire les temps de cycle et de la paperasserie administrative de 50%."

C. Administration

Administration compétente contribue de manière significative à une CRP succès. Il est recommandé que d'un administrateur chargé de fournir un point focal pour toutes les activités du CRP. Dans un projet de taille réduite, cette personne pourrait très probablement être le gestionnaire de projet dans son ensemble ou d'une personne MIS. Dans les projets plus vastes, ce serait typiquement une activité dévorante depuis des mois.

De travail au plan de projet pour l'allocation des tâches, la planification, de contrôle, de suivi et de rapports contribue à maintenir le programme dans les délais prévus, le budget et sur les rails.

L'administrateur doit planifier le CRP, et la documentation de processus établi les normes garantissent que les dirigeants fonctionnels publier des annonces rencontre, rencontre libération complète minutes, tenir des registres appropriés des réunions, des décisions et soumettre des questions insolubles au comité de pilotage. Cette personne devrait également surveiller le processus afin de s'assurer qu'il soit suivi tel que prescrit.

Maintenir les paramètres du système - par défaut, les paramètres pour des choses telles que les compensations des méthodes, des méthodes d'établissement des coûts, à l'exception des règles de déclaration, l'affichage des règles, par défaut les comptes de charge, etc

Veiller à ce que les bases de données sont maintenues: • CRP bases de données, utilisés pour les essais d'affaires structurés de divers scénarios probables. • «Play» pour les bases de données sous forme libre / ad hoc de l'expérimentation. • Formation de base de données, utilisés pour l'enseignement formel et informel. • MIS devrait maintenir sa production (live) bases de données pour les diverses organisations qui emploient le logiciel après mise en œuvre.

Entretien requis de bases de données CRP inclut des choses telles que le maintien des paramètres conformément aux instructions de la gestion de projet. Par exemple, l'administrateur mai être instruit par un chef de file fonctionnelle pour changer un paramètre, comme les stocks par défaut l'affichage numéro de compte. Avant cela est fait, il est conseillé d'examiner l'impact avec l'équipe et prendre les mesures appropriées avant / après mise en œuvre. Il pourrait être nécessaire d'informer les autres membres d'équipe de l'impact de ce changement. Changements testés dans le CRP mai ensuite être déplacé vers d'autres bases après l'équipe a indiqué que la direction à prendre. Pour de meilleurs résultats, MIS devrait probablement effectuer cette après avoir évalué l'impact et la consultation avec l'équipe, qui aurait déjà consulté les utilisateurs de systèmes clés.

L'administrateur de mai également être invité à maintenir des archives des bases de données de la CRP et de faire reculer / restaurer des versions différentes à diverses époques. MIS devrait donner à l'administrateur une main libre et les outils appropriés / Utilitaires pour l'accomplir de manière efficace et rapide.

D. Equipement / Installations

La mise en place d'installations appropriées peuvent améliorer les résultats, de réduire les coûts et le temps requis pour mener à bien la CRP. Une zone d'affectation du projet doit fournir un espace suffisant pour les équipes à assembler, effectuer des flux de mur de la cartographie des activités, la formation en classe et la conduite des essais de simulation. La figure 2 illustre une installation employés pour une entreprise de taille moyenne en œuvre un MRPII intégré / système financier.

Un nombre suffisant de terminaux, postes de travail et les deux lignes et imprimantes esclave doit être mis à disposition à proximité immédiate les uns des autres et des équipements des chambres (les imprimantes esclaves sont nécessaires pour documenter contenu de l'écran au point d'essai critique). Ceci permet une interaction plus efficace du groupe de l'exécution de ses tâches. Le matériel peut ensuite être recyclé à des fins de production, sauf si un petit cours CRP banc d'essai est maintenue.

E. Caractéristiques techniques • MIS doit fournir des bases de données tel que décrit ci-dessus, de les sauvegarder régulièrement, fournissent roll back / capacités de restauration et / ou de services, un équipement adéquat et de soutien. • Fournir de l'aide avec les flux de commandes d'emplois. • Poursuite de la participation MIS CRP à fournir des techniques et des applications soutien aidera à garantir des résultats favorables. Des consultants techniques, de logiciels et fournisseurs de matériel peuvent jouer un rôle important ici aussi.

F. phase opérationnelle

Il existe de nombreuses façons d'organiser les activités du CRP. Here's a good one: • Les chefs directs fonctionnelle construction d'as-is-être et à flux, identifier les problèmes. • L'équipe travaille sur les priorités, l'affectation et la résolution des problèmes identifiés. • administrateur de CRP ne une course informelle par le biais de cartes de système d'écoulement, procès exécute le logiciel en ligne, et développe une gamme «histoire» pour guider les scénarios à écrire. • administrator CRP dévoile le plan global du CRP et du calendrier. • administrator CRP énonce les lignes directrices scénario CRP. Gardez les cas de test faible. Vous voulez une coupe bien de produits, procédés et organisations concernées, ce n'est pas un exercice de grande envergure entrée de données.

Leaders fonctionnels construire des scénarios détaillés fonctionnelle en utilisant les lignes directrices, de posséder la connaissance des fonctions, la liste des questions et des conseils d'utilisateurs du réseau, les gestionnaires et d'autres partis intéressés. D'autres avis et d'augmenter ce produit.

Leaders fonctionnels pied des équipes multifonctionnelles et les utilisateurs potentiels du système à travers des graphiques de flux. Manutention question est abordée. Dirigeants prennent groupe à travers le scénario de référence exercices. Diverses questions et des ajouts aux problèmes prévus sont soulevées et les approches alternatives sont testées. La plupart des problèmes devraient être résolus par l'équipe durant les exercices ou par délégation, des mesures supplémentaires. Parfois, les questions seront renvoyés au Comité de direction lorsque le groupe est incapable de les résoudre. Cela devrait être inhabituel si la composition du groupe est correcte et ils sont habilités à répondre à la plupart des questions. Il est conseillé d'avoir eu au moins une partie de la formation des vendeurs et certainement le logiciel "générique" ou du secteur de l'éducation spécifique avant la tentative de ces étapes.

C'est une bonne idée de faire de soluces et de résoudre la plupart des questions sur le papier d'abord, avant de commencer la simulation par ordinateur. Pourquoi: paramètres trop dur de garder du rechargement de la base de données, refaire les exercices et remettre en place tout le temps.

N'ayez pas peur d'essayer des approches ad-hoc pour les problèmes rencontrés. Si inquiète de contaminer la base de données en s'écartant des éprouvé et vrai, essayez d'essais en vertu de contrats différents, des pièces, les comptes, ou même sur une base de données distincte. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons recommandé d'avoir une pièce de théâtre "" base de données plus tôt.

Ne pas tomber dans le piège de test des fonctions individuelles ou des fournisseurs de logiciels «modules». Exécuter une approche globale, intégrée test du système complet, avec des données qui circulent dans toutes les parties, de sorte que l'interaction peut être testée dans un environnement aussi proche que possible de celle qui doit être mis en œuvre.

Ne pas administrée que par les écrans des distributeurs et des rapports, ou de reproduire servilement votre démarche actuelle. Utilisez toutes les politiques, procédures et formulaires qui seront utilisés pour diriger effectivement l'entreprise, mais de déterminer les améliorations / rationalisation dans le processus. Le logiciel est seulement un outil d'affaires et ne fonctionnera que dans le cadre d'un ensemble intégré.

Documenter les résultats des tests et des discussions, en utilisant l'écran et les copies rapport ainsi que des notes écrites et les résumés publiés.

Dans la plupart des cas, le groupe ne commence à réaliser combien peu est réellement connu sur le processus et le nombre de questions ont échappé de lui dans le passé. Le processus de CRP permet la connaissance de se développer rapidement, et leur permettre de mieux résoudre les questions soulevées.

G. Disposition

Mettra fin à l'effort sont essentiels pour profiter de tout le travail à faire. Une approche structurée et méthodique, la documentation des résultats et le contrôle des questions en suspens aidera à rendre cela possible.

Il est important de saisir les résultats et les questions soulevées et à poursuivre sans relâche leur détermination à améliorer sans cesse l'approche du système. Résolution des problèmes est ce qui anime réellement le processus de changement.

Utilisez l'équipe habilitée à résoudre les problèmes dès que possible. Maintenir un dialogue avec les organisations concernées. Utilisez le comité directeur comme «l'arme secrète» pour surmonter les obstacles quand ils le peuvent pas.

Il ne suffit pas «automatiser le gâchis que vous avez déjà." Focus sur la reconfiguration du processus d'amélioration des performances, mais ne pas s'emballer. Dans certains cas, il est possible d'apporter des améliorations majeures après la mise en œuvre initiale.

Mécanismes mis en place pour traduire rapidement des résultats et des recommandations sur le changement. La meilleure façon de le faire: les membres des équipes compétentes devraient être tirées sur les zones touchées, être habilitées par leur direction de faire des changements, compte tenu des lignes directrices pour la mise en œuvre des changements rapides et encouragés à le faire! Pour surmonter les blocages bureaucratiques, nous suggérons que les changements suggérés être approuvé par défaut, s'il est entré dans un journal publie régulièrement publiés résolution, discuté lors d'une réunion de projet et restent stables malgré un temps spécifié.

Conclusion

Mai il est évident à partir du matériau qui précède que l'approche du CRP offre une excellente occasion pour l'évaluation, les tests, le développement, l'éducation et la formation. Il s'agit d'un excellent moyen de bâtir une équipe formée à l'avance, afin d'assurer une application plus efficace.

Il a été noté par des vétérans des implémentations du système de succès que des essais et autres activités pilotes de séance a eu beaucoup plus de temps que prévu initialement, mais qu'il valait la peine. Certains de ces mêmes personnes a noté qu'il était nécessaire de lancer à travers les CRP plus d'une fois, afin d'intégrer les enseignements dans un autre essai (s). Certaines équipes de projet malchanceux ont fait remarquer qu'ils doivent avoir passé plus de temps sur ces derniers.

Nous avons constaté que presque personne ne les initiés eux-mêmes à moins qu'ils n'aient été exposés à eux, avant ou à moins que quelqu'un d'expérimenté les aide à introduire le processus du projet. En fait, il est parfois actif résistance ou l'indifférence de certains des non-initiés, qui estiment que l'approche serait perdre trop de temps. Même s'il n'est pas intuitif, ce CRP et d'autres approches sont jugées logiques, faciles à comprendre et accepté une fois essayé avec un esprit ouvert.

Le projet pilote de la salle de conférence est la seule façon la plus efficace que nous connaissons pour vraiment apprendre et de comprendre un système d'évaluation, d'éducation, d'essais et à des fins de planification.

Cet article est également disponible sur notre site web: PROACTION - Best Practices Génération. Il s'agit d'un extrait d'un article initialement écrit par George Miller, fondateur de PROACTION. Il a été modifié et mis à jour par Paul Deis, PROACTION PDG.