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La plupart des gestionnaires suis inondé de courrier électronique sur une base quotidienne. Il peut facilement devenir écrasante. Que peut-on faire pour alléger la douleur? Voici quelques conseils pour vous aider à combattre la bête e-mail. La première chose que vous devez faire est de réduire la quantité de courrier électronique entrant dans votre in-box. 1) Investir dans certains logiciels anti-spam. Cela permettra d'éviter une bonne partie du courrier illégitime d'entrer dans votre panier. 2) Outlaw copie carbone excessifs (copiant). Certaines personnes adorent suffit de copier le monde. Parfois, c'est pour faire un peu de démagogie. Parfois, c'est pour couvrir leurs mégots. Parfois, ils ne savent pas mieux. Vous n'avez certainement pas de le faire. Si vous avez copié sur récurrents e-mail qui ne vous concerne pas, demandez à l'expéditeur de vous retirer de la liste. La plupart se conformera. Définir des règles similaires sur l'étiquette e-mail pour vous et votre équipe ou de l'organisation à suivre. En général, quand un message sort pour un grand Nombre de bénéficiaires et exige une réponse, ne répondent pas à tous. Au contraire, répondre à l'expéditeur. Soit l'expéditeur compiler les résultats et afficher un résumé si nécessaire. 3) N'utilisez pas le courriel pour organiser des réunions. Ordonnanceurs utilise pour cela. Si vous n'avez pas un programmateur, par tous les moyens ne frappe pas tous la réponse à une demande de disponibilité réunion. Certaines personnes ressentent le besoin de laisser l'ensemble du groupe savent qu'ils sont disponibles entre 1 et 2, le vendredi. Une demande finit de frai 10 messages. Dans ces situations, encore une fois, répondre à l'expéditeur uniquement. L'expéditeur peut recueillir les réponses et laissez les participants de connaître l'heure de la réunion - 2 messages au lieu de 10. 4) Si quelque chose nécessite beaucoup de va et vient, décrochez le téléphone et le réalité. Une fois qu'un message engendre 3 réponses, il est temps de mettre fin à la piste. Work It Out avec les parties nécessaires. Si vous devez, de résumer la solution dans un e-mail final qui n'invite pas à des réponses additionnelles. Ne soyez pas l'esclave de votre email. Si vous lisez email toute la journée, vous n'obtiendrez pas tout travail effectué. 5) Coupez le ping sur votre boîte aux lettres et seulement lire vos e-mail à des heures déterminées de la journée. La plupart des gestionnaires ne doivent pas être tenus de répondre à vos demandes de renseignements immédiatement. Cette mai être approprié pour un représentant des centres d'appels, mais pas pour un gestionnaire. Si vous avez besoin pour répondre à des courriels écrits minutes après leur arrivée, vous avez des problèmes plus graves que le courrier électronique. Ce travail est pur réactionnaire. Il est extrêmement courte et inefficace. Vous ne pouvez pas récupérer votre travail significatif accompli si vous êtes constamment interrompu. Gardez votre boîte de réception propre. C'est difficile d'être fiable et efficace si il ya des centaines de messages dans l'in-box. 6) Rejeter tout ce que vous pouvez. Créer des choses à faire pour ces e-mails qui ont besoin d'une réponse et les déposer là. Re-les visiter au besoin. Conservez le dans la boîte jusqu'à 75 messages ou moins. Il peut être fait. Enfin, quelques pratiques à éviter à tout prix. 7) Ne pas filtrer les emails légitimes. C'est beaucoup mieux d'expliquer les règles de votre e-mail que de ne jamais répondre aux messages. 8) Ne négligez pas des emails. Certaines personnes suivent cette pratique roue qui grince et ne répondez pas à un e-mail jusqu'à ce qu'ils obtiennent le même à quelques reprises. Tout d'abord, cela ajoute à l'encombrement e-mail le même message soit envoyé pour vous plusieurs fois. Deuxièmement, il exaspère l'expéditeur. Troisièmement, il vous fait apparaître non syndiqués et ne répond pas. 9) Ne vous cachez pas derrière email. Beaucoup utilisent le courriel pour éviter d'avoir un contact direct avec les gens. Ils veulent éviter l'affrontement. C'est comme appeler intentionnellement et en laissant un message vocal pour quelqu'un quand vous savez qu'ils ne sont pas au bureau. Les questions difficiles sont mieux traitées en face-à-face ou par téléphone si nécessaire. 10) Ne pas montrer les gens. Rien étincelles une avalanche de courriels comme un emailer méprisée. Cette période est évidemment aggravé par le nombre de personnes avec copie sur l'email incriminé. Résistez à l'envie de riposter, une réponse à un courrier électronique au moins flatteuses. Il faut être deux pour danser le tango. Soyez le plus grand. Décrochez le téléphone et le réalité. Suivez les conseils ci-dessus et vous verrez que vous aussi vous pouvez prendre le contrôle et devenir maître de votre "nom de domaine e-mail." Good Luck! |