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Pour beaucoup, la correspondance électronique a permis d'améliorer l'efficacité des entreprises à plusieurs niveaux. Envoi d'un e-mail peuvent économiser temps et argent ainsi que de fournir une «piste virtuelle papier" des informations envoyées et reçues. Alors que l'Internet et le courrier électronique peut fournir un accès rapide et aisé aux informations et d'interactions, il existe quelques problèmes d'étiquette à considérer. Premièrement, tous les utilisateurs d'ordinateurs consulter le courriel de la même manière. Certaines personnes utilisent le courriel à des fins commerciales seulement, d'autres pour un exutoire social et parfois un équilibre entre les deux. Il est important de savoir ce que les personnes de votre liste de contacts email voulez recevoir et ce qu'ils n'aiment pas. De nombreuses entreprises ont strictes politiques de communication électronique qui interdisent le contenu inapproprié et dire clairement que les informations créées et distribuées à partir d'ordinateurs en milieu de travail est la propriété de l'entreprise. Tout en commun, cela peut provoquer certains problèmes. Ce que certains jugent inappropriée, d'autres non et de déterminer le contenu approprié peut devenir une zone grise. Souvent, quand un email est envoyé à partir du travail de l'employé ne pense pas à la photo "grand" ramifications. Voici un exemple. Moïse travaille pour une grande entreprise. Il est conscient de la politique de communication électronique, mais son sens de contenus appropriés diffère de celui de la gestion. Moïse reçoit un courriel d'un ami qu'il trouve complètement humoristique. Rapidement, il la transmet à toute sa liste de contacts e-mail. Le courriel montre avant sa signature, lieu de travail (Moses Brown, conseiller financier, XYZ Investissements avec l'adresse et les numéros de contact). L'email se fraye un chemin à plusieurs centaines voire de milliers de bénéficiaires par l'intermédiaire de l'avant. Le PDG de la société XYZ se trouve être un de ces destinataires et ne partagent pas la même pente sur l'humour que Moïse a fait. Qu'advient-il maintenant? Mesure corrective de la direction parce que Moïse a violé la politique de courrier d'entreprise et a mal représenté la compagnie en envoyant des contenus inappropriés qui inclut le nom, l'adresse et vos coordonnées. Même si vous ne travaillez pas pour une grosse société, vos habitudes peuvent avoir une incidence email votre entreprise individuelle et comment les gens vous affichez. Moïse décide qu'il sera plus prudent à l'avenir. Après tout, il apprécie son travail. Moïse promet qu'il va utiliser les communications électroniques avec soin. Quelques semaines passent et Moïse reçoit un avertissement étonnante par courriel. Il semble que les bananes mangeuse de chair font des ravages sur la nation. Inquiète pour le bien-être de ses amis de manger de la banane, Moïse rapidement les types de un avertissement et transmet le message à sa liste entière. Bientôt, Moïse reçoit les e-mails provenant de plusieurs sur sa liste que la chair de manger les bananes sont un canular. Ils lui demandent instamment de vérifier snopes.com avant qu'il ne fasse plus de sens. Moïse ne peux pas le croire. Le message qu'il a reçu a été signé électroniquement par un médecin, mais après avoir fouillé Snopes, Moïse sait qu'il a besoin d'être encore plus prudent. Moïse a appris deux leçons précieuses. 1. Ne transmettez pas de messages inappropriés du travail et de toujours tenir compte que d'autres mai n'ont pas le même sens de l'humour que vous faites. 2. Vérifiez Snopes.com ou d'une autre vérification des faits sur le site de votre choix avant de transmettre un "avertissement" e-mails et assurez-vous que les personnes de votre carnet d'adresses email voulez recevoir ces informations. A présent, vous dirait que Moïse est électroniquement savvy. Tandis que Moïse est plus prudent sur ce qu'il envoie par courrier électronique et il a appris beaucoup en visitant Snopes.com, Moïse ne fonctionne toujours pas tout à fait l'étiquette email maîtrisé. Un client important de XYZ assurance emails Moïse concernant certaines informations pour une réclamation d'affaires. Moïse est travaillant sur plusieurs projets à la fois et les réponses rapidement via e-mail avant de relire sa réponse ou en utilisant la vérification orthographique. Étant donné la nature rapide et immédiat de communication par courriel, il est facile d'être plus laxistes que vous le feriez normalement lors de l'envoi de correspondance commerciale. Cependant, tout vous-mail est une extension directe de votre crédibilité professionnelle et personnelle. Comme Moïse a frappé le bouton envoyer, il a remarqué une faute de frappe et ne pouvait pas arrêter son système à partir de l'envoi du mail. Bien fautes ne se produisent (même à des écrivains chevronnés), il est important d'utiliser le vérificateur orthographique pour aider à les éviter. En plus de la typo, lorsque Moïse tira l'e-mail en place pour vérifier certains détails, il a remarqué qu'il avait aussi laissé quelques mots importants et certains renseignements demandés par le client. Or, Moïse doit prendre le temps de contact avec le client de plus, fournir tous les renseignements qui ont été initialement demandé et inclure tous les détails qu'il aurait dû inclure la première fois. Moïse ajoute quelques leçons plus à sa liste de l'étiquette e-mail qu'il va suivre dans l'avenir. 3. Vous devez lire attentivement les courriels demandant des informations et à envoyer toutes les informations la première fois. 4. Toujours utiliser la vérification orthographique. 5. Premier email de votre réponse à votre propre adresse courriel pour que vous preniez le temps de le relire avant d'envoyer à son destinataire. Avec quelques rappels discrets et le jugement par erreur, Moïse est plus en confiance avec son utilisation des outils en ligne. Il ne vous inquiétez pas pour offenser personne ou qui violent les politiques d'entreprise sur les communications électroniques. Le meilleur de tous Moïse a appris de ses erreurs et il ne travaille plus efficacement et avec précision. Mais, Moïse a une dernière leçon à apprendre. Moïse suit tous les conseils ci-dessus et envoie un courriel à un collègue au sujet d'un projet qu'il est très excité au sujet de. Dans sa hâte, il quitte la fonction de verrouillage des majuscules. Lorsque son collègue Sally reçoit le message électronique dans tous les chapeaux, elle se demande pourquoi Moïse est «crier» à son sujet de leur projet commun. Sally est offensé par la présente et en discute avec la direction. Une fois de plus, Moïse apprend une leçon précieuse. Sa part le gestionnaire d'un Astuce sixième avec lui quand il l'explique dans le monde de l'e-mail, envoyer de la correspondance en majuscules est considéré comme crier et souvent considéré comme impoli 6. Assurez-vous d'utiliser la ponctuation correcte et le formatage. Maintenant Moïse, elle a le bas. Il est prudent et réfléchi sur ce qu'il envoie à ses collègues, associés, amis et famille via e-mail. Il sait aussi qu'il n'est pas fini d'apprendre. Il ya beaucoup plus à cette étiquette de courrier électronique qu'il n'en a jamais imaginé et il a été apprendre plus ici. |