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De nombreuses organisations estiment que l'un des plus grands défis qu'ils doivent surmonter pour mettre en place un bureau virtuel est la gestion des travailleurs mobiles ou à distance. Il est regrettable qu'on laisse cette impression de les empêcher de profiter des nombreux avantages d'un milieu de travail plus flexible. La gestion à distance n'est pas radicalement différente de gérer les gens sur place. La plus grande différence est un changement de style de gestion de «globe oculaire de gestion» (en supposant que les travailleurs sont productifs, car voyez-vous physiquement à leur bureau de travail) à la gestion par résultats. En apprenant à la gale par les résultats plutôt que d'activité, améliorer la communication, et d'entretenir la confiance entre les gestionnaires et les employés de l'organisation peut tirer profit ensemble. En fait, les responsables d'équipes virtuelles ont déclaré que leurs compétences en gestion globale a augmenté pour les deux, sur et hors des travailleurs du site. Il ya 4 touches principales menant aux employés à distance. Ces conseils pour la gestion à distance vous aidera à travailler plus efficacement avec vos travailleurs mobiles et des équipes virtuelles. Bases de la gestion des travailleurs distants ou mobiles
L'une des craintes les plus courantes que les gestionnaires et les cadres supérieurs ont lors de l'examen des équipes virtuelles est: «Comment savoir si mes employés seront de fonctionner si je ne suis pas là pour les regarder?" Eh bien la réponse simple est que vous n'aurez pas, non chaque minute. Mais normalement, vous ne pouvez pas être sûr qu'ils travaillent vraiment chaque minute que vous les voyez dans le bureau ou l'autre, il est facile de confondre l'activité avec la productivité. Un travail de gestionnaire est de fournir des objectifs précis, mesurables et réalisables pour le salarié à distance, afin qu'il ou elle sait ce qu'il faut faire et quand. Il peut s'agir de rapports achevés, le nombre d'appels passés, et le nombre de questions d'appui résolu - ou toute autre mesure appropriée de la productivité du travail. Il est important que l'employé et le gestionnaire arriver sur une définition partagée des livrables et le calendrier ensemble. Cela garantit que tout le monde est sur la page "même" et empêche une mauvaise communication. Elle garantit également que les objectifs et les attentes sont réalistes. La valeur d'un gestionnaire à une organisation qui est plus d'un coach et un mentor, et non un contremaître. Cette s'éloigner de la «prunelle de gestion", et la définition claire des responsabilités résultant des employés d'emplois, est l'un des principaux facteurs contribuant à l'amélioration de la productivité normalement expérimenté avec des équipes virtuelles. Shifting votre focus sur la gestion axée sur la performance vous aidera à bâtir une main-d'œuvre mobile plus productif. AMÉLIORER LA COMMUNICATION (Rester connecté) Une communication efficace est l'un des éléments les plus importants pour garantir une équipe virtuelle réussie. Il s'agit d'un espace de travail à distance que la technologie contribue à rendre très facile. Une variété d'outils sont disponibles qui permettent aux employés de rester en contact et collaborer. La façon la plus évidente pour favoriser la facilité de communication avec les travailleurs à distance est d'avoir défini les heures de travail. En définissant clairement les employés heures doivent être disponibles, vous pouvez contourner un point commun de confusion et d'assurer une communication opportune. Reconnaître, cependant, qu'il existe un équilibre entre être en contact et être harcelé. Cet équilibre doit être développée avec le temps. Lorsque les travailleurs à distance ne sont pas immédiatement disponibles, ou de la communication ne se déroule en «temps réel», un autre domaine qui peut causer des problèmes est la rapidité de la communication. Les gestionnaires et les collègues sur le site sont souvent inquiets de ne pas être en mesure d'entrer en contact avec les travailleurs à distance lorsque nécessaire. Un accès facile, mais souvent négligée, la solution à ce problème est de créer un calendrier fixé pour la vérification et de répondre aux messages vocaux et e-mail. Cela peut être horaire, deux fois par jour, ou tout ce qui est approprié à votre situation. Ce calendrier, avec un temps de réponse attendu, permet à chacun d'être assurés que leurs messages seront reçus et une réponse est à venir. Il existe également une variété de pratiques responsables peuvent mettre en œuvre qui aident les employés à distance pour rester «branché» et se sentir comme une partie de la gang au bureau. Ils ont ainsi notamment régulièrement des appels téléphoniques, y compris les membres des équipes virtuelles dans des repas improvisés et autres événements sociaux, et le routage des informations plus informelles, mémos et articles FYI à eux. MANIPULATION DE RÉUNIONS ET HORAIRES Les réunions servent à diverses fins crucial pour toute organisation ou tout projet d'équipe, y compris le partage d'informations, de tenir à jour sur l'évolution, la prise de décisions, les rapports sur les progrès, de réflexion et d'idées à explorer, des plans, et les alternatives. Le suivi de l'horaire de chacun et y compris les travailleurs à distance aux réunions peuvent sembler redoutables à un organisme d'enquête travail en équipe virtuelle. En étant créatif avec la gestion du temps et utiliser la technologie et les outils correctement, ils peuvent devenir non-questions. Il existe des plates-formes de bureau groupware et virtuel ainsi que des solutions logicielles dédiées disponibles, que de gérer les calendriers de groupe et des calendriers partagés. Ceux-ci permettent à la fois sur et hors site pour accéder à des employés horaires de cours et à des renseignements à jour sur les changements de dernière minute ordonnancement. Une réalisation importante est que toutes les réunions doivent être en face-à-face. Si vous utilisez la technologie appropriée, les travailleurs à distance peuvent utiliser une combinaison de téléconférence, vidéoconférence, conférence web, groupware et à participer aux réunions et d'assister à des présentations en temps réel, sans coût supplémentaire ou à temps exigence de Voyage. Ces outils vous permettent également d'inclure les travailleurs à distance à d'importantes réunions ad hoc qui se présentent. Pour les moments où face-à-tête est préférable ou nécessaire, de planifier des réunions quand les travailleurs mobiles et les membres de l'équipe virtuelle sera dans le bureau. Une méthode simple consiste à programmer des réunions cohérentes, comme une réunion du personnel le 2e mardi de chaque mois ou une équipe se réunit tous les vendredi. Ce type de régularité des réunions rend plus facile de planifier autour. Commentaires et support Une technique de gestion de base important, mais qui est souvent négligé est donner aux employés une rétroaction continue et de soutien. Bon nombre d'employés - à tous les niveaux organisationnels - estiment qu'ils ne reçoivent pas suffisamment de rétroaction des gestionnaires sur leurs performances. Ce type de débat en cours prend une importance accrue avec des équipes virtuelles. Des réunions régulières sont prévues entre les gestionnaires et les travailleurs à distance pour évaluer les besoins, améliorer les informations et discuter des problèmes. Ce sont d'excellentes occasions de se mettre d'accord sur la portée du travail à faire, les délais et les échéances. Un autre moyen important d'améliorer les relations avec les travailleurs distants ou mobiles est d'être sûr de les inclure dans les informations et la louange. Beaucoup de managers et dirigeants améliorer les informations et de louange à leurs employés de manière très informelle, souvent quand ils voient ces collègues ou vos collègues au bureau. Les employés à distance n'ont pas autant d'occasions de se cogner dans le patron ou le manager, donc un effort supplémentaire est nécessaire pour les maintenir dans la boucle. Cela ne signifie pas beaucoup de travail supplémentaire, c'est plus une présence d'esprit. Même en utilisant des méthodes simples et rapides de laisser les gens savent qu'ils font - par exemple un bref message vocal ou par courriel, ou un petit mot griffonné dans la marge d'un rapport ou note de service - aide les employés à rester motivé et sur cible. Aussi, n'oubliez pas de faire de temps en temps une petite tape dans le dos du public, comme lors d'une réunion du personnel. Ceci permet d'assurer les travailleurs sur place que les travailleurs à distance sont transportant leur charge et peut minimiser tout ressentiment possible que des employés sur place ressentent envers les membres des équipes virtuelles et leurs modalités de travail. La peur des défis associés à la gestion des équipes virtuelles et à les garder connectés sont deux des organisations les obstacles les plus courants rencontrés. Cela les empêche souvent de prendre avantage de la puissance et la souplesse qui vient d'avoir une main-d'œuvre plus mobile. Ne laissez pas ces craintes obtenir sur votre chemin. Les techniques de gestion nécessaires et les stratégies ne sont pas nouvelles, elles sont les mêmes choses que les bons gestionnaires font depuis des années à bâtir la confiance et une communication claire entre leur équipe. Utilisant les lignes directrices que j'ai partagé avec vous dans ces quatre domaines clés que vous pouvez travailler efficacement de n'importe où et garder votre équipe connectés! |