Au cours des dernières années, l'utilisation d'extranets et intranets des cabinets d'avocats de partager des documents critiques avec des collègues, des clients et co-conseil a été fermement établie.
Un domaine dans lequel un extranet est particulièrement utile dans les litiges, où un grand nombre de parties requièrent un nombre considérable de documents sur une période de temps déterminée.
Garder les choses organisées
Un extranet offre un lieu unique dédié à chaque cas. L'accès aux documents peut être définie par la nécessité de l'utilisateur. Par exemple, les documents relatifs aux clients sont très différents de ceux imposés par les co-conseil. Un extranet permet de tout de résider en un lieu, mais l'accès peut être définie par des besoins individuels. Il automatise également des alertes - afin que les utilisateurs connaissent le document, un instant nouveau a été affiché, et peut-elle trouver rapidement dans un dossier dédié.
Extranets Beaucoup vont au-delà du simple partage de documents. Plusieurs offrent des outils comme une fonction des observations, des calendriers, des trackers du projet, et les fonctions d'approbation. Ces outils peuvent être utilisés pour rendre compte des toutes les activités et sur les progrès de l'affaire.
Fournir un enregistrement permanent
Toutes les mesures prises au sein de l'extranet sont enregistrées, et la plupart des extranets de fournir des outils de recherche puissant qui permet aux utilisateurs de rapidement voir qui fait quoi, et quand ils l'ont fait. Toutes les actions sont le nom et la date du cachet, en fournissant un dossier complet de l'activité dans ce qui est souvent un environnement en rapide évolution où la documentation est difficile à gérer.
Facile à installer et à utiliser
Extranets qui sont offerts par les fournisseurs de services applicatifs peuvent être créés et utilisés dans une affaire de jours. C'est une question simple de s'abonner à un service qui fournit toute la technologie et la formation. Beaucoup sont si intuitives qu'elles ne nécessitent pas de formation à tous - ils sont aussi faciles à utiliser que le courrier électronique.
Un environnement sécurisé
Gestion des documents juridiques exige le plus haut niveau de sécurité. Les extranets nécessitent un identifiant et un mot de passe pour l'accès, et beaucoup d'assurer le chiffrement de toutes les transmissions.
Et lorsque l'affaire est terminée. . .
Il est rapide et facile de fermer l'extranet et télécharger l'ensemble de l'information. Souvent, les plaideurs permettra de créer un extranet pour chaque cas qu'ils manipulent, et simplement le fermer à la fin de l'affaire.
