Top 3 Types de documents entrants That Make Fax Automation si important

Les documents sont le sang vital de toute organisation, et la pierre angulaire de tout processus d'affaires. Les types de documents allant de la vente et des garanties de commercialisation de ses rapports financiers, les demandes d'emploi, des formulaires de ressources humaines et des lettres d'affaires. La liste s'allonge encore et encore. Alors que tous sont importants, cet article se concentre sur trois documents universellement reçues: les bons de commande, des factures et des contrats, et comment ces documents peuvent être reçues et diffusées avec l'automatisation des fax entrants.

Qu'est-ce que Inbound Fax Automation?

L'automatisation des fax entrants est le processus dans lequel les fax sont reçus par un serveur de télécopie et diffusés aux destinataires prévus par e-mail, imprimante réseau, système de gestion documentaire, annuaire de réseau ou de base de données. Le serveur de télécopie routes ces messages fax par l'utilisation d'un ou plusieurs des critères suivants: Caractéristiques du fichier (nom, date, heure), le contenu (numérisée à partir d'OCR ou code à barres) ou un protocole de téléphonie (CSID / ANI / DID ou DTMF) des informations .

Les principaux avantages obtenus:

• Diminution de la consommation de papier et de toner
• Labor charges Minimized
• Augmentation de la productivité des employés - fax arrivent dans le meilleur emplacement pour l'intégration dans les flux commerciaux.
• Document Security - Eliminer consultation non autorisée de documents, tandis que sur le télécopieur, ou pendant la distribution main. Pages de fax sont toujours archivés électroniquement afin de documents ne se perdent pas.

Fax entrants automatisation de bons de commande

Les ordres d'achat sont comme de l'argent à la banque. Fax transmission reste un moyen populaire d'envoyer des ordres d'achat parce qu'elle partage les meilleures caractéristiques de l'e-mail et courrier ordinaire.

• Fax livraison est très fiable et vérifiable par le rapport de la confirmation de l'envoi et de réception de fax.
• Les bons de commande nécessitent une signature, et la transmission de signatures par fax est juridiquement contraignant.
• Livraison immédiate des vitesses de traitement de la commande.

Même si vous avez une ligne de fax dédié pour recevoir des ordres d'achat, il est difficile d'obtenir des copies de la PO à tous les individus et départements concernés à temps pour assurer la satisfaction de la clientèle. Commandes mai être retardé, mal acheminé ou tout simplement hors de propos. Lorsque les clients appellent pour donner suite à la PO ils ont juste envoyé par télécopieur, vous êtes prête à y répondre?

Lorsque la solution de fax entrants d'automatisation est correctement mis en œuvre toutes les parties concernées reçoivent immédiatement l'OP dans le format qu'ils exigent. Le représentant des ventes pour le compte pourrait recevoir un PDF E-mail attachment, tandis qu'un autre exemplaire est envoyé à une imprimante dans la saisie des ordres ou des comptes créditeurs départements.

Fax entrants d'automatisation des comptes de factures à payer

Vous mai-être remarqué que vos fournisseurs utilisent de plus en fac-similé de la transmission des factures pour réduire leurs coûts de facturation et tourner autour de coûts. Grâce à l'automatisation des fax entrants, vous pouvez affiner vos comptes pratiques à payer. L'efficacité supplémentaire vous permettra de profiter des conditions de crédit et rapide payer rabais, de protéger votre cote de crédit, d'éviter les frais de retard et de garder l'information privilégiée, loin des regards indiscrets.

Vous ne pouvez obtenir ces gains d'efficacité si vous recevez des factures pour le personnel AP en temps opportun. L'automatisation des fax entrants rend ce processus facile et sécurisé. Après le serveur de fax reçoit la facture, il la transmet au personnel responsable AP en tant que pièce jointe, une copie papier ou fichier enregistré sur le disque. Il n'y a pas de perte ou de pages mal orientées, pas de lecture non autorisée.

Fax Automation Entrant des accords juridiques (contrats)

Signé des contrats ou contrats qui exigent des signatures peuvent être envoyées par mail (trop lent), coursier (trop cher) ou par fax. Il est facile de voir pourquoi fax est la méthode préférée. Que vous receviez les contrats qui exigent des signatures ou des contrats signés, les contrats doivent être faciles à lire et à partager avec vos collègues. Vous ne pouvez pas risquer de perdre toutes les pages, en particulier ceux avec des signatures ou des initiales.

L'automatisation des fax entrants fournit ces protections. Les fax reçus par un serveur de fax sont immédiatement disponibles au bureau du destinataire, qui peuvent partager un contrat, sous format électronique, et l'imprimer sur n'importe quelle imprimante réseau. Vous imprimez seulement le contrat si vous prévoyez de le signer. Signé copies peuvent être automatiquement archivés sur un système de gestion documentaire ou d'un emplacement applicables à des fins de sécurité.

Sommaire

Lorsque les meilleures solution de fax entrants d'automatisation est mise en œuvre, les organisations de rationaliser les opérations commerciales et juridiques, tout en diminuant les coûts liés à la distribution de papier manuel. Vous aurez plus de contrôle sur la sécurité, la confidentialité et la localisation de l'information commerciale.