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Qui répond à votre société par téléphone lorsque vous n'êtes pas au bureau? La plupart à domicile les propriétaires d'entreprise un répondeur ou un système de messagerie vocale. Mais il ne suffit pas de faire simplement que le téléphone est ramassé lorsque vous n'êtes pas là, le salut de votre appelants entendent en dit plus sur vous que simplement «laisser un message." Que l'annonce de mai le premier contact a quelqu'un avec vous, et si vous ne sonnent pas professionnel, l'appelant mai pas laisser un message ou mai pas rappeler. Il n'est pas nécessaire à la bonne comme vous êtes une grande entreprise, mais il est important de sonner comme vous êtes un grave, à l'exploitation légitime. Utilisez ces conseils pour créer un accueil efficace de messagerie vocale: - Ecrire un script. N'essayez pas d'enregistrer sur le haut de votre tête. Écrire un script qui couvre tous les points que vous voulez faire dans un format concis. Pratique, il vous permet d'enregistrer sans aucune pause maladroite ou trébuche. - Soyez amical, mais éviter d'être mignon. Parlez d'une voix chaude et conviviale qui permet de montrer votre personnalité à travers, mais ne pas essayer d'être mignon ou drôle, ce n'est pas professionnelle, et elle pourrait facilement se retourner. - Eviter l'évidence. Il n'est pas nécessaire de dire des choses comme "je suis loin de mon bureau» ou «je suis absent du bureau», les appelants savent que parce que vous ne répondez pas au téléphone. Idem avec des déclarations comme «Votre appel est important pour moi», les appelants savent qu'ils ont entendu un enregistrement que vous avez fait pour tout le monde, donc ne pas perdre leur temps avec fluff génériques. - Changez votre message fréquemment. Les gens avec des horaires flexibles mai même changer leur annonce du jour afin de l'information est toujours à jour et exacts. - Permettent aux appelants savoir quand vous serez disponible. Si vous ne serez pas en mesure de retourner les appels pendant plusieurs heures, ou jusqu'à ce que le lendemain, dites-le dans votre annonce afin que les gens ne restent pas à se demander quand ils vont entendre parler de vous . - Dites comment appelants pour sauter le message. Si votre système possède la fonctionnalité qui permet aux appelants de contourner le message d'accueil en appuyant sur * ou #, comprennent que, dans votre annonce. - Incluez votre numéro de fax et site internet ou par e-mail. Certains appelants mai voulez juste vous envoyer un fax ou un e-mail, si votre message d'accueil leur explique comment le faire, vous n'aurez pas besoin de les rappeler. - Fournir des informations de contact de rechange. Si vous transportez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire et ne me dérange pas de prendre les appels lorsque vous êtes absent du bureau, inclure ce numéro dans votre message d'accueil. Une alternative est un système qui automatiquement vos pages quand quelqu'un laisse un message, afin que vous puissiez rapidement décider combien de temps pour retourner l'appel. - Inclure les messages saisonniers. Entre Thanksgiving et la fin de l'année, commencez votre message d'accueil avec "Joyeuses Fêtes". Pour les vœux qui indiquent que vous avez fermé les week-ends longs, tels que Memorial Day ou Jour du Travail, terminer par un souhait pour un séjour sûr et heureux. Voici un exemple de script: "C'est Joe Smith. Pour contourner cette annonce et laisser un message, appuyez sur # et commencer à parler du ton. S'il vous plaît laissez votre nom, numéro de téléphone, le meilleur moment pour vous joindre, et un bref message, et Je retournerai votre appel dans les trois heures. Si vous avez besoin d'envoyer un fax, ce numéro est 888-123-4567. Ou s'il vous plaît visitez mon site Web à www-dot-WebSiteName-dot-com pour plus de renseignements ou pour m'envoyer un e -mail. Have a great day! |