L'IRS a mis en place un programme où il peut dicter à un employeur, ce que l'employé peut refuser de leur chèque de règlement à des fins de l'impôt fédéral sur le revenu, sans apport de l'employé et sans une ordonnance du tribunal.
Dans le cadre du nouveau programme de conformité Retenue à la source [http://www.irs.gov/taxpros/article/0], l'IRS peut délivrer un lock-in "lettre précisant ce que le taux de retenue est d'un employé indépendamment de W4 de l'employé. L'employeur est alors tenu de faire ce qui suit:
- Fournir une copie de la serrure-dans la lettre à l'employé à la réception (même si la première lettre est entre nos mains a dit dix jours).
- Imposer l'IRS nouvelle dictée taux de retenue de 60 jours après la date de la lettre.
- Fax (la lettre indique réellement mail ou fax) une lettre à entête de l'entreprise à l'Internal Revenue Service, si l'employé ne travaille plus.
- Poursuivre le blocage des processus sur acquise employés en fonction de la W-4 et transférés lock-in lettre d'un prédécesseur.
- S'assurer que les garanties sont en place pour empêcher les salariés d'augmenter leurs indemnités par voie électronique.
- Maintenir le montant retenue à la source spécifiée dans la serrure-dans la lettre. Il pourrait y avoir une sanction si l'employeur ne parvient pas à honorer le lock-dans l'exigence et l'employeur pourrait être tenu responsable pour le montant de la taxe qui aurait dû être retenu.
- Rappeler aux employés que l'avis qu'ils ont reçu leur indique comment communiquer avec l'IRS, s'ils veulent changer le statut de retenue et indemnités du simple / zéro et les informations dont ils auront besoin à l'offre. Cette information comprend: le formulaire W-4 et des feuilles de calcul; talon de rémunération actuel pour chaque emploi, nombre d'ajustements demandés sur les formulaires W-4 actuel, et les numéros de sécurité sociale et les dates de naissance de chacun des enfants et la preuve de toutes les déductions qu'ils veulent utiliser pour prétendre aux allocations de retenue supplémentaire.
Il ya plusieurs points de refroidissement dans l'article IRS les plus récentes publiées Juin 30, 2006. Ces points sont au-dessus et au-delà des règlements effectivement établi l'an dernier sans tambour ni trompette.
- L'article spécifiquement référence unique / zéro que le statut et les indemnités que le lock-in lettre sur elle, aucune autre option.
- Les sanctions pourraient être imposées à l'employeur depuis au moins le montant des impôts non versés, des sanctions supplémentaires et des intérêts seront, bien sûr, est en sus.
- Tous les modules de logiciel d'auto employés de service devra être contrôlée pour permettre à l'employeur de lock-out des employés changements par un particulier.
Autre point qui ne sont pas spécifiquement traitée par l'IRS comprennent:
- L'employeur est responsable de ce blocage du taux de toujours. Si tout changement de situation de l'employé changent comme un mariage, un bébé ou d'un achat d'une maison, l'employeur sera amené à vérifier leurs dossiers Retour à la date d'embauche afin de s'assurer qu'ils peuvent permettre à un W-4 sous forme de l'employé pour aller en vigueur.
- L'IRS ne définit pas quelles circonstances, autres que les "graves sous-déclaration», qui vont entraîner une «lock-in lettre soit publiée en premier lieu.
- L'IRS ne donne pas de conseils aux employés sur exactement ce qui va provoquer l'IRS à modifier un blocage dans la lettre. Elle n'a pas davantage dire l'employé ce genre de délai de s'attendre à un changement de l'IRS après une demande et la documentation sont soumis.
- Le «transférés W-4 et de lock-in lettre d'un prédécesseur», la phrase ne figure nulle part d'autre dans une recherche sur le site Internet de l'IRS. À cet effet, aucun employeur n'a aucune idée de ce que signifie réellement. Si vous faites l'acquisition d'une entreprise ou fusionner avec une autre compagnie êtes-vous responsable de connaître le statut de chaque employé Retour à la date d'embauche, en référence à un «lock-in lettre?
- Enfin, l'IRS dit nulle part que l'employeur comment, quand et pourquoi il va modifier un lock-dans la lettre. Pas plus qu'il ne discuter de ce que les responsabilités que l'employeur a quand et si l'IRS ne le modifier. L'IRS a vraiment laisse l'employeur dans l'obscurité sur les changements.
Les employeurs doivent être conscients des changements ci-dessus dans la loi et faire les ajustements nécessaires à leurs systèmes pour éviter les oublis de passe. La lettre initiale de l'employeur est relativement simple mais le cadre illimitées dans le temps et d'énormes pénalités potentielles, il est impératif que chaque employeur de mise à niveau ou d'installer un système de suivi de cette information à la perfection.
