Easy Document Management

Combien de fois chaque jour, vous posez-vous «Que dois-je faire avec tel ou tel document ou dossier? Où ai-je besoin et combien de temps dois-je conserver ce billet? "

Vous êtes toujours dans une situation confuse, d'avoir à décider si ce fichier sera encore utile très bientôt ou peut-être ou deux ans plus tard, ou peut-être jamais.

Vous déchirer un morceau de papier inutile et une heure plus tard, que vous trouverez en ont désespérément besoin. Ces choses Drive You Crazy, il vous fait vous sentir en colère et de culpabilité première et que vous commencez à avoir pitié de vous. Je suis sûr que c'est un scénario très familier pour beaucoup d'entre nous. N'est-ce pas?

Mais imaginez les garder tous dans ces tas de plus en plus sur votre bureau et dans les armoires et les étagères entourée de fichiers dans le bureau. Chaque fois que vous avez besoin de trouver quelque chose, ça vous rend malade.

Voici une suggestion sur la manière dont vous pouvez gérer une telle situation. Split tous les documents en trois piles, trier, classer et étiqueter.

Numéro un tas est "Documents à être": les documents que vous êtes absolument sûr que vous avez besoin bientôt.
Pile numéro deux est «documents à jeter»: les documents qui doivent être détruits à coup sûr.
Pile numéro trois est "documents de décider" (cette pile est la dure un): les documents avec lesquels vous ne savez pas quoi faire maintenant.

Si la troisième pile croît plus vite que les deux premiers, cela signifie que vous faites quelque chose de mal. Le meilleur moyen consiste à revoir vos critères de battage.

Habituellement, ces documents que vous ne savez pas quoi faire avec sont sans valeur nutritive et peuvent être détruits. Vous trouverez après vous les revoir de nouveau. S'il y avait un autre document important, vous serait-il mettre dans la première pile. Si vous ne le faites pas, cela signifie que le document n'est pas si important que cela et après une seconde pensée peut être détruit.

Examiner le document, de définir clairement ce que ce document est tout au sujet, et la queue de son importance avec votre ligne principale de l'entreprise. Avec un regard de plus près vous verrez que ces documents sont soit obsolètes, n'ont pas été utilisés pendant un certain temps, sont complètement hors de la ligne, ou pas à garder. Emmenez-les sans aucune arrière-pensée.

Parfois, un document sans valeur car vous devez être important pour quelqu'un d'autre, donc il passe à cette personne. Vous allez faire une faveur à un collègue et se débarrasser d'un document plus ou de papiers.

Les documents tels que manuels, notices, bulletins et autres imprimés sont certainement les demandeurs de la pile 2nd. Si le document est la collecte de la poussière pendant assez longtemps, se débarrasser de lui.

Prendre soin des documents dans la première pile. Les trier par ordre d'importance, la date d'échéance, etc Gardez toujours bien classées. Telles sont les fois que vous ne voulez pas perdre et que vous voulez les garder près de vous que possible.

Examiner le document, autres que les documents imprimés standard, dans le tas du 2e
Vérifiez si ce ne sont pas dépassées documents confidentiels et de voir si ceux-ci peuvent être recyclés. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreur.

Si certains des documents confidentiels sont pas à blanc sur les fesses, les utiliser en tant que documents Gratter pour des notes de service, l'impression du projet, et d'autres raisons moins officielles au sein du bureau. La même chose vous pouvez appliquer aux chemises et classeurs. Tourner le dossier à fond et vous avez un dossier prêt pour le fichier suivant qui en a besoin.

Économisez de l'argent pour vous, pour votre bureau et aider l'environnement. Sauver les arbres.

Après avoir pratiqué pendant un certain temps, vous deviendrez un expert des documents filer et libérez-vous du mess des documents et objets non utilisés.