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Pour le gestionnaire de l'unité de données relatives aux bâtiments à un public majeur de la côte ouest de l'Université, les problèmes de stockage de documents étaient essentiels. Le problème est qui ne justifient pas de budget pour plus d'espace. Il n'y avait pas plus d'espace pour être eu. La gestion des installations Ministère doit conserver et de maintenir accessible plus de 40.000 plans et dessins originaux. Un grand nombre de documents de la date de fondation de l'Université et de la main ont été dessinés par des architectes et ingénieurs depuis longtemps. Il s'agit notamment de plomberie architectural, structural, civil, mécanique, électricité et autres dessins pour le développement du site, l'infrastructure, le paysage, les services publics, les bâtiments, les ajouts et les rénovations. Les 3.300 pieds cubes chambre de conservation des documents irremplaçables pour l'essentiel était bourré de sept pieds de haut avec des fichiers plats, dont plus de 150 tiroirs étaient remplies à ras bord avec les originaux. Au niveau du sol "sacrificials" des copies utilisées pour protéger les originaux sont dans une deuxième chambre. E dessins de grand format ont été les plus difficiles à stocker et de récupérer. Depuis les tiroirs était à court d'espace et de l'université était encore en ajoutant des bâtiments et l'achèvement des projets de rénovation, de rouleaux de dessins ont été empilés partout. Les fichiers les plus bas directement sur le plancher; pencher et soulever risqué des blessures mineures. Laissant tiroirs fond ouvert présentait un risque de trébucher. Haut tiroirs étaient empilés si haut que le personnel ne pouvait pas voir en eux sans les selles ou les échelles courtes. Et les tiroirs du vieillissement nécessitait des réparations fréquentes. Le gérant n'était pas convaincu au sujet de stockage entièrement électronique. «Personne ne va à fournir plus de 4 millions de dollars pour convertir ces documents pour AutoCAD à 100 $ pièce, dit-il. «Et vous ne pouvez pas prédire quels documents peuvent être dans des fichiers graphiques moins chères par rapport à ceux qui doivent être en AutoCAD, car vous aurez un jour besoin de les manipuler». "Aucun support électronique est aussi permanente et accessible comme un document. Aujourd'hui, vous ne pouvez pas lire vos vieux de 8 cassettes audio track. En quelques années, vous ne trouverez pas de magnétoscopes. Et j'ai vu mes CDs et DVDs usure. Tous les dix ans, une méthode de stockage sera de nouveau en plus, vous aurez donc migrer vos documents à plusieurs reprises au cours de votre carrière. Chaque argent coûts de conversion et ouvre la porte à perdre des fichiers ou des données corrompues. «S'ils sont bien conservés, de l'encre de haute qualité sur Mylar a une durée de vie fonctionnel, illimitée,» at-il fait remarquer. «Pourtant, elles sont soumises à l'abrasion, classement incorrect, le feu et l'eau. Vous avez besoin de sécurité physique pour vos documents et le stockage électronique. " «Un nouveau système de stockage physique avait à nous développer, de protéger ces documents beaucoup mieux, et proposent une structure d'archivage logique», dit le gérant. En 17 ans avec d'autres unités au sein de l'Université, il a développé des méthodes basées sur les coûts de justifier les projets. «Nous avons choisi un système vertical de stockage de fichiers, car il répondait à nos critères, à un prix abordable. Il était facile de travailler avec, cette conversion était faisable, et il serait d'éliminer les dangers des blessures. Transition vers un nouveau système de classement a également permis de mettre en œuvre un système de numérotation logique que le personnel avait élaboré mais n'avait pas encore mis en oeuvre ". «Nous avons calculé le coût que verticale des systèmes de stockage de fichiers étaient trois fois plus rentable que les fichiers plats», explique le gérant. Dépôt "Nous économiser de l'espace, nos dessins tapissent sans toucher, trouver des documents est intuitive, et re-donc il est facile de se faire plus régulièrement». L'Université des projets de recherches de documents plus rapide lors de projets de rénovation et surtout pendant une situation d'urgence. «Au cours de la taille des dessins étaient une douleur», le gestionnaire de l'Université dit, "mais maintenant on les maintenir dans les systèmes de fichier de stockage vertical. Une bonne surprise est que, même en pleine charge, le personnel peut facilement pousser les cabinets autour sur le tapis, ce qui permet Cabinet réarrangement rapide des besoins que le changement ". Brad Barrett |