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Selon une étude de Pitney Bowes, le dirigeant d'entreprise reçoit en moyenne plus de 375 appels, messages vocaux, e-mails, fax et lettres chaque jour. Avec un tel déluge d'information, est-il surprenant que sondage après sondage indique le temps disponible pour capter l'attention de quiconque n'est que quelques secondes? Let's face it, qui a le temps d'écouter à cinq minutes à la randonnée pleine de messagerie vocale et UMMS ahhs ou de faire défiler une page six e-mail? En plus ennuyeux du destinataire, les messages longs poussif qui ne sont pas supprimés sont généralement marquée pour être examinée à une date ultérieure, ce qui ralentit le processus et, dans certains cas la suppression de la productivité des communications numériques tout à fait. Alors, comment pouvez-vous utiliser efficacement les outils de communication numérique d'aujourd'hui? Voici quelques trucs que j'ai appris pendant mes cinq années de travail virtuellement: • Slow Down. Tout simplement parce que vous pouvez tirer dans un e-mail en quelques secondes d'avoir une pensée ou laisser un message vocal suivant immédiatement une question entrant dans la conscience, ne signifie pas nécessairement que vous devriez! Tous les messages doivent être courts et précis et respectueux de l'horaire du destinataire. En prenant quelques instants pour ruminer votre message, vous mai tomber sur une résolution ou des points supplémentaires qui doivent être adressées mai venir à la lumière. • Soyez professionnel en tout temps. Oui, cette plaisanterie de votre contact vous a envoyé la nuit dernière fut fort agréable, mais vous ne devriez jamais transmettre ces communications aux contacts d'affaires. Pour protéger contre le spam, vous aussi vous ne devez pas divulguer votre adresse e-mail lors de l'envoi à un groupe. Utilisation du «Cci» (copie carbone invisible) sur le terrain pour les adresses multiples et de placer votre propre adresse e-mail dans le champ «À» montre que vous êtes respectueux de la vie privée de vos contacts. Il vous fournit aussi une «preuve» copie de ce que vous avez envoyé pour vérifier la mise en forme ou d'autres questions qui peuvent affecter le message par la transmission par l'Internet. • Utilisez avec précaution "Envoyer à tous" et "Répondre à tous" Functions. J'ai été témoin de moments embarrassants des autres (et le rappeler mon propre oops "douloureuse" à ce sujet) quand les messages destinés uniquement à l'expéditeur d'origine, sont, en effet, envoyé à tous ceux qui ont été mai avec copie ou même sur bcc'd le message d'origine ou par courrier. Mieux ne pas utiliser un bouton du tout. Si vous souhaitez répondre à un message, cliquez sur "Transférer" et de remplir le destinataire (s) comme tout autre courrier électronique. • Considérez votre message vocal avant de composer. Dans le monde d'aujourd'hui, 9 fois sur 10 un appel est transféré vers la messagerie vocale, alors pourquoi ne pas préparer quelque chose d'intelligent à dire à l'avance? Ce n'est jamais une perte de temps depuis sa prise de quelques minutes pour réfléchir à ce que vous voulez transmettre un message vocal, peut également être utilisé comme un aperçu de ce que vous avez besoin de couvrir dans l'appel, si vous obtenez réellement grâce à votre parti destinés . • Ne pas une lecture complète de chaque e-mail - Avec chaque e-mail, toujours lire votre message de bout en bout avant de frapper "Envoyer". Cette dernière lecture est crucial dans la capture des informations manquantes ou des pièces jointes et vous permet d'obtenir une compréhension complète de la «tonalité» de votre message. Sur les communications importantes, je suggère une rupture entre la rédaction et cette lecture finale. Parfois, un voyage loin de votre PC pour obtenir une boisson ou utiliser les installations vous feront «frais» pour l'examen final et de vous aider à rattraper ces fautes de frappe ou d'erreurs grammaticales, même correcteurs orthographiques manquer! • Mise en forme Counts. Mise en forme ne compte et tout e-mail doit contenir le bon formatage, la ponctuation et la grammaire. Repense à ces jours d'école primaire de la rédaction de dissertation et donnent à chaque message un message d'accueil / ouverture, milieu, de clôture et la signature aussi. N'oubliez pas que chaque message doit contenir suffisamment d'information pour le destinataire de comprendre ce que vous avez besoin ou ce qu'ils doivent faire en réponse à votre communication. Par courtoisie, il devrait aussi inclure des copies de tous documents ou communications antérieures de référence, si elle n'est pas excessivement grand. • Demandez et vous recevrez. Obtenir la permission avant d'envoyer des pièces jointes volumineuses (films, photos et fichiers audio sont notoirement grand). L'envoi de pièces jointes volumineuses mai causer quelques boîtes de réception pour atteindre leur limite de taille. Si cela se produit, le destinataire doit se connecter et télécharger ou supprimer votre message afin de recevoir tout autre e-mails de n'importe quelle source - garantissant pratiquement ils ne penseront pas aimablement de vous de ce moment là. • Soyez prévenant. Assurez-vous de dire: «Prenez la plume» ou de répéter votre numéro de téléphone de revenir deux fois en sortant d'une boîte vocale. Bien sûr, parler, parler à un taux raisonnable et articulée. Vous pouvez même se lever ou à sourire à droite avant de parler, qui a un effet énorme sur le ton de votre voix et votre message. Aussi, lorsque vous utilisez un téléphone portable, éloignez-vous de votre PC ou tout autre matériel qui mai causer des interférences avec le signal et donc des lacunes dans votre message. • Soyez courtois. Dans des courriers électroniques, ne pas utiliser tout en majuscules car il est considéré comme crier. • Soyez clair. N'utilisez pas d'acronymes ou d'un raccourci cryptiques dans vos messages. Non seulement le destinataire comprends pas votre message, dans nombre de fois qu'ils se sentent «stupide» de ne pas être en mesure de jouer! • Gardez la ligne Objet Intact. Lorsque vous répondez à des messages, en particulier pour les groupes et les serveurs de listes, ne changez pas la ligne d'objet. De nombreuses applications de courrier électronique permettent un tri par sujet, donnant aux abonnés la possibilité de suivre une discussion particulière "fil" à condition que la ligne d'objet n'est pas modifiée. Quel que soit votre situation de vie, il est difficile d'échapper à la nécessité d'utiliser une forme de communication numérique. J'espère que ces indications sont utiles pour vous. Commentaires et réactions toujours apprécié: andrea@legaltypist.com. |