Créer un guide de style pour votre sans but lucratif - Eviter la confusion du public

Il n'ya jamais assez de temps lorsque vous obtenez des communications à la porte. Mais lorsque deux orthographes différentes du même mot (les deux corrects) sont utilisés dans une campagne d'adhésion de lecteur, ou la façon dont votre sans but lucratif est décrite varie d'une lettre à lettre, dans la campagne, ou votre logo apparaît en différentes couleurs et tailles différentes selon les endroits , votre auditoire sera confus. La réponse? Style de normes clairement définies et publiées dans un guide de style.

Le problème

En raison de l'omniprésence de la publicité et de promotion, nous sommes tous bombardés par des communications. Face à ce bourbier, vous êtes ce qui rend difficile pour votre auditoire à reconnaître, en bref, que vos communications sont toutes en provenance de votre organisation. Rappelez-vous, nous sommes tous les scanners de ces journées.

En outre, il est probable que ceux qui ne reconnaissent que ces communications divergentes proviennent vous ne trouverez pas beaucoup de votre organisme ou votre sloppy effort de communication.

La constance est la clé de votre public absorbe vos messages, et pour eux d'être en mesure de «chuchotement bas de la ruelle" - répéter ces messages à d'autres. Aucune autre forme de communication est aussi puissant que ce réseau naturel.

A Style Guide est une solution à long terme

Un moyen facile d'assurer des communications claires et cohérentes est de créer un éditorial de deux à trois pages et le guide de style de conception. Tout le monde a besoin d'être sur la même page quand il s'agit de faire connaître la démarche. Les normes en valeur dans votre guide de style, il sera facile pour eux de le faire.

Un guide de style sera également rendre inutile pour vous et vos collègues à réinventer la roue à chaque fois, vous épargnant beaucoup d'effort.

Plan d'action

Voici une étape par étape plan visant à mettre ensemble, ou la mise à jour, votre style guide.

• Étaler les échantillons de communication en face de vous, y compris les pages imprimées à partir de votre site web et votre adresse e-newsletter.

• Notez les normes qui fonctionnent le mieux dans les domaines suivants. Gardez votre public à l'esprit quand vous le faites. Vous aurez envie d'entrée à partir des communications du personnel ou des consultants.

Traditionnellement, les guides de style couverts de ponctuation et d'orthographe. Je vous suggère d'étendre ce concept à la charte graphique et des messages clés. De cette façon, vous avez un point de référence unique pour façonner vos communications.

• Logo: le calibrage ", les couleurs, la position sur la page; Quels éléments devraient être inclus dans le logo est utilisé.

• Couleurs: Les couleurs officielles - avec le nombre exact si possible Pantone (Pantone est une couleur système de numérotation utilisé par les concepteurs et les imprimantes) et des notes sur la façon dont ces couleurs sont à utiliser.

• Pas des mots à utiliser.

• Préférences de style de Word (par exemple, site Web et le site, octroi de subventions vs de subventionnement).

• Le titre du guide publié grammaire style que votre groupe utilise: communiquer le titre du guide que vos auteurs ont besoin de suivre au moment de décider s'il faut insérer cette virgule définitive ou non, ou en sélectionnant la bonne préposition de suivre le parallèle mot (ou avec ).

Passez en revue ces titres, parler à des collègues, et sélectionnez si vous n'avez pas déjà. Top Picks sont les suivants:

1. The Associated Press Stylebook
2. Le Chicago Manual of Style
3. Words into Type.

• Talking points pour le personnel et le conseil: les messages clés qui couvrent brièvement le qui, quoi, quand, où et le comment de votre groupe, et comment ils devraient être incorporés dans la plupart des communications.

• Énoncé de positionnement: les deux ou trois phrases qui établissent votre position dans le monde de la philanthropie et comment il devrait être inclus, dans son ensemble, dans la plupart des communications.

• Caractère (par exemple, toutes les manchettes bulletin d'information sont en Times Roman Bold, 14 pt.).

Mettre votre style guide du travail

Votre prochaine étape est de distribuer le guide et s'assurer que le personnel et les consultants sont clairement sur son contenu. N'oubliez pas d'ajouter à votre guide sur une base permanente en tant que questions viennent et les préférences sont déterminées.