Ce que les entreprises devraient rechercher dans le système de gestion électronique des documents une

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, la gestion électronique de document est un must. Il est impératif de pouvoir accéder à l'ensemble des informations concernant votre entreprise rapidement grâce à votre ordinateur. Les jours de grandes entreprises en croissance ont des salles et des salles des dossiers sur papier est révolu. Pour être compétitive, une entreprise ne peut pas perdre de temps ou d'argent, de stocker et récupérer leurs dossiers papier.

Les avantages d'un système de gestion électronique des documents (EDMS) sont innombrables, mais il dépend du système que vous achetez. Si vous achetez le mauvais système, vos employés pourront pas l'utiliser comme ils le devraient et qu'il n'ait pas atteint son plein potentiel, et une EDMS qui n'est pas utilisée par tout le monde est un gaspillage d'argent. Voici ce que vous devriez faire attention lorsque vous choisissez les EDMS à acheter:

1) la facilité d'utilisation: La plus grande plainte auprès de la plupart de la GED est qu'ils portent à confusion. Cela est généralement directement liés aux traits. Certains systèmes ont tenté de bourrer stuff tant dans leur système qu'il est presque impossible d'apprendre à l'utiliser. Assurez-vous que le système que vous achetez est susceptible d'être appris par n'importe qui dans votre bureau dans quelques minutes, en particulier le rôle le plus important de trouver le document particulier qu'ils recherchent.

2) Fonctionnalités de numérisation par lots: Si vous avez décidé de numériser vos dossiers papier en cours dans le système, vous ne voulez pas avoir à numériser 1 document à la fois. Si vous avez un scanner capable de numériser 50 pages par minute et peut contenir 100 pages à la fois, vous voulez profiter de ces fonctionnalités, car il peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent au moment où le projet est terminé. Assurez-vous que l'EDMS peut balayer d'un scanner complet avec des pages à la fois, et peut automatiquement divisé documents ayant un code-barres feuilles de séparation document.

3) Piste de vérification: Si il ya toujours une sorte de fuite de renseignements d'affaires, vous voulez être en mesure de déterminer d'où elle vient. La piste d'audit enregistre chaque mouvement par un utilisateur dans le système, un must have dans une entreprise qui s'intéresse à la sécurité et des contrôles.

Autres fonctions importantes de l'EDMS:

· De sauvegarde de données et des utilitaires de récupération

Permission · basé sur Document Security

· Possibilité de créer des annotations sur des images électroniques

· Capacité de stocker et d'exportation PDF et TIFF images

· Possibilité d'enregistrer les fichiers Microsoft Office, et utiliser le contrôle de version si ces documents sont éditables

· Basée sur les index et des fonctions de recherche plein texte

· Enterprise-niveau comme base de données Microsoft SQL Server ou Oracle.

Et le plus important de tout, ne pas être dupé. La plupart des EDMS sur le marché sont à prix très élevé ($ 20,000 - $ 30,000 de départ). Beaucoup de fois, cela ne signifie pas que le produit est meilleur, c'est juste un prix stratégique défini à instiller un sentiment de qualité avec l'acheteur. Et la plupart du temps, ce sont les produits qui sont tellement bourrés de fonctionnalités que l'utilisateur a du mal à dire de quoi il retourne. Il est très possible d'obtenir un Electronic Document Management System pour moins de 6.000 $ qui a toutes les caractéristiques des produits les plus coûteux.