|
La communication électronique nous permet d'accélérer les communications et rapidement échanger des informations. Pourtant, il ya un prix à payer pour la facilité d'utilisation. La plupart des entreprises ont généralement bien établi des lignes directrices concernant les documents sur papier. Il existe des politiques qui guident la communication ainsi que la destruction et la rétention. La communication électronique présente un autre type de défi pour les entreprises mais qui ne peuvent se permettre d'ignorer. Pour encadrer l'un débat doit d'abord examiner le volume des communications électroniques. Dans l'exemple, si une société A10, 000 employés et chaque employé envoie un seul mail par jour qui permettrait d'obtenir 200.000 emails par mois! Avant la disponibilité de l'e-mail, les employés n'étaient pas aussi prolifique. Il est difficile d'imaginer que n'importe quelle entreprise, on aurait tapé et envoyé 10000 lettres par jour. Le volume à lui seul représente un défi unique. Les documents électroniques y compris les courriels sont généralement détectable dans les procès. En tant que tel, il est nécessaire pour une utilisation clairement définies et des politiques de rétention. E-mail peut être le dernier clou dans le cercueil juridique. Comment une société de contrôle d'une telle masse d'information afin de s'assurer qu'ils ne soient pas inutilement exposés à des risques juridiques? Quelles sont les politiques régissant l'utilisation du courrier électronique d'entreprise? Combien de temps les documents électroniques devrait être stockés et ultérieurement à l'ouverture à la découverte dans un litige juridique? Les sociétés sont encore en pleine évolution dans leur approche au dilemme e-mail. La solution dépendra de la culture d'entreprise, son profil de risque et de leurs ressources disponibles. Les entreprises ont parfaitement le droit d'établir des politiques qui limitent la communication e-mail pour les entreprises seulement. Bien que cette mai sembler injuste pour les employés, c'est l'entreprise qui assumera le plein impact des litiges en cours qui résulte, ou implique des communications électroniques d'employés. Certaines entreprises ont été aussi loin de bloquer l'accès à Internet, d'appliquer d'affaires utilisent seulement les politiques et surveiller les communications par courriel. D'autres n'ont pas de politique ou de l'un qui n'est pas clairement appliquées. Réalisation et suivi utiliser le courrier électronique peut être un défi difficile. En fin de compte, il oblige les employés à se conformer aux politiques établies. Certains employés estiment qu'il est un fardeau excessif pour restreindre complètement l'utilisation de courriel d'affaires. Ils font valoir qu'ils mai mai ont besoin de communiquer avec les membres de la famille, sitters ou même s'occuper de ses affaires personnelles pendant la journée de travail. Encore une fois, chaque entreprise devra énoncer les politiques qui conviennent à leur culture d'entreprise. L'un des problèmes uniques de la communication électronique est l'attitude décontractée qui règne à leur égard. Les gens ont souvent touché le bouton envoyer sans considérer que la communication électronique ne se sont pas vaporisés dans le cyberespace, mais vit à perpétuité. Dans aucun autre média est-il si évident que vos paroles peuvent revenir vous hanter. Les gens ne pas exercer en général la même quantité de prudence, car ils le feraient dans les documents papier. Pouvez-vous imaginer quelqu'un d'avoir pris le temps de copier une blague couleur décollage et l'envoyant à tous leurs amis sur la papeterie de l'entreprise? Pourtant, ce qui se passe au quotidien dans l'environnement d'affaires typique. De nombreux salariés mai ne comprends pas le risque de communication inappropriée. Mai aussi les entreprises se rendent pas compte de l'exposition potentielle. Pendant la crise de l'ouragan Katrina, alors chef de la FEMA, Michael D. Brown, a été poussé dans l'attention du public en raison d'une communication par courriel. Son e-mails inter entreprises qui portait sur son vêtement plutôt que la crise actuelle exprimés FEMA sous un jour négatif et finalement contraint Brown à démissionner de son poste. Dans la célèbre affaire Microsoft, le ministère de la Justice utilise e-mails écrits par Bill Gates à l'appui des allégations que Microsoft a utilisé de manière abusive son monopole pour écarter la concurrence. Dans des cas moins connus, les salariés ont introduit le harcèlement sexuel et la discrimination raciale contre des poursuites de leurs sociétés avec le courrier électronique comme un élément clé de leur revendication. Comme les communications électroniques sont découverts dans un procès, la question de la conservation doit aussi être abordée. Combien de temps si une entreprise à succursales multiples e-mails? La plupart des organisations ont choisi de conserver email de trente à vingt-dix jours. Là encore, il dépendra largement de la culture d'entreprise. En limitant la rétention, vous limitez aussi la découverte d'informations potentiellement nuisibles. Contrairement aux documents sur papier qui sont souvent stockés pendant plusieurs années, serveurs de l'entreprise limite intrinsèquement le temps que les emails peuvent être stockés. Cependant, une entreprise doit avoir une politique écrite claire qui est spécifique à la conservation électronique. Un peu de programmes de messagerie vous permettent de définir des rappels que les documents seront supprimés. Ceci, cependant, ne s'appliquent aux documents électroniques stockés sur le serveur de messagerie de l'entreprise. Si les employés ont déménagé des e-mails sur un disque dur ou un support amovible, cette utilisation de la technologie n'aidera pas. La politique d'entreprise doit inclure des directives sur le déplacement et le stockage de documents en dehors du serveur d'entreprise. Et la plupart des entreprises des serveurs de sauvegarde et d'archiver systématiquement les sauvegardes hors site. C'est une bonne chose politique des TI, mais en crée un autre point de vulnérabilité juridique. Politiques de conservation de sauvegarde doit aussi être clairement définis. Et, contrairement à la croyance populaire, lorsque vous cliquez avec le bouton "Supprimer", votre courriel ou un document n'est pas vraiment disparu. Utilisation de techniques aisément disponibles, "supprimé" les fichiers peuvent être facilement récupérées, sauf si le support de stockage a été "effacé" clean. Enfin, assurez-vous que les employés à comprendre qu'ils n'ont pas le droit à la vie privée pour le courrier électronique, pas plus qu'ils ne le font pour les lettres et les appels. Ces e-mails à votre copain ou copine peut être lu par vos supérieurs sans explication nécessaire! Dans le monde post-Enron, les entreprises doivent avoir un ensemble clairement défini et contrôlé politique autour de l'utilisation des communications électroniques et la rétention. Il est tout aussi important de s'assurer que les employés comprennent la nécessité du respect. Comme avec toute la gestion des risques, elle doit s'enraciner dans la culture d'entreprise d'avoir le plus haut taux de réussite et de conformité. Enfin, les politiques doivent évoluer au rythme de la croissance de la technologie elle-même. Alors que les organisations d'élargir l'accès des communications électroniques pour les appareils mobiles, il est certain que de nouveaux défis continueront de se poser. |