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Êtes-vous familier avec la scène suivante dans votre bureau? Votre collègue hagarde murmurant "Lorsque la ********* (juron supprimé) que le papier a disparu? Vous essayez d'attirer son attention, il ne répond pas. En fin de compte il situe son journal parmi les junk accumulés par lui en dépit de son vœu d'obtenir son bureau autorisé, sans faute. Bienvenue à la scène la plus familière dans les bureaux dans le monde malgré TQM ronflants et autres acronymes désignant l'efficacité dans la gestion. Un système de classement efficace conçue pour placer les documents et les papiers à leur place devrait permettre de réduire le stress et la confusion qui règne dans toute organisation. Si vous avez un bon système de classement, le rendement de votre organisation augmente considérablement. Vous n'êtes pas assez rapide pour classer votre papier en fonction de son contenu? Puis il attend sa place sur votre table qui devient encombré de papiers de plus en plus de ne pas encore classées pour leur destination finale. Une fois votre table est pleine de ces papiers, vous commencer à placer le prochain lot de papiers à n'importe quel endroits - les tiroirs, dans des boîtes et d'ailleurs Comment éviter cette situation? Jeter les papiers non désirées immédiatement. Si votre système de classement n'est pas bien codifié, vous pourriez ne jamais retrouver ou de récupérer les papiers que vous cherchez. Dépôt d'un rapport sur les ventes de deux semaines dans le dossier individuel de l'homme de vente qui fait que le rapport, vous fera recherche de ce rapport sans cesse dans des fichiers différents et probablement lorsque vous êtes pressé de se présenter à la réunion pour discuter de prévision des ventes et du budget. Faire le placement et l'accès à l'information facile. Séparer les papiers qui doivent être déposées au large par les journaux qui ont besoin d'un suivi. Créer des fichiers temporaires et les fichiers fermés. Inclure dans vos fichiers temporaires, ceux qui ont besoin de papier prendre fréquemment des décisions et d'action, documents, notes, les plans relatifs à votre projet actuel, les matériaux provenant de diverses sources doivent être lu par vous. Label vos fichiers avec précision et clarté afin que lecture du titre doit clairement refléter le contenu du fichier. Créer un organigramme avant de concevoir votre système de fichiers. Cela permettra d'améliorer l'efficacité du système. Contrôler l'accès aux fichiers. Fichiers contenant des informations sensibles ne doivent pas être placés dans l'armoire de classement commun accessible par tout le monde. Disposer correctement les fichiers soit par ordre alphabétique, numérique (comme des factures ou des factures en utilisant les numéros continue en cours d'exécution) ou dans des groupes de divisions concernées et des subdivisions. |