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Certaines personnes pensent que les minutes sont inutiles. Cela est vrai pour toute réunion où les gens perdaient leur temps accomplir rien. Dans ce cas, la personne responsable du gâchis voudrait le cacher. Mais de bons leaders comme des minutes. Ils veulent faire connaître le travail que qu'ils ont accompli. Ils veulent que les autres savent qu'ils tiennent des réunions efficaces. Et ils veulent pour documenter les éléments d'action, les décisions et réalisations de la réunion. Mais à quelques minutes d'écriture peut être une corvée. Alors, comment pouvez-vous produire minutes - facilement, rapidement et efficacement? Utilisez ces conseils: 1) Demandez un facilitateur (ou un scribe) à participer à votre réunion. Au cours de la réunion, le facilitateur va écrire toutes les idées principales, les décisions et accords sur le papier graphique. Cela aide à faire de votre réunion plus efficace en laissant les participants voient leur travail comme ils le produisent. Il maintient les gens concentrés sur la question. Cela vous permet de participer sans avoir à travailler à l'enregistrement de la réunion. Et il documente les résultats de la réunion à mesure qu'elle progresse. Après la réunion, demander à l'animateur (ou un scribe) à préparer un projet de procès-verbal de la note graphique. 2) Mettez seulement les faits saillants de la réunion dans les minutes. Cela comportera des mesures, décisions et accords. Éviter de créer un mot pour mot la documentation de tout ce qui a été dit. Si vous avez besoin pour capturer chaque détail, utilisez un enregistreur. 3) Si vous devez écrire le procès-verbal, utilisez les notes écrites sur les pages graphique comme un brouillon de vos minutes. Si possible, avoir un assistant de les copier et ensuite modifier le projet. Certaines organisations sauter tapant les notes: Ils font juste de format lettre des copies des pages des cartes et de distribution de ce que le procès-verbal. 4) Faire parvenir le procès-verbal dans un jour après la réunion. Ce fait connaître à la réunion alors que les gens s'en souviennent encore, et il transmet les nouvelles pendant qu'il est encore pertinent. |