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Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, la quantité de papier gère une organisation peut être sans fin. Avec chaque morceau de papier, quelqu'un a besoin de produire son mémoire, l'espace doit être utilisé pour le stocker, et à de multiples occasions, quelqu'un a besoin de le récupérer. Lorsque vous parlez de milliers voire des millions de pages de papier, cela peut être une période très tâche fastidieuse, et donc une tâche très coûteuse. Les coûts montent rapidement, dans les domaines des salaires pour les employés qui sont responsables pour le dépôt et la récupération des documents, et les zones d'espace de stockage requis pour loger l'énorme quantité de dossiers sur papier. C'est aussi une en cours, sans fin tâche, nécessitant le temps des employés innombrables. Il s'agit d'un temps qui pourrait être mieux utilisé l'accomplissement des tâches qu'ils ont leur expertise personnelle po Les coûts d'opportunité pour l'utilisation d'un système de dépôt sur papier comprennent le temps perdu, retardé le temps de réponse du client, et le gaspillage de sol et d'espace de stockage. En d'autres termes, l'efficacité d'une entreprise est fortement entravée par continuant à recourir à un système de dépôt sur papier. Les avantages d'un système de gestion électronique des documents (EDMS) sont innombrables. Avec une EDMS, vous serez en mesure de prendre tous les dossiers papier, mettez-les au moyen d'un scanner, et eux les jeter, ou si votre trop sceptique pour les jeter, vous pouvez les stocker dans certains stockage hors site où vous nous l'espérons, ne jamais avoir à les regarder de nouveau. Tous vos fichiers seront stockées électroniquement, accessibles presque instantanément par tout ordinateur de votre bureau à tout moment. Vous n'avez pas à vous inquiéter au sujet des fichiers égarés ou quelqu'un d'autre a déjà un dossier à leur bureau. Le coût initial de la conversion à une EDMS est habituellement ce qui empêche les gens de le faire. Ce coût comprend le temps et l'argent qu'il faut pour analyser tous les fichiers existants d'une entreprise dans le système. Pour gagner du temps, une entreprise peut payer un bureau de service de numérisation afin d'analyser tous leurs dossiers pour eux, et ce sera parfois la méthode la plus plutôt que de payer un employé, qui est probablement moins efficace, de scanner les fichiers. Quelle que soit la méthode choisie, le coût de la première année pourraient être lourdes, mais ces coûts devraient être compensées dans les deux premières années. Une autre voie que de nombreuses entreprises à prendre est de ne pas numériser l'ensemble de leurs fichiers rétrospectifs dans l'EDMS, mais pour commencer la numérisation des fichiers d'aujourd'hui comme ils arrivent, et en laissant tous les fichiers précédentes, car ils étaient. Cela permet à l'entreprise de contourner une grande partie des coûts initiaux, tout en profitant des avantages du stockage de fichiers électroniques. Comme le temps passe et l'appréciation des sociétés pour le système évolue, ils vont lentement convertir leurs anciens fichiers en images électroniques, leur permettant de diffuser ce coût sur plusieurs mois ou même des années. Une fois qu'une entreprise est entièrement sans papier et utilisant une EDMS, leur efficacité est considérablement augmenté, leur temps de réponse pour un support client est considérablement réduite, et leur encombrement globale du bureau est éliminé. Ces améliorations de convertir directement à plus d'affaires et des profits plus élevés. Si cela ne suffit pas à vous convaincre, alors cette volonté. La société n'est plus à risque d'avoir leurs informations critiques volés, perdus ou détruits en raison de certaines circonstances imprévues, comme l'ouragan Katrina qui a détruit des milliers de dossiers papier entreprise. L'EDMS pouvez sauvegarder vos fichiers hors site afin que rien ne sera jamais perdu, ainsi que ses caractéristiques de sécurité empêche des personnes non autorisées d'accéder aux documents qu'ils ne devraient pas, une tâche très difficile avec un système de dépôt papier. |