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Les communications électroniques est la norme pour de nombreuses transactions commerciales dans l'organisation de petites entreprises d'aujourd'hui, mais de nombreuses petites entreprises ne disposent toujours pas de mécanismes adéquats pour l'archivage de la correspondance avec les fournisseurs, les membres de l'équipe et les clients. Dans le passé, j'ai travaillé pour plusieurs organisations qui ont pris les commandes effectuées et les métiers pour les clients dans les jours lors de l'enregistrement des communications vocales est un standard industriel. Par exemple, quand un problème se pose sur une vente «ordre» qui a été donnée d'une exploitation donnée et le client vient plus tard, le dos et dit qu'ils voulaient dire, de charger une "acheter", le ruban pourrait être rejoué pour confirmer l'ordre réel donné, qui a pris l'ordonnance et des autres détails associés à cette transaction. Alors, pourquoi les entreprises d'aujourd'hui doivent être archiver leur correspondance électronique? De nombreuses transactions d'affaires d'aujourd'hui sont fait désormais électroniquement. Il ya plusieurs centaines d'e-mails flottant autour de l'Internet à toute donnée seconde. Les commandes par téléphone et d'autres formes de requêtes pour être une entreprise sont réduites tandis que le nombre de messages augmente de manière drastique. Avec cette augmentation dans les messages électroniques, la possibilité de manquer des messages augmente également. Cela peut conduire à la frustration et la perte de clientèle d'affaires. Les communications électroniques peuvent également compromettre les informations confidentielles et les secrets d'entreprise. Recrutement du personnel et la défense de ces problèmes, c'est pourquoi les entreprises a besoin aujourd'hui d'une excellente solution pour l'archivage de tous les courriels et avoir un plan de conservation pour le maintien de ces messages. Conformité réglementaire et la législation est désormais dictée que certaines lignes d'activité, ont une stratégie d'enregistrement de chaque e-mail qui vient dans une entreprise ou laisse un réseau d'entreprise destinés à une ressource externe. Avec ces nouvelles règles qui affectent de nombreux secteurs, il est important pour les entreprises d'aujourd'hui d'avoir une stratégie qui est facile à utiliser, robuste et, surtout, sécuritaire. Toutefois, les pressions réglementaires ou à la conformité ne devrait pas être la raison principale pour vous de regarder une solution pour l'archivage de toute la correspondance à venir, ou au départ de votre entreprise. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devriez garder votre doigt sur le pouls de chaque bit d'information qui circule autour de votre entreprise. Vous devez avoir un intérêt dans tout cela. Vous devez être en mesure de tirer des informations sur un client, un ordre, et la chaîne de communication entre l'un de vos clients à tout moment. Votre entreprise dépend mai un jour sur ce point - lorsque vous êtes assis dans une salle d'audience justifiant les actions d'un de vos employés. Toutes les entreprises ont besoin d'un registre des transactions qui sont faciles à récupérer. Il existe de nombreuses solutions d'archivage email accessible à tous les niveaux de l'entreprise; ces mécanismes offrent de nombreuses différentes périodes de l'archivage, et il n'y a que vous pouvez utiliser cette gamme à partir d'un investissement minimal pour ceux qui sont assez chères. La question que vous devez demander comme un propriétaire d'entreprise est la suivante: Combien seriez-traiter une perte ou une perte de commande des coûts de mon entreprise? Une fois que vous déterminez ce coût, vous avez une valeur pour l'archivage de l'information. Alors la prochaine étape est l'approvisionnement d'un fournisseur idéal pour assurer ce service pour ce client avec cette valeur. Salarié de l'abus de messagerie d'entreprise est à un niveau record. Les employés doivent comprendre que la messagerie d'entreprise est une utilisation en entreprise uniquement. Leur faire prendre conscience que chaque courriel que l'employé envoie ou reçoit dans leur compte de messagerie d'entreprise mai être enregistrés et vérifiés pour s'assurer que tous les employés utilisent la ressource d'entreprise dans les directives d'utilisation acceptable fixé par une organisation. Une solution d'archivage de courrier peut aider les propriétaires de petites entreprises d'assurer une productivité reste élevée en servant comme un rappel que les comptes de messagerie d'entreprise ne sont utilisés que pour les communications d'entreprise. Il existe de nombreuses solutions sur le marché aujourd'hui que l'offre d'archivage d'emails de solutions hébergées à des solutions d'entreprise qui siègent au coeur de votre réseau d'affaires des entreprises. Chaque solution a ses forces et ses faiblesses et tout propriétaire d'entreprise a besoin d'évaluer quelle solution convient le mieux à leurs besoins avec l'appui d'un conseiller technologique de confiance de l'information. Rappelez-vous, votre entreprise doit conduire la technologie que vous décidez finalement sur, et non l'inverse. |