Un répondant à l'enquête m'a dit: «Les réunions sont timewaster mon grand. J'ai
littéralement passé des journées entières à des réunions. J'ai non seulement ne reçoivent rien fait à mon
bureau mais également hériter de travail supplémentaire. Je suppose que si je pouvais souhaiter pour un
chose qu'il aurait moins de réunions. Hey, je peux rêver, non? "
Oui! Rêvons un peu. Serait-il pas agréable d'avoir un passage qui dit:
"Sortir d'une réunion libres»? Voici quelques idées pour rendre vos réunions
plus productifs:
Envisager le calendrier. Si vous êtes quelqu'un avec la possibilité de convoquer une réunion
pendant un certain temps, envisager sérieusement le meilleur moment pour le tenir.
Corporate America a formé la plupart des gens d'être «gens du matin." Notre
cycles de l'énergie naturelle nous inciter à être «up» ou ont «Premier« temps première chose
dans la matinée. Malheureusement, de nombreuses personnes insistent sur la tenue de réunions au
cette époque. Certains types de réunions sont bonnes en prime time, comme ceux
impliquant de brainstorming, résolution de problèmes, ou la réflexion stratégique. Routine
réunions du personnel, mises à jour du projet, ou des réunions d'information que devrait avoir lieu
pendant les accalmies de la productivité. De même, une session de remue-méninges, le vendredi
après-midi à trois heures, sera sans doute pas donné les meilleurs résultats.
Établir un code de conduite de votre ministère ou organisme. Sans
un ensemble de «règles» ou «protocoles» pour la tenue de réunions, les gens font leur propre
, une chose imprévisible créer entre différentes réunions. Je viens de
animé une séance de formation avec une division d'entreprise avec 75 personnes.
Ensemble, nous avons créé le présent Code de déontologie, qui régira leur
les futures réunions:
1. Les réunions ne sont autorisés 9-4 du lundi au jeudi et 9-1 vendredi.
2. Un ordre du jour, ainsi que tous les pré-travail, est requise 72 heures à l'avance de
la réunion, indiquant clairement l'objectif de la réunion. Si un but
ne peut être définie, d'annuler la réunion. Outline l'exigence de durée pour chaque
point à l'ordre du jour et la personne responsable.
3. Si l'assemblée n'est pas au sein de ces lignes directrices, chaque participant a la capacité de
question à la réunion.
4. Soyez sensible aux contraintes de temps et les échéances des autres ministères.
Correspondre à l'importance et la complexité de la question à la longueur de la
réunion.
5. Les réunions ne devraient être de 50 minutes (au lieu d'une heure) ou à la fin dix
minutes avant le début de l'heure, si les participants peuvent faire la prochaine réunion
qui commence au sommet de l'heure.
6. Les réunions se lancer et arrêter à temps, à moins que tous conviennent de la fréquentation
prolonger ce délai. Essayez de terminer plus tôt si possible, ne pas étirer la réunion.
Présence mai se lever et de partir à l'heure de fin indiquée. Vous pouvez demander au
groupe précédent de partir si vous avez la salle de conférence réservés.
7. Utilisez la réunion des articles exigeant un dialogue, les décisions, ou Team Building
uniquement, pas les éléments d'information.
8. Si la réunion est annulée ou dans la salle a changé, le leader est
responsable de convoquer tous les participants pour les aviser de ce changement. Si vous
ne peuvent pas y assister, vous devez en aviser le chef.
9. Mettre les gens dans des fuseaux horaires plus tard, au début de l'ordre du jour. Ou si une
présence des participants est requise uniquement pour petite partie de la réunion, laissez -
cette personne parle le premier, et puis s'en vont.
10. Veiller à ce que tous les invités ont vraiment besoin d'être là.
11. Vous mai envoyer un délégué à votre place, si la personne est capable de
la prise de décisions et ne peuvent signer ou à emporter un point d'action. Laissez les
leader sais que tu es quelqu'un d'envoi.
12. Venez lire des documents préparés et avance. Apportez vos propres copies de toute
documents. Si vous ne seront pas suffisamment préparés, en aviser le chef de file.
13. Si le chef ou d'un décideur clé de non-présentation, les participants mai congé après
10 minutes.
14. Utilisez un chronométreur (nommé par le chef de file) de tenir la réunion sur la cible
et suivre l'ordre du jour. Ne pas limiter la conversation significative.
15. Éliminer toute discussion qui ne concerne que deux personnes.
16. Nommer un scribe pour la réunion. Lorsque quelque chose se produit qui n'est pas sur
l'ordre du jour, le scribe il enregistre sur un coussin de chevalet marqué "stationnement". Le
Scribe crée également "une minute" minutes au cours de la réunion (la liste de l'OMS
est responsable de / quoi / par date).
17. Ne vous arrêtez pas aux réunions retardataires de mettre à jour, sauf dans le cas
d'urgence.
18. Pendant la réunion, répondre à l'urgence "911" pages seulement. Si vous devez
prendre un appel, sortir de la salle de réunion.
Obtenez votre regrouper et de faciliter (ou demandez à quelqu'un d'autre faciliter)
une discussion et créer un code de conduite similaires. Selon les témoignages, ces règles
ont considérablement réduit erreurs de communication et de la productivité réunion amélioré!
Enfin, essayez de réduire le temps que vous consacrez à des réunions sans importance. Pouvez-vous
envoyer un substitut? Pouvez-vous appeler le président d'assemblée et de demander au premier rapport,
et d'expliquer ensuite que vous avez une autre réunion sur ses talons et vous avez besoin pour
partir en temps opportun? Quelqu'un peut-il enregistrer sur bande de la réunion pour que vous
écouter dans votre voiture?
Here's to the révolution réunion --- où les minutes ne sont pas prises et les heures ne sont pas perdues!
Faites-en une journée productive!
