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Le courrier électronique est à la fois une bénédiction et une gêne réelle pour les entreprises. Il vous permet d'envoyer rapidement un message à vos clients ou à vos employés dans une succursale des centaines de miles de là. Mais il peut aussi vous rendre vulnérable aux virus qui peuvent causer à votre serveur de crash, le spam qui peuvent ronger d'énormes pans de votre journée, et peut placer des informations confidentielles de l'entreprise dans le cyberespace en public. Que devez-vous faire pour protéger votre entreprise? 1. Erreur # 1 - Vous n'avez pas encore des politiques en place pour l'utilisation de votre système de messagerie. Si vous ne voulez pas que vos employés utilisant les temps de l'entreprise et des ressources entreprise d'envoyer de la pornographie, les mauvaises plaisanteries ou les secrets d'entreprise, votre entreprise a besoin d'une politique écrite que tous les employés doivent suivre. Elle doit commencer avec l'OMS peuvent utiliser le système e-mail et à quelles fins. Vous devriez consulter votre avocat (et vous devriez avoir un avocat d'affaires dans le cadre de votre équipe) qui peut vous conseiller sur la confidentialité et problèmes de conformité. Les politiques écrites doivent être distribués à tous les employés dans le cadre du manuel de l'employé ou de sa propre si vous n'avez pas un tel manuel ou manuel. Son contenu devrait être partie de la formation que tous les employés suivent le début de son emploi auprès de votre compagnie. Et vos politiques devraient être examinées une fois par année afin de s'assurer qu'elles sont à jour avec la loi. 2. Erreur # 2 - Vous n'avez pas encore des systèmes de sécurité mis en place pour les emails de votre entreprise. Nous avons tous expérimenté. Spam déchets heures de temps de vos employés, même s'ils sont assez intelligents pour supprimer tout simplement. Ils perdent encore plus de temps si vos employés sont l'ouverture et les lire. Vous avez besoin de systèmes de sécurité qui filtre de côté et regarder votre e-mail afin que les virus et le spam sera plus difficile à passer. Il existe des entreprises que vous pouvez embaucher, ou au matériel informatique et des logiciels que vous pouvez acheter. Quelle forme de protection que vous choisirez sera un équilibre entre la taille de votre entreprise, la taille de votre département de technologie (s'il y en a même un seul) et le montant d'argent que vous voulez y consacrer. 3. Erreur # 3 - Vos collaborateurs utilisent le système de courrier d'entreprise à des fins privées. Si vos employés utilisent le système de courriel entreprise, il est assumé par le destinataire de l'email que le salarié est représentant de l'entreprise concernant le contenu de l'email. Mais que faire si votre employé est en utilisant le système de courrier d'entreprise pour ses propres préoccupations privées et il ya un problème juridique entre vos employés et le destinataire de ce courriel? Votre entreprise pourra faire partie de toute poursuite qui s'ensuit parce que le destinataire de ce courriel a tort ou à raison cru que votre employé a agi en tant que représentant de votre entreprise. Même si vous êtes en mesure d'obtenir votre entreprise a licencié de ce procès, vous avez passé beaucoup de temps et d'argent à des avocats pour effacer votre nom. Et tout cela parce que vous n'aviez pas de politique de lutte contre vos employés en utilisant le système de courrier d'entreprise à des fins privées. 4. Erreur # 4 - Vous avez suivi des e-mails de vos employés à leur insu. Vous êtes curieux de savoir si un salarié est à la recherche de quitter la société et prendre les secrets d'entreprise ou des listes de clients avec lui / elle. Vous commencez donc l'ouverture de ses e-mails à les lire sans sa connaissance. Vous mai ont un problème juridique, appelle l'invasion de la vie privée, si vous n'avez pas créé et éclairé vos employés sur une politique qui vous permet de lire tout et de tous les courriels qui sont envoyés ou reçus sur le système de courriel de l'entreprise. 5. Erreur # 5 - Vous n'avez pas de politique de l'entreprise sur le stockage des e-mails. La plupart des compagnies supprimer des e-mails après avoir été sur le serveur informatique pour une période de temps. Mais les courriels sont de plus en plus utilisée comme preuve dans les procès. En outre, certains secteurs doivent conserver les courriels, tels que les industries financières et de santé. Votre entreprise doit disposer de procédures et politiques en place quant aux types d'e-mails doivent être conservés et archivés et qui peuvent être supprimés. Titre d'avocat de l'ancien général d'un prêteur hypothécaire nationale, Mme Gronsky est expérimenté en droit des sociétés, les licences hypothèque sur une base nationale, et toutes les facettes des transactions immobilières. |