Si vous êtes un bureau professionnel qui vient d'être posées (okay, commandés) par votre patron pour organiser le premier haut la compagnie de téléphone tech ou conférence téléphonique sur Internet, vous êtes probablement en agitant vos bottes. Vous n'avez aucune idée de comment m'y prendre. Que faire si vous bousiller, de perdre le compte de grandes et totalement rincer l'avenir de la compagnie de votre employeur dans les toilettes?
Eh bien, nous sommes là pour vous assurer de ne pas. Continuez à lire pour apprendre comment mettre en place une conférence téléphonique qui sera l'envie de tous les autres admin de votre immeuble à bureaux. Et ne vous inquiétez pas, il ne fera pas mal un peu.
Obtenir un plan de match
Il est toujours important de savoir ce que vous faites et quand. Tout d'abord, assurez-vous d'avoir une date fixe, le temps et le nombre de participants disposés. En outre, tenir compte des différences de fuseau horaire si vous faites quelque conférence internationale d'appel ou de faire un appel longue distance de la conférence. N'essayez pas de programmer une réunion avec un fournisseur en Asie pour 2h00 de leur temps. A moins, bien sûr, ils veulent vraiment le contrat de votre entreprise.
Maintenant Tell Everyone Else
Préavis d'un mois donne aux gens la possibilité de occupé crayon vous dans leur agenda. Donnez-leur la date, instructions de base sur l'accès à la conférence téléphonique, leur numéro à composer, et le NIP. Comprendre également le nom de l'organisateur (vous) et d'infos de contact, a proposé de début et de fin, et le sujet. Et, bien sûr, leur donner une copie de l'ordre du jour proposé. Je ne sais pas comment en faire un? Respirez profondément et de se calmer - nous y reviendrons.
Extras
N'oubliez pas d'inclure des nécessités accessoires avec votre email de notification; feuilles de calcul, des aides visuelles, des tableaux et graphiques relèvent de cette catégorie. Si vous n'avez pas tout ce matériel prêt quand votre email sort, ou voulez que votre groupe ont mis à jour d'informations, envoyez-le à deux semaines à l'avance.
Comment fabriquer un ordre du jour
Si vous ne voulez pas que votre téléconférence à descendre dans l'anarchie, de fournir votre réunion de spectateurs avec un programme complet et organisé. N blâmer les erreurs sur un temp malheureux, que ce soit, parce que c'est just mean.
Assurez-vous que votre ordre du jour porte sur les points suivants:
. Thèmes (Advance avis permettra à vos copains Conférence de proposer leur propre initiative si nécessaire.)
. Qui parle pour chaque thème (Faites-leur faire un peu de parler trop.)
. Combien de temps chaque personne a (papier de toilette recyclé dans les salles de bains société est une question importante, mais vous ne devriez pas permettre à 40 minutes pour lui.)
Si vous envoyez votre notification suffisamment à l'avance, vous pouvez prendre les demandes. Tout comme un bon DJ, vous pouvez choisir de jouer les plaintes de discrimination des RH avec la ventilation budgétaire. Si quelque chose ne veut tout simplement pas jugé bon, le temps sage, suggèrent que le cotisant envoyer une note à tous les participants demandant qu'elle soit portée à une date ultérieure.
Aussi ne pas oublier ...
La téléconférence a parcouru un long chemin, mais il a encore des défis et les pièges potentiels. La nouvelle, high-tech lignes conférence téléphonique ont une fâcheuse tendance à ramasser tous les commentaires peu et le son. En d'autres termes, ne bouche pas mal de votre patron, ou toute Mutter jurons sous votre souffle. Pour éviter le désastre, il est important d'être organisé et savoir ce que vous faites, ou à tout le moins, la façon de résoudre. Et n'oubliez pas, un peu de préparation va un long chemin.
