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Monde des affaires d'aujourd'hui est très diversifiée et de nombreuses entreprises ont des employés ainsi que des clients situés partout dans le monde. Comme vous pouvez l'imaginer réunion avec ses collègues et les clients peuvent prendre beaucoup de temps et d'argent si vous n'êtes pas situé dans la même zone. Heureusement, il existe plusieurs types d'options de services de conférence téléphonique que vous pouvez utiliser afin de communiquer efficacement sans avoir à sauter sur un avion toutes les fois que vous souhaitez rencontrer. L'audioconférence a été largement utilisé depuis un certain temps et est un moyen rentable d'organiser une réunion avec des gens de partout dans le monde entier. Ce type de service d'appel conférence utilise le téléphone et permet à tous les participants d'une réunion de s'entendre les uns les autres en temps réel. People connecter à une ligne ouverte et avoir une rencontre un peu comme ils le bois si elles étaient physiquement situés dans la même salle. La vidéoconférence a été autour depuis plus d'une décennie, mais elle a surtout été utilisé par les grandes entreprises en raison des coûts de l'équipement. Aujourd'hui, toutefois, les coûts ont diminué et ce type de conférence est disponible à même les propriétaires de petites entreprises. Un cran au dessus de l'audioconférence, la vidéoconférence implique l'utilisation d'une caméra et un grand téléviseur ou moniteur de façon à non seulement vous pouvez entendre les uns des autres, vous pouvez voir de l'autre aussi. Cela fonctionne bien pour le partage d'informations visuelles au moyen d'un tableau blanc et est agréable car elle donne à l'équipe une plus grande cohésion sentiriez-vous si ils peuvent voir l'un l'autre. Il ya des années, j'ai travaillé pour une société qui avait deux bureaux situés à environ 1 heure de route. Nous étions dans un bureau et de notre "soeur" dans une autre équipe. Nous avons eu des réunions hebdomadaires via vidéo-conférence et ce fut un énorme gain de temps ne pas avoir à conduire pendant deux heures juste d'assister à une réunion de 1 heure! La conférence Web est une technologie récente et fait usage de l'Internet. On pratique le surf tout simplement à un site Web et la conférence a lieu en ligne. Il s'agit d'un excellent moyen de partager des fichiers ou des aides visuelles et peut être utilisé dans un type de présentation Power point de style. Il peut bien fonctionner pour la formation ainsi que pour la résolution des problèmes dans le logiciel. La conférence Web contient de l'audio ainsi que des visuels et une autre technologie que les autres n'ont pas - la messagerie texte. Lors d'une conférence web, les participants ont la possibilité d'envoyer un message texte - que ce soit une question ou un commentaire et vous pouvez maintenir le texte de côté plutôt que d'interrompre votre présentation. Bien que ces nouvelles technologies ouvrent des portes pour les différentes façons de la réunion, l'âge de l'étiquette des affaires anciennes de tenir une réunion est toujours valable - avec quelques exigences nouvelles. Voici quelques conseils sur la façon de tenir une téléconférence réussie. 1. Avec la téléconférence, vous devez être conscients que vos participants peuvent ne pas être tous dans le même fuseau horaire. Par conséquent, vous souhaitez planifier la réunion pour un moment qui convient pour tous. Que vous soyez à la tenue d'une audioconférence, vidéoconférence ou une conférence Web, vous aurez besoin pour programmer les médias pour le temps que vous voulez de la conférence tenue. c'est une bonne idée de vous donner une marge de manœuvre et le calendrier du temps supplémentaire avant et après la réunion. Cela vous donne le temps de régler les éventuels problèmes techniques avant la main et permet une certaine marge de manoeuvre si la conférence exécute des heures supplémentaires. 2. Une fois que vous avez programmé la pièce, n'oubliez pas d'envoyer une invitation aux participants les informations appropriées. Pour une conférence vidéo, il pourrait être le canal ou juste la chambre si vous avez une salle de conférence vidéo. Pour une conférence audio, vous aurez besoin du numéro de téléphone et mot de passe. Pour une conférence Web, vous aurez besoin de l'URL Web et mot de passe et, en fonction du type de service de conférence téléphonique que vous utilisez, peut-être un numéro de téléphone à composer en faire de même. 3. Assurez-vous d'essayer les appeler à l'avance du temps. Dial ou surfer pour être sûr que tout fonctionne. Vous voulez être là d'abord pour que vous puissiez «accueillir» vos participants et assurez-vous tout le monde est en ligne avant de commencer la réunion. 4. Les conférences audio et web conférences sont un autre facteur - le facteur de bruit. Avec les gens accèdent à distance à travers le lieu où vous pouvez obtenir beaucoup de bruit de fond. C'est une bonne idée de demander à chacun de couper le téléphone afin que le bruit ne porte pas atteinte à la réunion. Quand c'est leur tour de parler, le pouvez désactiver le bouton de sourdine. |