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E-mail répondeurs automatiques, également connu que des réponses automatiques ou à emporter / messages de vacances sont utilisés très souvent sans une pleine compréhension de comment et quand ils devraient être utilisés. Bien que cet e-mail est l'outil efficace et utile de nombreuses applications, il ya aussi des moments lorsque vous utilisez un répondeur automatique n'est pas recommandée. Voici cinq trucs faciles pour vous aider à utiliser votre autoresponders correctement avec les connaissances, la compréhension et courtoisie: - Lorsque autoresponders utilisez pour votre entreprise message d'absence, le répondeur se livrer juste avant votre congé de l'Office. Ensuite, écrire une note pour désengager le répondeur automatique de sorte qu'il est l'une des premières choses que vous faites quand à votre retour. Rien ne sent le manque d'organisation ou de l'attention aux détails que les messages d'absence en continuant à sortir après que vous êtes de retour au bureau et disponibles pour les communications d'affaires.
- Un salut et une clôture, y compris votre nom et le titre devrait faire partie de votre message d'absence. Business messages d'absence devrait également inclure votre nom, le calendrier vous sera pas disponible ainsi que le nom, le numéro de téléphone et adresse e-mail de quelqu'un qui peut être contacté en votre absence.
- Auto-répondeurs utilisée pour confirmer la réception d'une enquête ou de diffusion les plus fréquemment posées pour obtenir des renseignements ( "Cliquez ici pour obtenir notre message automatisé sur ...") nécessité de disposer d'une adresse e-mail dans le champ De: ce n'est pas le même que celui du répondeur. Folks sera de cliquer sur Répondre à poser des questions ou vous donner leur avis. Plutôt que de devoir leur faire une autre copie de ce qu'ils ont déjà reçu, la réponse devrait aller à un autre compte.
- Lors de la souscription à l'e-mail des listes, forums, forums de discussion ou tout simplement lors d'une demande d'information, s'abstenir d'utiliser une adresse e-mail qui a une réponse automatique qui s'y rattachent. Boucles virtuelles peuvent être créées qui peut littéralement créer des milliers d'allers-retours d'e-mails quand une adresse avec un répondeur automatique en fait la demande à une autre adresse e-mail en utilisant un répondeur automatique. L'enquêteur rend leur demande, la demande devient répondit par un répondeur, le répondeur automatique Inquirer remonte à l'adresse qui ont répondu, ce qui répond à nouveau et ce va et vient se poursuivra jusqu'à ce qu'un côté ou l'autre arrêt de bas les répondeurs automatiques.
- Au moment d'effectuer un répondeur le message d'absence sur un e-mail que vous savez que vous avez utilisée pour vous abonner à des listes d'e-mail, forums, blogs ou forums de discussion, n'oubliez pas de résilier votre abonnement de tous ces services et vous réabonner lorsque vous revenez. Ceci empêchera votre message d'être envoyé à plusieurs reprises la main à ceux qui sont également souscrit pas d'e-mailing vous directement. Pour éviter cette situation, toutes ensemble, ont une adresse e-mail que vous utilisez spécifiquement pour ces activités.
Répondeurs automatiques sont un outil extraordinaire et utilisées de manière appropriée autoresponders ils peuvent aider à tenir les autres informés, tout en vous libérant jusqu'à faire d'autres choses. Gardez ces questions à l'esprit de sorte que lorsque vous ne autoresponders utiliser, ils sont considérés comme plus d'une prestation d'une contrariété. |
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