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De nombreux dirigeants, dans les sociétés de toutes tailles, se débattent avec l'abondance de la communication à venir dans la via E-Mail, et maintenant avec les communications unifiées en jeu, nous commençons à recevoir nos messages vocaux, télécopies et autres communications dans nos applications de messagerie. Que peut-on faire pour vous aider avec votre santé mentale dans la gestion des Clutter Factor? Le facteur d'encombrement est votre boîte de réception. S'arrêter et de regarder en ce moment! Avez-vous plus de 3000 messages dans votre boîte de réception? Je ne sais pas où trouver cette pièce importante de la correspondance avec un fournisseur ou un client qui pourrait vous gagnez qui traitent très grand? Aide est là. Beaucoup de sociétés utilisent la ligne de produits Microsoft pour leur journée au courrier électronique par jour. Microsoft Outlook 2003 est un outil puissant de gestion de toutes vos communications. Combinés avec Microsoft Exchange 2003, les entreprises d'aujourd'hui ont maintenant une solution complète pour l'ensemble de leurs communications et aussi les ressources nécessaires pour gérer efficacement les e-mail. • L'Assistant Gestion des messages Microsoft Outlook est une excellente façon de gérer votre courrier électronique et router les messages vers un dossier spécifique ou d'un emplacement afin que vous puissiez les examiner à une date ultérieure ou jamais. J'ai mon installation de Microsoft Outlook pour que tous mes messages Contrôle des foules sont routés vers un dossier particulier, afin que je puisse filtrer ces messages et me permettra de se concentrer sur les messages qui sont envoyés directement à moi. • Les drapeaux sont une autre grande ressource dans Microsoft Outlook 2003 application. Les drapeaux qui peut être installé dans Outlook en utilisant de nombreux critères différents. I utiliser des drapeaux comme le rouge pour mes envois urgents, le jaune pour mes pas si urgente, mais toujours important, et vert pour les e-mails aucune urgence. Lorsque vous triez votre boîte de réception de drapeaux, les messages non-indicateur sont toujours triés par Data / heure quand ils arrivent. Mail • Le spam est un problème majeur pour toutes les organisations, peu importe comment grand ou petit que vous soyez. Je recommande l'investissement dans une solution anti-spam qui vous permet à l'utilisateur final de gérer votre propre configuration de spam et ne pas faire appel à votre administrateur système pour le faire. IT Matters recommande des solutions de SonicWALL pour aider les organisations de toutes tailles dans la gestion de l'abondance des pourriels. Le domaine le plus important sur la gestion des pourriels est d'investir dans une solution qui ne délivre pas les messages de spam dans votre boîte aux lettres. Les solutions les meilleures qui vous enverra un e-mail quotidiennes uniques que vous pouvez passer à travers la gestion de vos SPAM. Cela vous fait économiser temps et en dollars de productivité pour vous et toute votre équipe. • Utilisez votre Executive Assistant - si vous avez la chance d'en avoir un! Cette personne peut répondre à votre demandes de renseignements généraux pour les réunions, informations et tous autres renseignements généraux. Cela vous permettra de mettre l'accent sur l'e-mail une affaire sérieuse et la main sur les autres qui mangent seulement constituent la majorité de votre temps. • Déposez vos messages en utilisant une approche logique sur le fonctionnement de votre entreprise. Par exemple si vous travaillez dans la vente, vous souhaitez mai pour déposer vos messages par année, mois, Client, et la proposition. De cette façon, lorsque vous avez un message d'un client, vous savez où le trouver plus tard. Cela vous fera économiser du temps sur la route où trouver ce client critique ou d'autres informations. Le nouvel outil de recherche de Microsoft dans Windows Vista et Office 2007 va rendre la recherche de votre Outlook encore mieux. • Envoyez une copie des messages essentiels à des collègues d'affaires, des clients et à tous autres destinataires pour vous. De cette façon, vous avez une copie de votre email vous pouvez vous en fichier sans avoir à passer par vos éléments envoyés. En ce qui concerne vos éléments envoyés, également les ranger dans un dossier différent chaque mois afin que vous pourrez trouver cet élément d'information important sur la route, quand quelqu'un vous dit: "Ouais, vous l'avez envoyé à moi en Mai». Vous pouvez désormais le trouver facilement. Ces quelques conseils de base que j'ai utilisé pour moi d'aider à régler le facteur de désordre. Fouillis Email ajoute une quantité énorme de stress à l'exécutif tout, personne d'affaires ou de représentant commercial. La gestion de votre courrier électronique, vous serez plus efficace et augmenter votre productivité immédiatement. Halte à la noyade dans tout cela encombrement qui obscurcit votre vision de la côte. |