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Hurricane. Une attaque terroriste. Une épidémie de grippe aviaire. Personnel grève. Missing participants. Est de battements cardiaques rapides encore inscrit? Les planificateurs de réunions ont aujourd'hui plus les pires scénarios qui doivent être prévues pour que dans le passé. Le 11 septembre a complètement changé notre idée de la gestion des risques et la grippe aviaire n'était pas quelque chose que les planificateurs de réunion a examiné un an plus tôt. Cette Mai passé, deux participants à une conférence en Californie a disparu lors d'un voyage Tour samedi. Heureusement, cette histoire a connu une fin heureuse, mais si ça n'a pas fonctionné? Vous n'avez pas besoin d'avoir un plan pour chacun et pour toutes les situations qui pourraient se poser, mais certains réflexion et de planification peut aider à réduire vos risques et aider les choses fonctionnent bien si une situation se présente. Faire un plan La première étape est de rédiger un plan de gestion des risques, y compris la planification des risques tels que les catastrophes naturelles, les accidents, les situations de la technologie (ie. panne d'électricité) et des risques d'origine humaine (ie. le Président est un non-présentation). Les risques spécifiques à la destination, le lieu, les participants et le programme devrait également être inclus. Le plan devrait définir des réponses à des situations différentes, les responsabilités des membres du personnel, des installations et le personnel de sécurité recrutés et comment les médias seront gérés. Comment minimiser vos risques Les trois meilleurs outils afin de minimiser vos risques sont une inspection du site, le contrat et d'assurance. Inspection du site Au cours de votre inspection du site, il est important de savoir quel type de plan d'urgence du site, n'a - y compris les plans d'évacuation, quel type de formation de leur personnel a reçu et le type d'équipement de secours qui est sur place. Dans le cas d'une urgence de santé, de savoir quels membres du personnel ont CPR / formation en premiers soins et comment ils peuvent être rapidement identifiés. Pour éviter une situation d'urgence liées à l'allergie, assurez-vous que la nourriture sera étiqueté sur des buffets et des pauses. Contrats Tous les contrats - y compris ceux avec des conférenciers et des interprètes - doit inclure des clauses de force majeure - c'est ce qui va arriver lorsqu'une situation qui est indépendante de la volonté des deux parties. Cela devrait comprendre des choses telles que grèves, guerres, de menaces ou d'actes de terrorisme, les conditions météorologiques, des avis de Voyage ou des épidémies. Également inclure une disposition fourre-tout qui couvrira toute autre chose qui n'a pas été répertorié. Assurance Il est important de comprendre vos commerciaux de couverture de responsabilité civile générale pour chaque événement. Si tu vas rien avoir lieu ailleurs, assurez-vous que vous êtes couvert si vous êtes temporairement hors des lieux d'affaires. Aussi savoir si il ya des exclusions dans la politique comme les activités physiques ou d'alcool. Mai il ne vaudra la peine pour chaque cas, de verser à l'assurance annulation événement, pensez donc chaque événement par le biais attentivement afin de déterminer ce qui est mieux pour vous. Avez-vous besoin d'aide avec votre plan de gestion des risques? Contact Conception événements survenus à info@designingevents.com ou 866-867-1933. |