|
Garder ou Toss - Et quand? Conservation des dossiers Par Teri Kaye, CPA En tant que comptable, je travaille avec mes clients bancaires et commerciaux et des documents tout le temps. En tant que maman, je gère la banque de ma propre famille, carte de crédit et autres documents financiers. Dans les deux capacités, j'ai appris combien il est important de conserver en toute sécurité des documents financiers. Si vous avez déjà fait une demande pour un prêt ou subi un contrôle fiscal, vous savez aussi la nécessité d'avoir des registres appropriés. Mais quels sont les registres appropriés et combien de temps vous faut-il les garder? En général, sauf dans les cas de fraude ou de litotes substantielle de revenus, l'IRS ne peut que fixer des impôts supplémentaires pour trois ans à compter de la date de la déclaration a été produite, (ou si plus tard, trois ans après le retour était attendu). Par exemple, si vous avez produit votre déclaration de 2005 d'impôt personnel à son échéance initiale du 17 avril 2006, l'IRS aurait jusqu'au 15 avril 2009 afin d'évaluer une déficience fiscale contre vous. Si vous avez produit votre déclaration tardive, l'IRS en général auraient trois ans à compter de la date que vous avez déposée le retour d'évaluer une déficience. Toutefois, la période d'évaluation est porté à six ans si l'IRS affirme que plus de 25% du revenu brut est omis et est indéfinie si l'IRS affirme la fraude sur un retour. En outre, la période d'évaluation ne commence à courir qu'à une déclaration est produite. Par conséquent, si l'IRS affirme que vous n'avez jamais déposé une déclaration pour une année donnée, elle peut évaluer impôt pour cette année à tout moment (même au-delà de trois ou six ans), sauf si vous pouvez prouver que vous n'avez pas de fichier. Prouver que vous avez déposé faudrait alors leur offrir une copie de la déclaration et la preuve d'envoi (telles que le vert "accusé de réception" de l'US Postal Service. En conservant les déclarations de revenus (avec leurs preuve d'envoi) indéfiniment et d'importants documents (relevés bancaires, vérifier les registres, les reçus, journaux de dépenses, des factures de vente, les sauvegardes informatiques, W-2s et 1099s, etc) pendant six ans après la déclaration est déposée devrait, en pratique, être suffisante. Si vous produisez votre déclaration par voie électronique, assurez-vous d'obtenir des copies de la compagnie qui a préparé et / ou le dépôt de votre retour, il est tenu de vous fournir une copie papier de la déclaration. Les six règle de rétention de référence est étendue pour les actifs et les opérations qui affectent plus d'une année d'imposition. Par exemple, si vous l'achat d'un bien immobilier, ou d'autres placements, ou l'obtention ou l'octroi de prêts, les dossiers d'achat ou de départ devraient être conservées pendant six ans après la vente finale ou de paiement. En outre, la documentation sur les éventuelles améliorations ou d'autres coûts doivent être capitalisés devraient également être conservés jusqu'à six ans après la vente. Pour toute entreprise équipée d'un employé, tenir des registres complets et précis des heures travaillées et les heures rémunérées. Avoir une politique écrite qui précise la masse salariale façon dont les employés sont d'enregistrer leur temps et qu'ils doivent soumettre les informations à l'employeur. Inclure des règles pour les heures supplémentaires (à savoir, at-elle besoin d'être approuvé par écrit à l'avance par un superviseur). Gardez tous ces dossiers pendant trois ans après que l'employé a été résilié. Pour tous les dossiers d'emploi, y compris les déclarations fiscales et des cartes de pointage, conserver ces documents pendant au moins quatre ans. Dans le cas où vous avez une transaction générant un report de la perte, comme la vente d'un investissement à perte, vous devez conserver les documents relatifs à la transaction sous-jacente comme une preuve de la perte, jusqu'à ce que six ans après la perte a été totalement utilisés ou périmés. En particulier, n'oubliez pas que si vous réinvestir les dividendes pour acheter des actions supplémentaires, chaque réinvestissement est un achat séparé de stock, et les enregistrements de chaque réinvestissement devrait être conservé pendant au moins six ans après la déclaration est produite pour l'année dans laquelle la stock est vendu. Pour les comptes individuels de retraite (IRA), vous devez tenir des registres des contributions et des distributions, les formulaires 8606, 5498 et 1099-R jusqu'à ce que tout l'argent est retiré de tous les comptes et une période supplémentaire de trois ans se sont écoulés. Lorsque nouvelle propriété prend la base de l'ancienne propriété, les dossiers relatifs à l'ancienne propriété devraient être conservés jusqu'à six ans après la vente de la nouvelle propriété est signalée. Par exemple, supposons que vous avez acheté une voiture pour l'usage professionnel en 1998 et que vous a donnée en reprise sur une nouvelle voiture à usage professionnel en 2001. Si vous avez vendu la nouvelle voiture en 2006, votre fonction dans la nouvelle voiture permettra de déterminer si vous avez un gain net d'impôt ou une perte de recettes fiscales sur la vente, et votre fonction dans la nouvelle voiture est déterminée, au moins en partie, par votre base en la voiture qui vous négociés en 2001. En conséquence, les dossiers se rapportant à votre vieille voiture devrait être maintenu jusqu'en 2013 (soit six ans après votre déclaration de 2006 sera déposé en 2007). Si la séparation ou le divorce devient une possibilité, assurez-vous d'avoir accès aux dossiers fiscaux vous concernant qui sont conservés par votre conjoint. Ou mieux encore, faire des copies des dossiers d'impôt, étant donné que dans de telles situations, les relations deviennent tendues mai et l'accès aux dossiers difficiles. Comme beaucoup d'entre nous ont appris cette année avec les différents ouragans et autres catastrophes, le calcul de l'accident et le vol déduction des pertes est en partie déterminé par votre base dans les biens endommagés ou volés. Vous avez besoin d'avoir un dossier pour appuyer cette base, que six ans après avoir déposé la déclaration dans laquelle la déduction des pertes. Pour protéger vos données contre la perte du vol, d'incendie ou autre sinistre, vous devriez envisager de garder vos dossiers les plus importants dans un coffre-fort ou un autre endroit sûr hors de votre domicile. En outre, envisager de garder des copies des documents les plus importants dans un endroit unique et facilement accessible de sorte que vous pouvez les attraper si vous devez quitter votre domicile en cas d'urgence. Si les documents sont perdus ou détruits, il mai être possible de reconstruire certains d'entre eux. Par exemple, un préparateur de déclarations de revenus payés est requis par la loi à conserver, pendant une période de trois ans, les copies des déclarations d'impôt ou une liste de contribuables pour qui rendements ont été préparés. De même, d'autres professionnels qui vous ont aidé dans une transaction mai conserver les dossiers relatifs à la transaction. Pensez à contacter, votre banquier, courtier en valeurs mobilières, agent immobilier et avocat des dossiers. Votre état mai ont des règles différentes pour consulter votre État qui perçoit l'autorité de demander des informations au sujet de leurs règles de conservation des dossiers. Aujourd'hui, avec la prévalence de l'ordinateur de l'équipement de numérisation et de logiciels, il est plus facile que jamais de tenir des registres complets depuis des années. Mon entreprise a investi dans l'état de la technique de numérisation, de stockage et d'extraction et maintenant au lieu d'avoir une chambre de remplissage, nous balayons nos fichiers et les dossiers des clients et de les stocker sous forme électronique. Cela ne satisfait pas seulement les exigences de conservation, mais permet également un accès facile. Pas plus la recherche dans le cabinet après que le cabinet ou des boîtes de rangement. Si vous voulez garder une copie papier des déclarations de revenus, la preuve de dépôt et d'autres documents financiers, ou des copies numérisées, il est important d'établir une politique sur ce que vous garderez, comment vous allez le garder et quand vous allez pouvoir détruire (par déchiquetage de sorte que votre d'identifier et d'informations sont protégées). |