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Derrick a été frustré. Il était le responsable des modifications sur la «achats stratégiques du projet» et qu'il essayait de savoir ce qui devait changer. Ce qu'il a été confronté à deux séries de cartes de processus - la «tel quel» et «to be». Certes, il ya des différences entre les deux jeux de cartes et d'emplois de Derrick était de traduire ces différences dans les actions de changement organisationnel. «Nous avons fait, répondit Joe, chef de l'équipe processus. «Nous avons consulté avec les utilisateurs sur leurs processus et problèmes actuels. Nous avons documenté les «tel quel» des processus et leur fait signe les dans un atelier. Plus récemment, nous avons développé le «être» des processus et des ateliers sont en cours d'exécution pour obtenir l'accord des utilisateurs - et nous y sommes presque, seules les personnes un peu plus de signature. " "So We Own the 'être' processus? demanda Derrick. «Oh non! Répondit Joe," avant la fin des ateliers, les utilisateurs seront eux comme ils l'entendent les ont signés. " "OK, laissez-moi reformuler ma question", a poursuivi Derrick, "nous sommes arrivés avec la nouvelle façon enregistrée dans le« être »des cartes de processus? "Oui, mais avec la consultation des usagers." Joe répondu. "Et à quoi ressemble exactement fait cela" consultation "prendre?" A demandé Derrick. Joe a expliqué: «Quand nous avons confirmé la" tels quels "processus que nous avons posé des questions sur les enjeux et les problèmes qui se posent dans le processus et a des idées des utilisateurs d'amélioration, dont certaines que nous avons utilisés." «Nous avons aussi retourné à certains d'entre eux sur des points spécifiques et des options pour discussion - si, à la consultation complète." «Je vois», songeait Derrick », etc qui fixent les objectifs d'amélioration?" "Cela dépend de ce que vous entendez par 'les objectifs d'amélioration», dit Joe. «Nous sommes les experts en processus, et notre approche consiste à regarder les" tels quels "remue-méninges et des améliorations qui permettront de rationaliser les processus. Donc, en un sens, l'objectif «amélioration» est toujours le même - de simplifier le processus en prenant les étapes et en automatisant autant que possible. " "Est-ce tout?" A demandé Derrick. «Que voulez-vous dire:« Est-ce tout?? Répliqua Joe quelque peu offensé. «Nous avons amélioré les processus des centaines de cette façon et a permis aux nouveaux systèmes qui seront utilisés efficacement. Cette approche fonctionne bien, et est une pratique standard dans l'industrie. " «Pratique standard de l'industrie ''?" "L'industrie des TI's! Répondit Joe. «C'est là que nous pourrions commencer à trouver le problème", a déclaré Derrick attentivement, car il savait qu'il pénètre en territoire dangereux. «Si vous regardez l'industrie de notre cabinet cette approche mai ne pas être une pratique courante." "Si nous regardons nos résultats de l'entreprise au cours des dernières années, vous ne pouvez pas dire que nous sommes exceller ou avoir fait des sauts en avant significatif en termes de performance, en dépit de tous nos processus d'amélioration et les dépenses sur les nouveaux systèmes", Derrick poursuivi. "Alors peut-être nous faut une approche plus radicale." Derrick attendait une réaction, mais rien ne vint. «Regardons à ce projet d'achat stratégique. L'objectif de la société est de faire économiser de l'argent. Nous pensons qu'avec un système plus efficace et la rationalisation des processus, nous pouvons économiser de l'argent sur les achats stratégiques. Right? " Joe hoché la tête. «Mais qu'en est-il faciliter la vie de notre personnel?" "Mais un processus rationalisé le fait!" Interrompu Joe. "Does it?" A demandé Derrick. "Son tout à fait possible de rationaliser le processus et laisserait encore dans les éléments les plus ennuyeux du processus." «Par exemple, dans ce processus, pour beaucoup de personnel tout achat supérieur à 20 $ doit être autorisée par le directeur de l'acheteur. Cette étape ajoute délai ". «Mais sa politique d'entreprise». Répondu Joe. «Je sais que, sans y penser. Fred l'homme entretien de la machine a besoin d'une nouvelle partie de sa machine. Il en coûte, disons, 250 $. Dans le 'être' processus, il doit obtenir l'autorisation de son gestionnaire. "Continue Derrick. "Le nouveau système permettra l'autorisation voie électronique», intervint Joe. «Je sais, mais ma question est:« Quelle est la valeur de cette autorisation? Si vous ou moi étions autorisant le gestionnaire, quelle valeur devrions-nous apporter à cette opération d'achat? "A demandé Derrick. «Contrôle». Répondu Joe. "Qu'est-ce qu'on« maîtrise », demanda Derrick. "Le niveau des dépenses. Sinon, Fred pourrait faillite de l'entreprise qui achète des pièces de rechange, ou au moindre coup le budget d'entretien, répondit Joe. «Je suis désolé, mais ma question reste toujours - où est la valeur dans l'autorisation? Est le gestionnaire va en doute besoin de Fred pour cette partie? "Nous confions Fred avec une machine de plusieurs millions de dollars. Nous comptons sur Fred de garder la machine de travail à la capacité requise. Nous avons des milliers de budget par an pour l'entretien et pièces détachées. Chaque fois qu'il touche la machine, nous facturons le centre machine a coûté au moins 50 $ - et il le sait. Il n'a aucun intérêt à s'aliéner ses collègues du centre des machines par leur causer des dépenses inutiles. Ils ne dispose pas actuellement de dire, dans son niveau de dépenses sur leur machine. " "Mai elles devraient être ..." interrompu Joe. «Non! Vous manque le point - pourquoi ne pas traiter Fred comme un adulte responsable, lui fournir le budget nécessaire, les dépenses à la date de reporting, l'accès aux stock-on-main, les coûts d'achat et ainsi de suite, de sorte qu'il peut courir et autoriser ses propres achats? "Mais il est seulement un employé d'entretien, répondit Joe, du personnel à son niveau ne disposent d'autorisations de dépenses de plus de 20 $. Nous avons vérifié que! " «Mais c'est mon point de vue global," a explosé Derrick », ces« être »les processus n'ont pas contesté les limites du statu quo. Nous avons amélioré compte tenu des contraintes actuelles. " "Pourquoi ne pas donner aux travailleurs d'entretien autorisé à dépenser jusqu'à 500 $, disons, sur les acquisitions liées à la machine? Peut-être que cette limite devrait différer la charge du travailleur ou, peut-être, la machine. Certaines machines vous ne pouvez pas acheter une pièce de rechange pour moins de 1000 $. " «Si vous suivez cette ligne de pensée", a poursuivi Derrick animation », associé à des accords d'approvisionnement avec les fournisseurs de machine, Fred sera en mesure de commander directement sur le fournisseur et obtenir probablement la partie 2-3 jours plus rapide que l'actuel" d'être 'processus permettra. "Sa frustration devant les retards - et ceux de l'équipage centre machine et gestion de production, si la machine est en baisse - sont réduits. Il peut contrôler sa destinée et n'a pas où aller, en termes de responsabilité pour la disponibilité des machines, l'approvisionnement des pièces et des dépenses. " "Nul apporté que jusqu'à», a répondu Joe. "Mais comment pourraient-ils lorsque nous avons utilisé l'approche que nous avons utilisé, répliqua Derrick. «Ils sont invités à critiquer une 'être' processus qui est meilleur que celui d'aujourd'hui» est comme «processus. Ils sont, en substance, il est demandé, «Est-ce OK?" pas 'est-ce le meilleur processus pour vous de faire votre travail? Il ya un monde de différence entre ces deux questions. " "Que devons-nous faire?" A demandé à Joe sceptique. «Eh bien, nous ne devons pas« consulter »les utilisateurs ..." a commencé Derrick. "Consulte pas les utilisateurs? S'écria Joe étonné de l'hérésie apparente de Derrick. «Non, nous ne devons pas« consulter », nous avons besoin pour faire partie intégrante du processus. Invitez-les à définir et documenter les «tel quel», Debate les problèmes et d'identifier les changements requis pour atteindre la meilleure façon de faire des achats stratégiques qui permet d'économiser de l'argent pour l'entreprise et améliore les performances de nos collaborateurs. " «La levée de niveaux d'autorisation ne sera pas atteindre les économies de coûts." Joe ajouté cyniquement. «Pas forcément vrai, Derrick a répondu rapidement. «La recherche a constaté que, souvent, lorsque vous augmentez les niveaux d'autorité au niveau des dépenses est en fait en baisse! "Mais ma vraie question, c'est, les niveaux d'autorisation de dépenses auraient dû être revues afin de simplifier le processus. «Avec les vérifications et les contrôles que vous pouvez intégrer au nouveau système, les risques de l'entreprise seraient minimes. Donc, nous ne seraient pas simplement demandant que les contrôles qui décollait de contrôles, mais le remplacement des contrôles des dépenses un peu arbitraire manuel avec les systèmes gérés ciblés, dans cet exemple. " "C'est tous les détails", a poursuivi Derrick ", ce que j'essaie de souligner que c'est« en l'état - à 'approche de l'amélioration des processus ne provoque pas ces défis nécessaires pour être faite. Il manque de grandes possibilités de passer à un nouveau niveau de performance. " «Il permet également la gestion du changement une tâche difficile car il faut extraire les changements requis à partir des deux séries de cartes des processus plutôt que de se les changements nécessaires soient identifiés dans le cadre du processus de définition des nouveaux processus." "Et combien de temps pensez-vous de tout cela la participation des usagers, la politique de défi, l'identification changement serait prendre?" A demandé à Joe de défi. "Quatorze semaines, c'est tout." Répondu Derrick. |