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E-mail est devenu l'une des méthodes les plus courantes de l'entreprise et la communication personnelle. C'est rapide, efficace, commode et qu'il peut être dangereux. Voici quelques conseils pour tirer le maximum d'avantages tout en évitant les pièges de l'e-mail, si vous êtes au travail ou au domicile. - E-mail n'est pas privé. Vous pouvez ajouter tous les avertissements que vous voulez à votre ligne de la signature de vos e-mails sont «privilégiés et confidentiels, mais la réalité est, une fois que vous mettez quelque chose sur l'Internet, ou même sur votre système interne d'entreprise, vous n'avez aucun contrôle sur le lieu où elle se termine en fin de compte et qui la voit. Ne comptez pas sur la suppression des échanges de messages pour vous protéger, la plupart des systèmes de messagerie disposant des fonctions de stockage automatique, où vos e-mails pouvaient rester et éventuellement être récupérée. Peu importe combien vous confiance à la personne que vous êtes correspondant avec, la meilleure règle est de ne jamais mettre quoi que ce soit dans un e-mail que vous ne voudriez pas sur la première page d'un journal. - Casual est correct, sloppy l'est pas. Il est parfaitement acceptable pour commencer un e-mail avec «Bill», au lieu de "Dear Mr. Smith:". Et e-mails ne nécessitent pas la structure de la correspondance formelle traditionnelle écrite. Mais utiliser une grammaire correcte et s'assurer que tout est orthographié correctement. Et relire, relire, relire. Il est beaucoup trop facile de quitter accidentellement un message et changer tout le sens de votre message. - Observer l'étiquette acceptés e-mail. Soyez concis et précis. Ne tapez pas en majuscules (c'est considéré comme crier), mais ne tapez pas entièrement en minuscules, que ce soit; capitaliser le cas échéant. Do not spam. Ne transmettez pas de messages ou les pièces jointes sans autorisation. Ne transmettez pas de chaînes de lettres. Ne pas envoyer ou transférer des messages e-mails qui contiennent des propos diffamatoires, injurieux, propos racistes, sexistes, ou obscène. - Avant de cliquer sur envoyer, assurez-vous que votre message est complet et va à la bonne personne. Envoyant un message vide ou incomplète peut être gênant, voire pire. Pour les e-mails sont originaires, prononcera le discours la dernière chose que vous entrez de cette manière, le message ne peut pas être envoyé tant que vous êtes prêt. Pour les réponses, prenez soin de ne pas utiliser la touche "envoyer" de façon prématurée. Et il faut toujours vérifier pour s'assurer que l'adresse est exacte. Nous mai moquer des histoires de personnes qui ont envoyé des messages aux mauvaises personnes, mais la réalité est, de telles erreurs peuvent nuire à votre réputation, vous coûter des affaires et de l'argent, et la ruine des relations. - Rappelez-vous que l'e-mail n'est pas fiable à 100 pour cent. Filtres anti-Spam et les pannes de système peut provoquer des messages à retrouver quelque part dans le cyberespace, au lieu de l'endroit où vous l'avez prévu. Si c'est important, une confirmation de demande de confirmation soit par l'utilisation de l'outil dans votre logiciel de courrier électronique ou en demandant spécifiquement le récepteur de reconnaître le message. - Utilisez votre hors-siège auto-reply si vous n'allez pas être en mesure de répondre à vos e-mails rapidement. Si vous n'avez pas accès à votre e-mail pour obtenir une journée ou plus, utiliser un auto-reply que les gens sachent qu'il y aura un retard dans votre réponse. Faites-leur savoir à qui s'adresser si la situation est urgente. Lorsque vous êtes au bureau, répondre à vos e-mails aussi rapidement que possible tout en maintenant votre productivité. Vous mai, par exemple, veulent mettre à part deux ou trois fois par jour que vous lire et de répondre à l'e-mail. S'arrêtant pour lire et répondre chaque fois qu'un message arrive pourrait signifier que vous ferons rien d'autres en accord avec l'e-mail. L'autre côté de ceci est que vous devriez comprendre quand vous ne recevez pas de réponse rapide de la part d'autres. Reconnaître qu'ils mai être occupé, en réunion ou en dehors du bureau, et soyez patient. Si quelque chose est extrêmement sensible au temps, décrochez le téléphone. - Soyez prudent avec les abréviations et les acronymes. E-mail a donné naissance à une langue qui lui est propre, mais n'utilisez pas d'abréviations et d'acronymes votre lecteur pourrait ne pas comprendre, ou pire, pourrait se méprendre. Par exemple, SWAG signifie «s w SCIENTIFIQUE ild un ß g UESS" mais dans certains milieux, elle signifie également «s w oft êtes un iveaways nd G." Même les LOL commun qui signifie généralement "l aughing o oud ut l" pourrait plutôt être destiné à signifier "ots l o f l UCK». Il est toujours préférable de préciser les choses et être clair. - Utilisez l'humour avec modération ou pas du tout. E-mail est une communication d'une dimension sans le bénéfice de ton ou expression du visage. Même en incluant un visage souriant ou un indicateur d'autres l'humour mai ne pas avoir l'effet que vous voulez. Il est beaucoup plus sûr d'éviter simplement en utilisant l'humour complètement. - E-mail éloges mais pas réprimandes. E-mail est un outil formidable pour les Pats rapidement et à temps électroniques sur le dos, mais ne devraient jamais être utilisés pour toute sorte d'évaluation négative. - Inclure une ligne appropriée objet de votre message. Concentrer sur une question par e-mail et qu'il soit clair dans votre ligne de sujet si le destinataire ne peut trouver votre message rapidement et savent de quoi il s'agit. - Utilisez un bock signature avec votre nom, prénom, titre et coordonnées au cas où la personne que vous êtes e-mailing veut vous contacter par un moyen autre que par e-mail. Inclure des liens vers votre site et blog si vous en avez un. Un message très, très bref sur le marché est également acceptable. - Ne laissez pas le courrier électronique remplace l'interaction humaine. E-mail mai soit efficace, encore faut-il le vrai visage-à-face. Si vous avez une entreprise, il devrait avoir une politique globale d'e-mail et chaque employé devrait être formé sur ce que la politique comprend. Rendre l'e-mail de travail pour vous et non contre vous. |